Het eFormulierenplatform van Het Facilitair Bedrijf draagt bij tot een snellere en efficiënte dienstverlening

Het Facilitair Bedrijf (HFB) biedt professionele ondersteuning aan de entiteiten van de Vlaamse overheid, onder andere op het vlak van ICT. Voor de ontwikkeling van een “eFormulierenplatform” deden ze beroep op Cronos Public Services. Op dit platform kunnen alle medewerkers van de Vlaamse overheid, provincies en lokale besturen terecht om formulieren te creëren en te beheren. Een van de eerste gebruikers van het platform is het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG).

Ellen Vanherstraeten, IT Service Delivery Manager van Het Facilitair Bedrijf, vertelt:

“Een plek om formulieren op een eenvoudige en centrale manier te beheren: het klinkt vanzelfsprekend, maar toch beschikken veel overheidsinstanties niet over zo’n systeem. Daarom gingen we voor hen op zoek naar een oplossing die niet alleen handig, maar ook betaalbaar is. Zo is het eFormulierenplatform ontstaan.”

De basiselementen van het Adobe-platform dat Cronos hiervoor opzette, worden aangevuld met verschillende componenten die via een bibliotheek ter beschikking worden gesteld. Zo ontwierp HFB onder andere een component voor het toevoegen van KBO-nummers. Op die manier kunnen de afgewerkte onderdelen van een formulier die steeds terugkeren in verschillende formulieren maximaal (her)gebruikt worden door de verschillende organisaties binnen de overheid. Bovendien voorzien ze ook opleidingen, waardoor gebruikers alles uit het platform kunnen halen wat erin zit.

“De keuze was snel gemaakt”

Bart Lemmens, IT-manager van het Departement WVG, deelt zijn ervaringen met het eFormulierenplatform. Het Departement deed voor het eerst beroep op het platform in het kader van het decreet over het raakvlak tussen werk en zorg. Daarvoor waren er immers formulieren nodig voor de verschillende zorginstellingen, om bijvoorbeeld erkenningen aan te vragen of overeenkomsten op te stellen.

“Niet alleen zijn we een van de eerste gebruikers van het platform, we zijn er ook bijzonder tevreden over. We kozen voor dit platform omdat het nu eenmaal volledig voldoet aan onze wensen. Het decreet maakte het verplicht om met formulieren te werken, en geen enkele andere werkwijze maakte het mogelijk om dit op een betaalbare en efficiënte manier te doen. De keuze was voor ons dan ook snel gemaakt, en we hebben er geen moment spijt van gehad.”

Het eFormulierenplatform was binnen de vier weken gebruiksklaar voor het Departement WVG. Doordat het platform erop voorzien is om de formulieren en de nodige componenten eenvoudig aan te passen naar gelang de specifieke wensen, is het geschikt voor gebruik door uiteenlopende organisaties. Bovendien kunnen gebruikers er meteen zelf mee aan de slag gaan, zonder dat er telkens opnieuw teruggekoppeld moet worden met Het Facilitair Bedrijf, wat de toegankelijkheid en flexibiliteit enorm vergroot.

Toegankelijk, gebruiksvriendelijk en betaalbaar

Het Facilitair Bedrijf deed voor de ontwikkeling van het platform beroep op de diensten van Cronos Public Services. Voor IDA, Adobe-specialist binnen Cronos, was het meteen duidelijk wat hen te doen stond: een flexibel en makkelijk configureerbaar platform bouwen dat ook mobiel toegankelijk is, met gebruiksvriendelijkheid en betaalbaarheid als kerneigenschappen. Zo gezegd, zo gedaan. Door snel te schakelen kon het platform geoptimaliseerd worden zodat het standaard integreert met belangrijke Vlaamse bouwstenen. Bovendien garandeerden ze een vlotte service en ondersteuning voor de gebruikers.

Bart van het Departement WVG getuigt: “Enkel op dag één dook er een probleem op. Doordat heel veel organisaties tegelijkertijd beroep deden op het platform, was het tijdelijk overbelast. Cronos heeft toen meteen ingegrepen en de configuratie aangepast. Nadien hebben we nooit meer problemen gehad, terwijl we het toch dagelijks gebruiken. Sinds 2018 werden er al 15.000 formulieren verwerkt via het platform – en dat is alleen nog maar voor ons departement! Het is opmerkelijk dat dit steeds zo vlot verloopt.”

Efficiënte en snelle ondersteuning

HFB ontwikkelde recent nog een nieuw formulier in het kader van de coronacrisis. Dit formulier – opgebouwd uit de nodige extra componenten – maakt het mogelijk om snel en eenvoudig mondmaskers, schorten en ander beschermingsmateriaal aan te vragen.

Het belang van efficiënte en snelle ondersteuning wordt hier nogmaals benadrukt. Tijdens crisismomenten is het essentieel om snel te kunnen schakelen, en het platform dat Cronos ontwikkelde voor HFB maakt dit meer dan ooit mogelijk.

Wens je zelf gebruik te maken van het eFormulierenplatform? Vraag dan een intakegesprek aan met HFB via eformulieren@vlaanderen.be. Voor meer informatie kan je terecht op de website https://overheid.vlaanderen.be/eformulieren. Het gebruik en de exploitatie van het platform zijn gratis. Enkel customisatie die je niet zelf wenst uit te voeren, is betalend.