Enabel verbindt internationale medewerkers met digitale tools

Enabel is het Ontwikkelingsagentschap van de federale overheid. Het agentschap, met hoofdzetel in Brussel, beheert met 2000 medewerkers zo’n 170 ontwikkelingsprojecten in een twintigtal landen in Afrika en het Midden-Oosten. Om vlot te kunnen samenwerken over de grenzen heen, groeide de nood aan een gemeenschappelijk platform, ondersteund door experten en digitale oplossingen. Cronos Public Services hielp het agentschap met een voorstel op maat.

Enabel bevordert duurzame internationale ontwikkeling en voert het internationaal ontwikkelingsbeleid van België mee uit. Het wereldwijde netwerk van erkende experten is enorm gedreven om de uitdagingen die Afrika, Europa en het Midden-Oosten treffen samen aan te pakken. Zo biedt Enabel ondersteuning en oplossingen op het vlak van vrede en veiligheid, klimaatverandering, economische en sociale ongelijkheid, menselijke mobiliteit en verstedelijking.

Kennis op maat

Medewerkers verenigen die zich op duizenden kilometers van elkaar bevinden is niet evident. Tijdsverschillen, cultuurverschillen, taalverschillen … spelen allemaal een rol. Enabel ging op zoek naar een digitale manier om hun internationale partners met elkaar te verbinden. Hiervoor deden ze beroep op Cronos Public Services. Enabel werkt al jaren met Cronos Public Services samen aan uiteenlopende projecten. Voor deze specifieke vraag kwamen ze in 2019 terecht bij het competence center Learnia.

Voor de kennisexperten was het duidelijk: Enabel had nood aan een overkoepelende aanpak op verschillende niveaus. Door gebruik te maken van Microsoft Office 365 zouden de medewerkers makkelijk vanuit alle hoeken van de wereld kunnen communiceren, samenwerken, vergaderen … Bovendien zouden ze niet zelf op zoek moeten naar de vele mogelijkheden van het uitgebreide Officepakket, maar moeten ze kunnen rekenen op ondersteuning van experts, ambassadeurs en een heus digitaal kennisportaal.

Meertalige, digitale toolbox

De experts ontwikkelden het kennisplatform – of de Toolbox, zoals ze het intern noemen – binnen SharePoint. Dat is een digitale omgeving waar Enabel voordien al gebruik van maakte, waardoor er geen extra kosten aan verbonden waren. De experts maakten optimaal gebruik van informatie die al voorhanden was (bv. instructievideo’s van Microsoft, bestaande stappenplannen en handleidingen), maar werkten ook informatie op maat van Enabel uit (bv. gepersonaliseerde infofiches, scenario’s en webinars). Door zo veel mogelijk gebruik te maken van de licenties en producten die Enabel al in huis had en bestaande infobronnen te integreren in het nieuwe kennisplatform, probeerden de kennisexperts steeds het maximale uit het beperkte budget te halen.

Maar daar stopt hun rol niet. Nu het portaal op punt staat, zorgen ze regelmatig voor updates van de beschikbare informatie – de digitale wereld staat immers nooit stil. Bovendien ontwikkelden ze het portaal zo dynamisch en gebruiksvriendelijk mogelijk, waardoor ook de medewerkers van Enabel zelf makkelijk informatie kunnen aanpassen en toevoegen. Om taalbarrières te overbruggen bestaat het platform in het Nederlands, Frans en Engels.

Opleidingen voor verschillende doelgroepen

Maar ook voor de andere barrières ging Learnia op zoek naar een oplossing. Want alle informatie beschikbaar stellen is één ding, maar daarmee is nog niet iedereen meteen op de hoogte van de nieuwe mogelijkheden. Daarom organiseerden de kennisexperts digitale opleidingen aangepast aan de verschillende doelgroepen. Niet alleen de eindgebruikers, maar ook de internationale projectmanagers en ervaren digital natives werden ondergedompeld in de wondere wereld van Microsoft Office 365. Bovendien ging Enabel op zoek naar gemotiveerde gebruikers die als lokale ambassadeur hun collega’s verder wegwijs konden maken. Deze digitale ninja’s, zoals ze genoemd worden, kregen opleidingen en ondersteuning op maat.

Cronos Public Services ontzorgde Enabel volledig met het beheer van deze opleidingen. Zo voorzagen ze niet alleen de inhoud, maar namen ze ook de volledige organisatie op zich. Ze ontwierpen een digitaal inschrijvingsformulier – inclusief wachtlijst – en zetten de opleidingen voor en achter de schermen van A tot Z op.