De digitalisatie van FOD Justitie: grenzen verleggen met change communicatie

Een grootschalig digitaal transformatietraject tot een goed einde brengen is geen eenvoudige opgave. Een technisch plan op zichzelf volstaat niet en een visie zonder actie is slechts een dagdroom. Dat weten ze bij de federale overheidsdienst Justitie maar al te goed. Met de hulp van Cronos Public Services werkten ze een visie voor de toekomst uit. Hoe ziet Justitie van morgen eruit? En hoe kan een digitale transformatie helpen om die visie te realiseren? Het traject groeide uit tot een ambitieus change plan.  

De federale overheidsdienst Justitie staat op het kruispunt tussen de wetgevende, uitvoerende en rechterlijke macht. De FOD heeft als taak het gerechtelijke apparaat te organiseren, wetten te schrijven, de gevangenissen te beheren en nog veel meer. Om al die taken in goede banen te leiden, brengt de FOD Justitie zo’n 24.000 medewerkers samen, ingedeeld in drie grote groepen: gevangenispersoneel, administratie en rechterlijke orde. Ondanks hun cruciale rol, werken ze nog niet 100% digitaal. Er is een groot digitaliseringstraject opgestart om dit te veranderen. Naast het technologische aspect van deze transitie wordt er ook sterk ingezet op change management en communicatie, om ervoor te zorgen dat de medewerkers niet alleen de nieuwe systemen omarmen, maar ook de veranderingen die hiermee gepaard gaan. 

Een efficiënte tandem 

Competence center Restless Minds verzorgde de change communicatie van deze transformatie. Enkel een technisch plan volstond immers niet om zo’n grootschalig traject tot een goed einde te brengen. De transformatie moest ook gedragen worden door alle lagen van de organisatie. Dat kan alleen door zowel fysiek als digitaal in dialoog te gaan en open te communiceren over alle veranderingen. Door de medewerkers van de eerste tot de laatste stap bij het traject te betrekken, hun noden in kaart te brengen en hen actief mee te nemen in het veranderingsverhaal, heeft Restless Minds een strategie uitgewerkt die het belang van verandering in de verf zet en het vertrouwen in Justitie versterkt.  

Digitale en fysieke communicatie 

Samen met het internationale assurance– en advieskantoor PwC vormden we een efficiënte tandem binnen de transversale stuurgroep Change en Communicatie van de FOD Justitie. Cronos Public Services verzorgde het communicatieluik van A tot Z, van de creatie en het design van de verschillende platformen tot en met het organiseren van grootschalige events. Op het interne platform JustTalk kunnen medewerkers terecht voor updates over het digitalisatietraject en kunnen ze meteen hun feedback delen. Maar ook naar de buitenwereld toe wil de FOD Justitie transparant communiceren over de veranderingen. Daarom is er het externe platform Just-on-Web, de digitale toegangspoort tot alle onlinediensten van Justitie. 

Iedereen mee 

Naast de digitale platformen werd er ook aan fysieke change communicatie gedacht. Een gedetailleerde roadmap van het transformatietraject is fysiek te bezichtigen in de 80 grootste gerechtsgebouwen van het land. Daarnaast kregen 12.000 medewerkers van de FOD Justitie thuis een papieren krantje in de bus met daarin een overzicht van het verdere verloop van het transformatietraject en de bijhorende mijlpalen, activiteiten en plannen. 

Eén van die activiteiten vond plaats in april. Toen organiseerde Cronos Public Services het grootschalige digitale ‘Iedereen Mee’-event om de betrokkenheid en kennis van de medewerkers omtrent digitalisatie te vergroten. Maar liefst 2007 medewerkers namen deel om bij te leren over de veranderingen, hun ideeën en bedenkingen te delen en ideeën op te doen in verschillende inspiratiesessies. Het competence center Thola werkte het digitale event van A tot Z uit, van de interactieve lobby tot het prachtige design. Restless Minds vulde het event inhoudelijk in en zorgde ervoor dat alles organisatorisch in goede banen werd geleid. 

Succesvol transformatietraject 

Cronos Public Services en FOD Justitie blijven verder werken om van de digitale transformatie een succesverhaal te maken. Door de visie op digitalisering te concretiseren en echt naar de medewerkers te luisteren, slagen ze erin te doen wat in het verleden maar niet lukte: een digitaliseringstraject op poten zetten waar iedereen zich in kan vinden.