La plateforme eFormulaires de l’organe Het Facilitair Bedrijf contribue à une prestation de services plus rapide et plus efficace

Le centre de services Het Facilitair Bedrijf (HFB) offre un soutien professionnel aux entités du gouvernement flamand, notamment dans le domaine de l’ICT. Il a fait appel à Cronos Public Services pour l’aider à développer une « plateforme eFormulaires ». Celle-ci permet à tous les collaborateurs du gouvernement flamand, des provinces et des autorités locales de créer et gérer des formulaires. L’un des premiers utilisateurs de la plateforme est le Département du Bien-être, de la Santé publique et de la Famille (en flamand « Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin », ou WVG).

Ellen Verherstraeten, responsable de la prestation de services informatiques chez Het Facilitair Bedrijf, s’exprime :

« Un lieu pour gérer les formulaires de manière simple et centrale : cela semble aller de soi. Pourtant, de nombreux organismes gouvernementaux ne disposent pas d’un tel système. C’est pourquoi nous avons cherché une solution qui soit non seulement pratique, mais aussi abordable. C’est ainsi qu’est née la plateforme eFormulaires ».

Les éléments de base de la plateforme Adobe élaborée par Cronos sont complétés par divers composants mis à disposition par le biais d’une bibliothèque. Ainsi, HFB a entre autres pu développer un composant permettant d’ajouter les numéros BCE. De cette manière, les éléments finis qui reviennent systématiquement dans tous les formulaires peuvent être (ré)utilisés au maximum par les différentes organisations au sein du gouvernement. Des formations sont également proposées afin que les utilisateurs puissent tirer le meilleur parti de la plateforme.

« Le choix était vite fait. »

Bart Lemmens, responsable informatique du Département WVG, partage son expérience avec la plateforme eFormulaires. Le Département a fait appel à la plateforme pour la première fois dans le cadre du décret sur l’interface entre le travail et les soins. Des formulaires étaient toujours nécessaires pour les différents établissements de santé, par exemple pour demander une accréditation ou pour établir des accords.

« Nous sommes non seulement l’un des premiers utilisateurs de la plateforme, mais nous en sommes également très satisfaits. Nous avons choisi cette plateforme parce qu’elle répond pleinement à nos souhaits. Travailler avec des formulaires a été rendu obligatoire par le décret, et aucune autre méthode ne permettait de le faire de manière abordable et efficace. Nous avons rapidement fait notre choix et nous ne l’avons pas regretté un seul instant ».

Au bout de quatre semaines, la plateforme eFormulaires était prête à être utilisée par le département WVG. Étant donné que la plateforme est conçue pour adapter facilement les formulaires et les éléments nécessaires aux besoins spécifiques, elle peut être utilisée par une grande variété d’organisations. De plus, les utilisateurs peuvent immédiatement se mettre au travail eux-mêmes, sans avoir besoin d’interactions répétées avec Het Facilitair Bedrijf, ce qui augmente considérablement l’accessibilité et la flexibilité.

Accessible, convivial et abordable

Het Facilitair Bedrijf a fait appel aux services de Cronos Public Services pour le développement de la plateforme. Pour IDA, spécialiste d’Adobe au sein de Cronos, l’objectif était clair dès le début : construire une plateforme flexible, facilement configurable et également accessible sur smartphone, avec convivialité et prix abordable pour caractéristiques principales. Aussitôt dit, aussitôt fait. En évoluant rapidement, la plateforme a pu être optimisée afin qu’elle s’intègre en standard avec d’importants éléments constitutifs flamands. Un service et une assistance sans faille sont également garantis aux utilisateurs.

Bart, du Département WVG, déclare : « Ce n’est que le premier jour qu’un problème a fait surface. Comme de nombreuses organisations utilisaient la plateforme en même temps, elle a été temporairement surchargée. Cronos est immédiatement intervenu et a ajusté la configuration. Par la suite, nous n’avons plus jamais eu de problèmes, alors que nous l’utilisons quotidiennement. Depuis 2018, 15 000 formulaires ont déjà été traités via la plateforme – et ce chiffre ne concerne que notre département ! C’est remarquable de voir que cela se passe toujours aussi bien. »

Un soutien efficace et rapide

HFB a récemment développé un nouveau formulaire dans le contexte de la crise du coronavirus. Ce formulaire, constitué des composants supplémentaires nécessaires, permet de soumettre une demande facile et rapide pour des masques, des tabliers et d’autres équipements de protection.

L’importance d’un soutien efficace et rapide est à nouveau mise en évidence. En temps de crise, il est essentiel de pouvoir passer rapidement à l’action, et la plateforme que Cronos a développée pour HFB le permet plus que jamais.

Vous souhaitez utiliser vous-même la plateforme eFormulaires ? Demandez un entretien avec HFB via eformulieren@vlaanderen.be. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site https://overheid.vlaanderen.be/eformulieren. L’utilisation et l’exploitation de la plateforme sont gratuites. Seule la personnalisation que vous ne souhaitez pas effectuer vous-même est payante.