Onze maatschappij is voortdurend in verandering en hetzelfde geldt voor onze organisaties. Een gids die je ondersteunt bij die veranderingen komt altijd van pas. Voor het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekeringen is Cronos Public Services die helpende hand. Samen optimaliseren ze op een transversale manier de werking van de Algemeen Ondersteunende Diensten van het RIZIV.
Innovatie
Van workshop naar praktijk: het RIZIV naar een wendbare organisatie
Het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV) speelt als federale instelling een cruciale rol in de gezondheidszorg en arbeidsongeschiktheidsuitkeringen. Zo maakt dit instituut de nodige geneeskundige zorgen voor iedereen toegankelijk en zorgt het voor de vergoeding ervan. Ze zien er ook op toe dat de verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen bij de verzekeringsinstellingen en de sociaal verzekerden correct wordt toegepast.
Wendbaar organiseren
De FOD Volksgezondheid, het RIZIV, en het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG) gingen nauwer samenwerken en gingen zelfs hetzelfde gebouw delen. Om die organisatorische verandering en fysieke verhuis mee in goede banen te leiden, riepen ze de hulp in van competence center ChangeLab.
“Dankzij de expertise van de medewerkers van ChangeLab verliepen de voorbereidingen van de verhuis supergestructureerd en binnen de gestelde deadlines.
We hebben ook kunnen inspelen op opportuniteiten die we anders niet hadden gezien. De verhuis zelf heeft plaatsgevonden in volle COVID-pandemie. Het change team van ChangeLab heeft enorm veel creativiteit en wendbaarheid getoond in het aanpassen van methodes en acties in een nooit eerder geziene en onvoorspelbare situatie.
Ik ben trots op het resultaat dat we hebben kunnen neerzetten en de tevredenheid van onze medewerkers omtrent de begeleiding die ze hebben gekregen.”
Annick Sools, Directeur Algemeen Ondersteunende Diensten bij RIZIV
Het transformatiekompas
De veranderingen vloeien ook voort uit een nieuwe top van het RIZIV. Die besliste om een nieuwe entiteit te creëren waarin alle ondersteunende diensten zijn gebundeld, met als doel om de nodige innovatie te brengen in het intern functioneren van het RIZIV en om in een meer geïntegreerde (management)ondersteuning te voorzien. In deze beweging bood ChangeLab ondersteuning in de vorm van een workshop rond wendbaar organiseren en de uitwerking van een transformatiekompas om de invoering van een meer transversale visie en werking te begeleiden. Dat kompas is een integrale benadering van wendbaar organiseren die focust op vier pijlers: de structuur, de systemen, de mensen en de cultuur van een organisatie. Die pijlers worden op drie niveaus aangepakt: het beheer van strategieën en projecten, de organisatie van bestuursorganen en het aligneren van de interne organisatie en ondersteunende processen op strategische doelstellingen. Dat laatste werd geïdentificeerd als de belangrijkste motor achter een wendbare organisatie.
Transformatie van de Algemeen Ondersteunende Diensten
Het creëren van een transversaal niveau voor de ondersteunende diensten vroeg ook om visievorming en een concreet actieplan op dit niveau. ChangeLab ondersteunt de directeur van de AOD in dit ambitieuze project. In een eerste fase werden vier basistracks opgesteld. Die basistracks vormden het fundament voor de transformatie van de AOD. Ook werd er een nieuwe managementstructuur met ondersteunende staff opgezet om de interne werking van de dienst te optimaliseren en de transversale rollen van de dienst voor te bereiden. ChangeLab speelt een sleutelrol in de uitrol hiervan.
Integrale verandering en begeleiding
De eerste basistrack die werd aangepakt was de AOD Governance, of het beheren van operationele behoeften en transversale projecten op een centraal niveau. Een belangrijk aspect om dat tot een succesvol eind te brengen, is onder meer de implementatie van efficiënt portfoliomanagement.
ChangeLab vertaalde theoretische kaders naar de specifieke situatie van de AOD en werkte een uitgebreide visie met concrete acties uit. Die informatie werd stapsgewijs overgedragen aan de leden van het nieuwe managementteam tijdens gezamenlijke infosessies én individuele gesprekken. Zo werd theorie succesvol toegepast in de praktijk.
Om het succes van dit project te blijven garanderen, worden er in de toekomst ook infosessies, workshops en opleidingen georganiseerd voor belangrijke stakeholders. Zo worden ook zij actief betrokken bij het changetraject dat verbonden is aan deze basistrack.
“De samenwerking met de medewerkers van ChangeLab verloopt heel vlot en efficiënt. Het werken in korte iteraties met snelle opleveringen, groot of klein, werkt zeer goed.
Zo houden ze het overzicht en de cadans in de projecten zonder het grotere doel uit het oog te verliezen. Daarnaast zijn het stuk voor stuk positieve, oplossingsgerichte en enthousiaste mensen die tegen een stootje kunnen en ook de moeilijkere momenten in de projecten kunnen opvangen.
Kortom, het is een heel fijne samenwerking.”
Annick Sools, Directeur Algemeen Ondersteunende Diensten bij RIZIV
Geduld en een vleugje rebellie
Een nieuwe dienst mee opzetten, is een huzarenstukje. Om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen en tegelijkertijd resultaat op te leveren is er geduld en een vleugje rebellie nodig. Laat dat nu net dé expertise zijn van ChangeLab.
Wat brengt de toekomst?
ChangeLab blijft de AOD ondersteunen bij de implementatie van het transformatiekompas en de transformatie op het vlak van de andere basistracks. Door steeds het tempo van de dienst te volgen, garanderen ze het succes van de implementatie.
“Er zijn nog veel stappen te zetten om tot een transversale AOD–dienst te komen die zowel de expertise als de begeleiding kan bieden om de business-diensten te begeleiden naar performante systemen en structuren, de gewenste organisatiecultuur en het gewenste leiderschap. Door innovatief te zijn, moeten we trachten de complexe veranderingen die op ons afkomen altijd een stapje voor te zijn. ChangeLab zal nog verder ondersteunen in het uitrollen van deze stappen.
Voor mij is het zeer belangrijk dat ze mee de opportuniteiten blijven detecteren en challengen, maar ook dat ze de haalbaarheid en de snelheid van de veranderingen mee bewaken. ”
Annick Sools, Directeur Algemeen Ondersteunende Diensten bij RIZIV
Bent u ook op zoek naar een partner die u begeleidt bij de transformatie van uw bedrijf?
Cronos Public Services ondersteunt uw team van begin tot eind, denkt actief mee na over de werking van uw organisatie en is steeds alert voor verdere optimalisaties.
Ontdek meer
Innovatie
De Vlaamse overheid kiest met Recht van voorkoop-toepassing voor toekomstbestendige technologie op maat
De Vlaamse overheid kan in bepaalde gebieden beroep doen op het recht van voorkoop. Dat recht geeft de overheid de mogelijkheid om onroerend goed te kopen met voorrang op kandidaat-kopers…
Innovatie
Athumi en Cronos Public Services slaan de handen in elkaar voor vlotte en veilige datadeling
‘Cookies’ zijn al lang meer dan alleen een lekkernij, en digitale data zijn goud waard. Desondanks is het voor veel bedrijven en organisaties niet eenvoudig om zorgvuldig met de data en privacy van hun gebruikers om te springen. Daar vond athumi een oplossing voor in de vorm van een innovatief datakluizenplatform. Cronos Public Services staat als applicatiedienstverlener in voor het beheer van het Enterprise Solid Server (ESS) platform en realiseert dit complexe project waarbij veiligheid en dataprivacy primeert.