Efficiënter besturen dankzij de vergaderapp van Provinciebestuur Vlaams-Brabant

Vergaderen is de motor van de democratie, maar jammer genoeg remt de administratieve rompslomp die motor vaak af. Stapels papier, versnipperde systemen en manueel tikwerk: voor Provinciebestuur Vlaams-Brabant was het tijd voor verandering.

Samen met Cronos Public Services en het competence center apvine bouwde het provinciebestuur een slimme low-code toepassing die het proces grondig verandert. Van agendapunt tot stemming: één app zorgt nu voor een efficiënte, papierloze besluitvorming.

Een complex proces met nood aan eenvoud

Provinciebestuur Vlaams-Brabant is verantwoordelijk voor uiteenlopende maatschappelijke domeinen, gaande van mobiliteit en milieu tot economie. Achter de schermen betekent dat vooral heel wat vergaderingen, beleidsdocumenten en besluitvormingsprocessen die vlot en correct moeten verlopen.

Tot voor kort ging er opvallend veel manueel werk naar de administratieve voorbereiding en verslaggeving. De verwerking van agendapunten gebeurde verspreid over verschillende systemen en besluiten werden nadien apart verwerkt. Voor medewerkers zorgde dit voor een aanzienlijke werkdruk, met risico’s op fouten en tijdverlies van dien. Daarom besloot Provinciebestuur Vlaams-Brabant het vergaderproces fundamenteel te herdenken en te moderniseren.

Low-code in actie

Om hun ambities waar te maken, koos het provinciebestuur bewust voor Cronos Public Services en competence center apvine, gespecialiseerd in Mendix. Dit low-code platform maakt het mogelijk om toepassingen snel en visueel te ontwikkelen.

Die visuele aanpak trokken we door vanaf de start. In plaats van lange analyses, werkten we direct met interactieve prototypes in Figma. Het principe was simpel: ‘What You See Is What You Get’ (wat je ziet is wat je krijgt). Het provinciebestuur kreeg meteen een realistisch beeld van de toekomstige app en kon vanaf dag één feedback geven. Zo groeide de tool organisch mee met de wensen van het bestuur, zonder lange ontwikkeltijden.

Gebruiksvriendelijk en geïntegreerd

Het resultaat van deze nauwe co-creatie is een applicatie die niet alleen technisch sterk staat, maar ook intuïtief werkt. Iconen maken duidelijk welk type agendapunt besproken wordt, aanwezigheden worden automatisch geregistreerd en notulen worden correct gelinkt.

Daarnaast was integratie cruciaal. De tool staat uiteraard niet op zich, maar communiceert met SharePoint en andere interne systemen. Documenten en besluiten worden automatisch aan de juiste context gekoppeld. Zo vervangt één efficiënte, digitale workflow de versnipperde processen van vroeger.

Meteen een succes

Tijdens de eerste provincieraad met het nieuwe systeem bleek het al meteen een schot in de roos. De tool ondersteunde vlot het volledige proces, van voorbereiding tot besluitvorming, net zoals gepland. Met dit project toont Provinciebestuur Vlaams-Brabant aan hoe digitale innovatie binnen de overheid geen werk van lange adem hoeft te zijn.