Innovation

Enabel met des outils numériques à disposition de ses collaborateurs internationaux

Enabel est l’agence de développement du gouvernement fédéral. Avec 2000 collaborateurs et collaboratrices, l’Agence gère quelque 170 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient. Afin que ces personnes puissent collaborer de manière fluide au-delà des frontières, le besoin d’une plateforme commune, soutenue par des experts et des solutions numériques, s’est fait sentir. Cronos Public Services a soutenu Enabel dans ce projet en faisant une proposition sur mesure.

Enabel promeut le développement international durable et contribue à la mise en œuvre de la politique belge en matière de développement international. Son réseau mondial d’experts reconnus est extrêmement motivé pour relever les défis qui touchent l’Afrique, l’Europe et le Moyen-Orient. Enabel fournit notamment un soutien et des solutions dans les domaines de la paix et de la sécurité, du changement climatique, des inégalités économiques et sociales, de la mobilité humaine et de l’urbanisation.

Une expertise sur mesure

Réunir des collaborateurs situés à des milliers de kilomètres les uns des autres n’est pas une mince affaire. Entre les différents fuseaux horaires, les différences culturelles et les différences de langue, il faut tenir compte de nombreux aspects. Enabel a donc cherché à développer un outil numérique permettant de connecter ses partenaires internationaux. Pour ce faire, ils ont choisi de faire appel à Cronos Public Services. Enabel travaille avec Cronos Public Services depuis de nombreuses années dans le cadre de projets divers et variés, et celui-ci les aura directement menés au centre de compétences Learnia en 2019.

Pour les experts en connaissances, la situation était claire : Enabel avait besoin d’une approche holistique à différents niveaux. Microsoft Office 365 permet aux collaborateurs de communiquer, de collaborer et d’organiser des réunions facilement des quatre coins de la planète. De plus, l’outil leur épargne de devoir explorer seuls les nombreuses fonctionnalités du vaste progiciel Office ; ils peuvent compter sur le soutien d’experts, d’ambassadeurs et d’un véritable portail de connaissances numérique.

Nous n’avons pas d’expert en interne pour chaque domaine ; nous faisons donc régulièrement appel à Cronos Public Services. La collaboration se passe toujours très bien.

Jean Vandeuren, coordinateur du département informatique chez Enabel

Une boîte à outils numérique multilingue

Les experts ont développé la plateforme de connaissances – ou Toolbox, comme ils l’appellent en interne – au sein de SharePoint. Il s’agit d’un environnement numérique qu’Enabel utilisait déjà auparavant, ce qui a eu l’avantage de n’entraîner aucun coût supplémentaire. Les experts ont exploité au mieux les informations déjà disponibles (vidéos d’instructions de Microsoft, feuilles de route et modes d’emploi), mais ont également créé une documentation adaptée aux besoins d’Enabel (fiches d’information personnalisées, scénarios et webinaires). En utilisant autant que possible les licences et les produits qu’Enabel possédait déjà et en intégrant les sources d’information existantes dans la nouvelle plateforme de connaissances, les experts ont toujours cherché à tirer le meilleur parti du budget limité.

Et ce n’est pas tout : maintenant que le portail est au point, ils garantissent aussi une mise à jour régulière des informations – car le numérique ne s’arrête jamais. En outre, ils ont développé un portail aussi dynamique et intuitif que possible afin que les collaborateurs d’Enabel puissent facilement adapter et ajouter eux-mêmes des informations. Pour contourner la barrière de la langue, la plateforme est disponible en néerlandais, en français et en anglais.

Des formations pour les groupes cible

Mais Learnia a également cherché des solutions pour les autres obstacles qui se présentaient. Car rendre toutes les informations accessibles est une chose, mais cela ne signifie pas pour autant que tout le monde connaisse ces nouvelles possibilités. C’est pourquoi les experts en connaissances ont organisé des formations numériques adaptées aux différents groupes cibles. Les utilisateurs finaux, mais aussi les chefs de projet internationaux et les digital natives expérimentés ont été immergés dans le monde merveilleux de Microsoft Office 365. En outre, Enabel a cherché à impliquer des utilisateurs motivés désireux d’aider leurs collègues à se familiariser avec les nouveaux outils et qui sont devenus des ambassadeurs locaux. Ces ninjas du numérique, comme on les appelle, ont reçu une formation et un soutien sur mesure.

Cronos Public Services a entièrement déchargé Enabel de la gestion de ces formations, fournissant non seulement le contenu, mais prenant également en charge toute l’organisation. Ses collaborateurs ont conçu un formulaire d’inscription numérique – comprenant également une liste d’attente – et organisé les formations à distance ou en présentiel de A à Z.

Les personnes qui suivent ces formations sont toujours satisfaites, donc nous le sommes aussi.

Jean Vandeuren, coordinateur du département informatique chez Enabel

Un conseil sur mesure

Dans le cadre du dernier volet de ce trajet de connaissances, Cronos Public Services a également fourni un rapport de vision avec des pistes pour l’avenir. Quelles sont les ambitions futures d’Enabel ? Le premier conseil des experts a donc été de chercher un coach numérique pour assurer le suivi futur de la plateforme de connaissances en interne. En outre, les experts préconisent une approche encore plus centralisée, car Enabel utilise encore actuellement différentes plateformes.  Une plus grande centralisation permet aux utilisateurs finaux d’étancher facilement leur soif d’apprentissage. En investissant de manière permanente dans une meilleure collaboration transfrontalière, Enabel nous garantit un bel avenir commun.

La prise en charge de Learnia fut totale, un énorme avantage pour nous. Nous avions confiance en leurs compétences, ce qui nous a permis d’externaliser complètement les formations.

Jean Vandeuren, coordinateur du département informatique chez Enabel

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