Van workshop naar praktijk: het RIZIV naar een wendbare organisatie

Onze maatschappij is voortdurend in verandering en hetzelfde geldt voor onze organisaties. Een gids die je ondersteunt bij die veranderingen komt altijd van pas. Voor het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekeringen is Cronos Public Services die helpende hand. Samen optimaliseren ze op een transversale manier de werking van de Algemeen Ondersteunende Diensten van het RIZIV.   

Het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV) speelt als federale instelling een cruciale rol in de gezondheidszorg en arbeidsongeschiktheidsuitkeringen. Zo maakt dit instituut de nodige geneeskundige zorgen voor iedereen toegankelijk en zorgt het voor de vergoeding ervan. Ze zien er ook op toe dat de verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen bij de verzekeringsinstellingen en de sociaal verzekerden correct wordt toegepast. 

Wendbaar organiseren

De FOD Volksgezondheid, het RIZIV, en het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG) gingen nauwer samenwerken en gingen zelfs hetzelfde gebouw delen. Om die organisatorische verandering en fysieke verhuis mee in goede banen te leiden, riepen ze de hulp in van competence center ChangeLab. 

Het transformatiekompas

De veranderingen vloeien ook voort uit een nieuwe top van het RIZIV. Die besliste om een nieuwe entiteit te creëren waarin alle ondersteunende diensten zijn gebundeld, met als doel om de nodige innovatie te brengen in het intern functioneren van het RIZIV en om in een meer geïntegreerde (management)ondersteuning te voorzien. In deze beweging bood ChangeLab ondersteuning in de vorm van een workshop rond wendbaar organiseren en de uitwerking van een transformatiekompas om de invoering van een meer transversale visie en werking te begeleiden. Dat kompas is een integrale benadering van wendbaar organiseren die focust op vier pijlers: de structuur, de systemen, de mensen en de cultuur van een organisatie. Die pijlers worden op drie niveaus aangepakt: het beheer van strategieën en projecten, de organisatie van bestuursorganen en het aligneren van de interne organisatie en ondersteunende processen op strategische doelstellingen. Dat laatste werd geïdentificeerd als de belangrijkste motor achter een wendbare organisatie. 

Transformatie van de Algemeen Ondersteunende Diensten

Het creëren van een transversaal niveau voor de ondersteunende diensten vroeg ook om visievorming en een concreet actieplan op dit niveau. ChangeLab ondersteunt de directeur van de AOD in dit ambitieuze project. In een eerste fase werden vier basistracks opgesteld. Die basistracks vormden het fundament voor de transformatie van de AOD. Ook werd er een nieuwe managementstructuur met ondersteunende staff opgezet om de interne werking van de dienst te optimaliseren en de transversale rollen van de dienst voor te bereiden. ChangeLab speelt een sleutelrol in de uitrol hiervan. 

Integrale verandering en begeleiding

De eerste basistrack die werd aangepakt was de AOD Governance, of het beheren van operationele behoeften en transversale projecten op een centraal niveau. Een belangrijk aspect om dat tot een succesvol eind te brengen, is onder meer de implementatie van efficiënt portfoliomanagement. 

ChangeLab vertaalde theoretische kaders naar de specifieke situatie van de AOD en werkte een uitgebreide visie met concrete acties uit. Die informatie werd stapsgewijs overgedragen aan de leden van het nieuwe managementteam tijdens gezamenlijke infosessies én individuele gesprekken. Zo werd theorie succesvol toegepast in de praktijk. 

Om het succes van dit project te blijven garanderen, worden er in de toekomst ook infosessies, workshops en opleidingen georganiseerd voor belangrijke stakeholders. Zo worden ook zij actief betrokken bij het changetraject dat verbonden is aan deze basistrack. 

Geduld en een vleugje rebellie

Een nieuwe dienst mee opzetten, is een huzarenstukje. Om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen en tegelijkertijd resultaat op te leveren is er geduld en een vleugje rebellie nodig. Laat dat nu net dé expertise zijn van ChangeLab. 

Wat brengt de toekomst?

ChangeLab blijft de AOD ondersteunen bij de implementatie van het transformatiekompas en de transformatie op het vlak van de andere basistracks. Door steeds het tempo van de dienst te volgen, garanderen ze het succes van de implementatie.