Un outil de planification de projet « ToThePoint »

Digipolis facilite et soutient les solutions informatiques complètes d’Anvers et de Gand, et est donc un partenaire précieux pour le développement, la mise en œuvre et la gestion de nouvelles applications dans un contexte urbain. La ville d’Anvers et Digipolis cherchaient un nouvel outil qui permette de planifier et de suivre tout un éventail de projets de manière flexible et fluide. ToThePoint est devenu leur partenaire de choix.

Au cinquième étage, juste au-dessus de la ligne d’horizon anversoise, Lotte Silkens, Gert Sanders et Veerle De Nijs nous accueillent. Ils nous racontent leur histoire…

Du point A …

Les collaborateurs de la ville d’Anvers utilisent EPM, ou Microsoft Enterprise Project Management, pour planifier leurs projets. Cet outil complet convient idéalement aux trajets importants et complexes qui se déroulent sur une longue durée ; mais pour des projets et des tâches plus réduits, il s’avère souvent difficile à utiliser sans formation.

C’est pourquoi un certain nombre de collaborateurs de la ville se servent plutôt d’une application Web développée en interne, ORBA (« Opvolging Realisatie Bestuursakkoord », ou Suivi de la réalisation de l’accord administratif).

L’intérêt que d’autres villes et communes portaient à ORBA, le besoin de l’ensemble de l’organisation de disposer d’un outil plus simple et plus convivial pour concevoir des plans à la mesure des projets, et enfin, le coût lié à une mise à niveau d’EPM furent autant de facteurs déterminants pour se mettre en quête d’un partenaire stratégique. L’objectif : étendre ORBA avec un module de planification de projet à part entière, générique et réutilisable.

ToThePoint de De Cronos Groep s’est avéré être le partenaire enthousiaste que Digipoint recherchait. Dès la phase du devis, ToThePoint a posé de nombreuses questions et a donné des démonstrations intéressantes. Le contrat a été signé fin 2017, et le développement a commencé en mars 2018.

… au point B

En préparation au développement, Lotte et Veerle ont recueilli tous les souhaits et besoins des utilisateurs. Ces cas d’utilisation ont formé la base des fonctionnalités que l’outil de planification devait intégrer.

D’après le budget disponible, la ville et Digipolis ont ensuite séparé les fonctionnalités essentielles des fonctionnalités optionnelles.

Digipolis et ToThePoint appliquent tous deux la méthode scrum. Après la division des éléments prioritaires en brefs sprints de deux semaines, le coup d’envoi a été donné.

« ToThePoint s’est très rapidement familiarisé avec nos systèmes et notre portail ACPaaS. Ce fut une bonne surprise ! Grâce à la composition de leur équipe, qui comprend à la fois des seniors et des juniors, les bonnes personnes se sont retrouvées au bon endroit et l’on a pu basculer rapidement », commente Gert. 

Au cours des différents sprints, les remarques et les tickets ont été consignés de façon transparente dans Jira. Ils ont par la suite été systématiquement repris et traités lors de nouveaux sprints.

« Au départ, raconte Veerle, les membres de l’équipe de projet ont travaillé ensemble ici, chez Digipolis. Par la suite, ils ont aussi télétravaillé de façon autonome. Ils sont restés en contact permanent via Slack et se sont réunis chaque semaine. Ils étaient comme les membres d’une équipe de football au jeu synchronisé : ils s’entendaient très bien et ont travaillé de manière complémentaire.

La ligne d’arrivée en approche

Au bout de deux séances de tests poussés avec des utilisateurs finaux, et après l’implémentation des adaptations nécessaires sur la base de leurs commentaires, le produit minimum viable a été prêt fin juillet.

Pendant les mois d’été, l’application ORBA a été liée à l’outil de planification de projet. Une version prête à l’emploi a été livrée en automne.

De par l’extension d’ORBA avec le module de planification, d’autres villes et communes peuvent désormais également utiliser l’outil. Et le plus beau dans cette solution, c’est que l’outil de planification peut aussi être employé indépendamment d’ORBA dans ACPaaS, en tant que composante séparée. Les utilisateurs sont donc libres de recourir à l’outil de planification de projet ou d’associer un autre outil à ORBA.

« Nous n’aurions pas pu acheter ce que nous avons construit là. Pour ToThePoint aussi, c’était une nouveauté. Grâce à une collaboration optimale, nous pouvons vraiment être fiers du résultat final », dit Gert.