Geen moeite gespaard voor het Mobiel Kantoor (MoKa) bij De Watergroep

Een gebruiksvriendelijke, innovatieve en betrouwbare digitale tool om efficiënter te werken, dat was dé uitdaging voor De Watergroep. Een uitrol op maat van elk SDC bleek al snel een tweede uitdaging. Bert De Winter en Annik Smolderen nemen ons mee in hun verhaal.

De digitale stap

Elk SDC (Sectoraal DienstenCentrum) medewerker bij De Watergroep gaan we uitrusten met een mobiel apparaat en mobiele applicaties voor het online en het in real-time managen van de service opdrachten. Dit vormt een mobiel kantoor (MoKa) met talrijke voordelen dankzij de koppelingen met het centrale ERP-systeem, GISviewer… Alle opdrachten kunnen we nu beter voorspellen, inplannen en inschatten op vlak van budget, materiaal, etc. Er zijn bijkomende tools ontwikkeld voor medewerkers zoals onder andere een gps, een barcodescanner, een ingebouwd fototoestel. Daardoor is de status van de werkopdrachten altijd correct en kunnen we een betere service aanbieden aan onze klanten. Gedaan ook met overtypwerk en onnodige andere taken.

Partners voor de bouw en implementatie vonden we in Geo Solutions en Freebility uit de Cronos Groep. Ze zijn ervaren en focussen op usability, een cruciale pijler van het MoKa-project naast betrouwbaarheid en een moderne technologie. De applicatie werd volledig op maat gemaakt, aangepast aan de noden en werkwijze van De Watergroep.

“Met MoKa maken we bij De Watergroep een heuse efficiëntieslag. Het is een investering, maar een essentiële die op termijn zijn waarde terugverdient”, vertelt Bert De Winter, ICT-manager bij De Watergroep.

Als mobiel apparaat werden professionele merken zoals Panasonic en consumentenmerken zoals Dell getest. De mensen in de SDC’s hebben na verschillende tests unaniem de Panasonic gekozen vanwege het gebruiksgemak.

“Met MoKa sparen ze letterlijk 40 kg papier uit omdat alle plannen digitaal worden meegenomen. Vermenigvuldig dit met het aantal camionettes in omloop en dan kunnen we al spreken over een duurzame oplossing die minder papier gebruikt en camionettes die minder verbruiken en uitstoten”, zegt Bert De Winter.

Diepgaand change management

We gingen van start met een nulmeting, uitgevoerd door ChangeLab, zodat we een goed idee hadden van de bezorgdheden in de SDC’s en hoe iedereen tegenover MoKa stond.

Het aanmaken en vooraf inplannen van alle service opdrachten in het ERP zijn een noodzakelijke vereiste voor het werken met de MoKa. Een team inventariseerde alle vragen en problemen met het ERP, waarop ze opleidingen gaven aan de SDC’s zodat ze goed voorbereid waren op de komst van de MoKa.  Er werden informatierondes georganiseerd en ook op de ledenvergaderingen van de vakorganisaties werden toelichtingen gegeven.

We creëerden allerhande communicatiemateriaal zoals nieuwsbrieven, FAQ lijst, posters, brochures, artikels in het bedrijfsblad, filmpjes, PowerPointpresentaties, tips & tricks, … waarbij op een afwisselend visuele en tekstuele manier mensen geïnformeerd en geënthousiasmeerd worden.

Learnia gaf klassikale opleidingen per doelgroep en trainden het gebruik van de MoKa.  De Watergroep vulde deze trainingen aan met een opleiding over de veranderingen in het ERP. Het e-learning platform, ontwikkeld door The Learning Hub, gaf de SDC-collega’s de mogelijkheid om op eigen tempo te oefenen.

“Binnen De Watergroep leeft MoKa echt als een oplossing voor de SDC’s, door de SDC’s. De meeste collega’s in het MoKa team, ook de huidige analisten, werken of hebben in de SDC’s gewerkt. Ze kennen als geen ander de procedures en vormen ook de perfecte gesprekpartners naar de business én leveranciers toe. De collega’s van het SDC in Neerpelt betrekken we ook bij de verschillende stappen en we vragen regelmatig hun feedback”, vertelt Annik.

Eind 2017 is de uitrol gestart in Neerpelt (de 1^ste van de 18 SDC’s). Na de opleiding gingen een beperkt aantal collega’s aan de slag met het MoKa- toestel en een persoonlijk begeleider van het MoKa-team. Die begeleider vergezelde hen enkele dagen tot zij hun service opdrachten probleemloos konden verwerken.  Vervolgens werden zij zelf ingeschakeld als begeleider bij een collega.  Veel sneller dan verwacht, al na 2 weken, waren alle 17 mensen aan de slag met MoKa.

Ook CEO Hans Goossens deed mee en begeleide een veldmedewerker op zijn ronde. Dit was een krachtig signaal dat de hele uitrol kracht bijzette.

Raf Jannis, sectorchef van Neerpelt, heeft het management en MoKa-team na de eerste week een uitgebreide mail gestuurd met zijn complimenten over de begeleiding en de resultaten. “Dit was voor ons een leuk signaal omdat je bij dergelijke veranderingen vaak stoot op onbegrip. Raf speelde een cruciale rol bij de uitrol in Neerpelt. Hij creëerde het nodige draagvlak bij zijn collega’s, zorgde voor de juiste omkadering en een positieve noot. De motivatie van iedereen is echt sprekend en het MoKa team mag heel fier zijn over hoe ze alles hebben aangepakt”, zegt Annik Smolderen.

Iedereen aan boord

Op termijn zullen alle 500 veldmedewerkers MoKa gebruiken.

In Neerpelt wordt er nu eerst gewerkt aan een stabiele oplossing, zonder kinderziektes, tegen de volgende implementatiegolf. Het streefdoel is om tegen eind 2019 de volledige uitrol te realiseren.

De andere SDC’s staan al te popelen om te starten.

In juni en september van dit jaar starten telkens twee nieuwe SDC’s. In 2019 wordt er ook uitgerold naar de andere doelgroepen waaronder de indexopnemers, meteropvangers en keurders.