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Le SPF Justice passe au numérique et repousse les limites de la communication sur le changement

Mener à bien un projet de transformation numérique à grande échelle n’est pas chose aisée. Un plan technique ne suffit pas ; ce serait comme de rêver sans passer à l’action. Et ça, le Service publique fédéral Justice en a bien conscience. Il a donc fait appel à Cronos Public Services pour l’aider à développer de nouvelles perspectives. À quoi ressemble la justice de demain ? Et comment la transformation numérique peut-elle contribuer à faire du rêve une réalité ? Découvrez comment cette collaboration a abouti à un plan de changement ambitieux. 

Le Service public fédéral Justice se trouve au carrefour des pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire. Il est chargé d’organiser le système judiciaire, de rédiger des lois, de gérer les prisons et bien d’autres choses encore. Pour mener à bien l’ensemble de ces tâches, il rassemble quelque 24 000 collaborateurs, répartis en trois grands groupes : le personnel pénitentiaire, l’administration et l’ordre judiciaire. Malgré leur rôle crucial, leurs emplois ne profitent pas encore à 100 % du numérique. Un grand projet de numérisation a donc été lancé pour remédier à cette situation. Outre l’aspect technologique de cette transition, l’accent a également été mis sur la gestion du changement et la communication, afin de s’assurer que les collaborateurs acceptent non seulement les nouveaux systèmes, mais aussi les changements qui y sont associés. 

Un tandem efficace 

C’est le centre de compétences Restless Minds qui s’est chargé de la communication sur le changement dans le cadre de cette transformation. Car en effet, un plan technique ne suffit pas pour mener à bien un projet d’une telle envergure. La transformation devait également être portée par tous les niveaux de l’organisation, ce qui n’était possible qu’en engageant un dialogue à la fois réel et virtuel, basé sur une communication ouverte sur tous les changements. En impliquant les collaborateurs de A à Z, en identifiant leurs besoins et en les associant activement à l’histoire du changement, Restless Minds a mis au point une stratégie qui a souligné l’importance du changement et renforcé la confiance dans la justice.  

« Dès le départ, nous étions sur la même longueur d’onde ; Restless Minds a tout de suite cerné ce à quoi nous aspirions. Le tone of voice fut d’une justesse immédiate, en harmonie parfaite avec celui du SPF. » 

David Ghyselbrecht, conseiller informatique au SPF Justice

Une communication réelle et virtuelle 

Avec le cabinet international d’assurance et de conseil PwC, nous avons formé un tandem efficace au sein du groupe transversal de pilotage du changement et de la communication du SPF Justice. Cronos Public Services a pris en charge le volet communication de A à Z, de la création et la conception des différentes plateformes à l’organisation d’événements de grande envergure. La plateforme interne JustTalk est pensée pour permettre aux collaborateurs d’obtenir des informations actualisées sur le processus de numérisation et de partager leurs retours en temps réel. Mais le SPF Justice souhaite également communiquer les changements de manière transparente au grand public. Un objectif rempli par la plateforme externe Just-on-Web, passerelle numérique vers tous les services en ligne du SPF.

« Le professionnalisme a atteint des sommets exceptionnels. Grâce à une communication claire et sans détours, je savais exactement ce qui était attendu de moi et à quel moment. En trois mois, notre collaboration ultra efficace nous a fait déplacer des montagnes. » 

David Ghyselbrecht, conseiller informatique au SPF Justice

Une participation générale 

La communication réelle était tout aussi essentielle que l’utilisation des plateformes numériques. Une feuille de route détaillée du projet de transformation peut être consultée dans les 80 plus grands palais de justice du pays. En outre, un journal contenant un aperçu des progrès, des étapes, des activités et des plans réalisés dans le cadre du processus de transformation a été distribué personnellement aux 12 000 collaborateurs du SPF Justice.

« Je n’ai que des éloges à faire sur la manière dont Restless Minds a mis en place les campagnes de communication. Leurs propositions ont connu un succès immédiat. »

David Ghyselbrecht, conseiller informatique au SPF Justice

L’une de ces activités a eu lieu en avril. Cronos Public Services a alors organisé l’événement numérique à grande échelle « Everyone Along ». L’objectif ? Accroître l’engagement des collaborateurs et leurs connaissances en matière de numérisation. Pas moins de 2007 collaborateurs ont ainsi eu l’occasion d’en apprendre plus sur les changements et de partager leurs réflexions sur le sujet. Ils ont également été invités à partager leurs meilleures idées lors de diverses sessions d’inspiration. C’est le centre de compétences Thola qui a conçu l’événement numérique de toutes pièces, du hall d’entrée interactif à la magnifique décoration. Restless Minds s’est chargé du contenu de l’événement et a également veillé au bon déroulement de l’organisation.

« Un tel événement numérique permet de faire tomber toutes les barrières et de privilégier l’accessibilité et la facilité. »

David Ghyselbrecht, conseiller informatique au SPF Justice

Une transformation rondement menée 

Cronos Public Services et le SPF Justice poursuivent leur collaboration pour faire de la transformation numérique une réussite. Concrétiser la numérisation et laisser la parole aux collaborateurs fut la clé d’un résultat inédit : la mise en place d’un projet de numérisation qui parle à toutes et tous.

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