Een ToThePoint projectplanning tool

Digipolis faciliteert en ondersteunt de end-to-end IT-oplossingen van Antwerpen en Gent en is als dusdanig een waardevolle partner bij de ontwikkeling, de implementatie en het beheer van nieuwe applicaties binnen een stedelijke context.
Stad Antwerpen en Digipolis zochten een nieuwe tool die toelaat om een waaier aan projecten op een flexibele en vlotte manier te plannen en op te volgen. ToThePoint werd daarin hun gedreven partner.

Op de vijfde verdieping, net boven de Antwerpse skyline, worden we ontvangen door Lotte Silkens, Gert Sanders en Veerle De Nijs. Zij vertellen hun verhaal…

Van punt A …

De medewerkers van stad Antwerpen gebruiken EPM, of Microsoft Enterprise Project Management, voor het plannen van hun projecten. Deze uitgebreide tool is ideaal voor complexe en grote trajecten met een langere duurtijd  maar voor de kleinere projecten en opdrachten bleek EPM zonder opleiding vaak moeilijk in gebruik.

Daarom werkte een aantal medewerkers van de stad ook met de in huis ontwikkelde webtoepassing ORBA of Opvolging Realisatie Bestuursakkoord.

De belangstelling voor ORBA door andere steden en gemeenten, de bedrijfsbrede nood aan een eenvoudigere  en gebruiksvriendelijkere tool om projectmatig te plannen en het prijskaartje dat aan een upgrade van EPM hangt, waren de aanzet voor een zoektocht naar een partner Doel: de uitbreiding van ORBA met een generieke, herbruikbare en volwaardige projectplanningsmodule.

Digipolis vond in ToThePoint van de Cronos Groep een enthousiaste partner. Al tijdens de offertefase stelden ze veel vragen en gaven ze interessante demo’s. Eind 2017 was het contract getekend, de ontwikkeling startte in maart 2018.

… naar punt B

Ter voorbereiding van de ontwikkeling verzamelden Lotte en Veerle alle wensen en behoeften van de gebruikers. Deze use cases vormden de basis voor de functionaliteiten die ze wilden integreren in de planningstool.

Op basis van het beschikbare budget maakten de stad en Digipolis daarna een opsplitsing tussen de essentiële en optionele functionaliteiten.

Digipolis en ToThePoint werken beiden met de scrum methode. Nadat de prioritaire elementen waren ingedeeld in korte sprints van twee weken, werd het startshot gegeven.

“ToThePoint was heel snel weg met onze systemen en ons ACPaaS portaal, een leuke verrassing! Hun team samenstelling, seniors in combinatie met juniors, maakte dat de juiste mensen op de juiste plaats zaten en er snel geschakeld kon worden”, zegt Gert.

Tijdens de verschillende sprints werden opmerkingen en tickets overzichtelijk bijgehouden in Jira. Vervolgens werden ze stelselmatig opgenomen en verwerkt in nieuwe sprints.

Veerle vertelt: “Initieel zat het projectteam hier samen bij Digipolis. Verder in het project werkten ze ook autonoom vanop afstand. Het team stond altijd met elkaar in contact via Slack en ze kwamen wekelijks samen. Ze waren een soort voetbalteam dat goed aan elkaar hing: ze kwamen super overeen en ze waren heel complementair.”

Finish in zicht

Na twee uitgebreide testsessies met eindgebruikers en de nodige bijsturingen op basis hun feedback, was het minimal viable product eind juli klaar.

ORBA werd tijdens de zomermaanden gekoppeld met de projectplanning tool. Een gebruiksklare versie wordt opgeleverd in het najaar.

Door de uitbreiding van ORBA met de planningsmodule kunnen ook andere steden en gemeenten de tool gebruiken. Het mooie van de oplossing is dat de planningstool ook los van ORBA, als een aparte component, binnen ACPaaS ingezet kan worden. Gebruikers zijn dus vrij om de projectplanning tool te gebruiken of om een andere tool aan ORBA te koppelen.

“Wat we gebouwd hebben, konden we niet kopen. Ook voor ToThePoint was het nieuw. Dankzij een optimale samenwerking mogen we echt fier zijn op het eindresultaat”, zegt Gert.