Federale Pensioendienst stoomt zich klaar voor de toekomst: wanneer strategie, enterprise architectuur en portfolio management samenkomen

Nieuw samenwerkingsmodel

Per domein stelden we een tactisch team samen: een portfolio manager, een business architect, een applicatie architect en een ICT-coördinator. Elk van hen heeft eigen verantwoordelijkheden en bekijkt het domein vanuit een unieke invalshoek. Met deze gespecialiseerde aanpak zorgen we ervoor dat alle aspecten van het domein optimaal belicht worden en dat er geen zaken over het hoofd worden gezien. De verantwoordelijkheid voor een applicatie ligt altijd bij hetzelfde team, wat zorgt voor stabiliteit, consistentie en efficiëntie. Beslissingen worden op een gestructureerde en transparante manier voorbereid, wat de algehele werking van de Pensioendienst ten goede komt.

Strategische stappen: het Float Plan 

Het Float Plan van de Pensioendienst, opgesteld tijdens een strategisch seminarie, bevat alle ambities en strategische doelstellingen – de tussentijdse resultaten – van de organisatie. Voor ons was het Float Plan cruciaal als vertrekpunt, want duidelijke doelstellingen zijn essentieel voor goed portfolio management en een sterke architectuur. De doelstellingen worden via een geijkte methode naar één of meerdere projecten vertaald. Voor deze projecten en programma’s maakt de Pensioendienst een concrete inschatting van de werklast, kosten, baten, risico’s en afhankelijkheden. Ambitieuze doelstellingen worden omgezet in haalbare werkpakketten. Dit Float Plan dient als basis voor de verdeling van het werk over de verschillende domeinen. Om het geheel in goede banen te leiden, stelden we een Enterprise Portfolio Management Office (EPMO) aan. Het EPMO is verantwoordelijk voor het bewaken van de uitvoering van het Float Plan, monitort de voortgang en zorgt ervoor dat het budget niet wordt overschreden.

Een robuuste architectuur

De enterprise architect ondersteunt de strategische veranderingen met een robuuste architectuur. Hij bouwt bruggen tussen business en technologie en creëert een omgeving waar beide disciplines samenkomen om realistische doelen te realiseren. Open communicatie en een sfeer van vertrouwen staan centraal. Samen met de Pensioendienst stelt de architect een impactanalyse op en maakt een ontwerp van het project waarbij alle belangen meegenomen worden. Zo groeit de architectuur uit tot een dynamische en waardevolle troef.  

Synergie in een complex ecosysteem 

We kijken niet alleen naar de interne processen van de Pensioendienst, maar ook naar de bredere context waarin de organisatie opereert. De Pensioendienst maakt deel uit van een complex ecosysteem van sociale zekerheidsinstellingen, overheden en andere stakeholders. Door op zoek te gaan naar manieren om synergiën te creëren, bijvoorbeeld door gedeelde IT-infrastructuur, data of processen te ontwikkelen, focussen we ons op maximale waardecreatie voor de burger. De beste IT-oplossingen treden buiten de grenzen van een organisatie. 

Gedeelde ambities 

De Capability Map is in gebruik, het Float Plan wordt verder geoptimaliseerd en de verschillende domeinen en tactische teams zijn up and running. Het mag duidelijk zijn: de Pensioendienst heeft de voorbije maanden niet stil gezeten, maar er ligt nog veel werk op de plank. Onze gedeelde ambitie is nu om tegen het einde van het jaar stappen te zetten in maturiteit en de structuur verder uit te bouwen. Met deze nieuwe structuren heeft de Pensioendienst alvast alle handvaten om de aankomende transformaties op een gestructureerde manier aan te pakken. 

Barst uw organisatie van de ambitieuze plannen? Heeft u nood aan een gestructureerd stappenplan om uw toekomstvisie waar te maken? Cronos Public Services staat klaar om u te begeleiden, van strategie tot uitvoering.