AI bij Het Facilitair Bedrijf: van los experiment naar brede strategie

Artificiële intelligentie heeft enorm veel potentieel, maar zonder een richting blijven het vaak losse flodders. Het Facilitair Bedrijf wilde vermijden dat AI een speeltuin werd voor enkele enthousiastelingen en durfde verder te denken. De ambitie was duidelijk: een structurele inbedding die waarde creëert voor de hele organisatie.

Het agentschap zette meteen een strategisch traject op. Bij Cronos Public Services schakelden we de hulp van ons competence center MbarQ in om AI weg te halen uit de sfeer van de hype. In plaats daarvan verankerden we artificiële intelligentie in een concreet beleid met oog voor mens, veiligheid en resultaat.

De motor van de Vlaamse overheid

Het agentschap Het Facilitair Bedrijf (HFB) ondersteunt de Vlaamse overheid en lokale besturen met een breed aanbod aan patrimonium, ICT en strategisch advies. Hun doel is om een duurzame en inspirerende werkomgeving te creëren, zodat collega’s optimaal kunnen uitblinken. Met meer dan 850 medewerkers bouwt het agentschap dagelijks aan de werkplek van morgen. Om die facilitaire dienstverlening efficiënt en toekomstgericht te houden, zoeken ze continu naar manieren om slimmer en innovatiever te werken.

AI: veel meer dan een gadget

Links en rechts werd er door enkelingen al wat geëxperimenteerd met AI, maar de rode draad ontbrak nog bij Het Facilitair Bedrijf.

Je wil je medewerkers stimuleren bij het gebruik van AI, maar hoe zorg je ervoor dat ze dat ook op een veilige en nuttige manier doen? En hoe plaats je dat in een overheidscontext? Makkelijker gezegd dan gedaan.

Het agentschap werd één aspect al snel duidelijk: ze wilden geen technologie enkel en alleen om de technologie. AI moest ook een structurele meerwaarde bieden voor de organisatie en het werk van de medewerkers makkelijker maken. Geen ad hoc projecten meer, maar een brede aanpak.

Drie pijlers voor succes

Brede ambities vertalen in een concrete AI-strategie? Dat leek ons de ideale klus voor de ‘AI translators’ van MbarQ. Samen met Het Facilitair Bedrijf werd een traject uitgevoerd op drie fronten: bewustwording, concrete use cases en duidelijke spelregels.

Bewustwording: iedereen mee

Je moet altijd van ergens starten, dus we begonnen met een nulmeting om de digitale maturiteit van het agentschap te bepalen. Daarna volgden webinars en inspiratiesessies voor het management. Om AI tastbaar te maken, lanceerden we een interne community onder de naam ‘Arti’ en organiseerden we hands-on sessies met Copilot.

Concrete use cases: ontdekken en prioriteren

Tijdens discovery-workshops brachten we ideeën uit de hele organisatie samen. Elk concept werd over de afdelingen heen kritisch gewogen op impact en haalbaarheid, wat resulteerde in 21 concrete toepassingen. Het belangrijkste inzicht van deze fase: AI readiness start bij data readiness. Kwalitatieve data is een absolute voorwaarde om ‘garbage in, garbage out’ te vermijden.

Duidelijke spelregels: innovatie binnen de lijntjes

Als grote organisatie wil je natuurlijk vermijden dat AI het Wilde Westen wordt. Daarom richtten we ook een AI-werkgroep op die binnen het agentschap waakt over ethiek, beveiliging en de GDPR-wetgeving. Zo wordt artificiële intelligentie een vast onderdeel van de organisatiestrategie in plaats van een tijdelijk initiatief.

De cultuur vandaag, klaar voor de wereld van morgen

Dankzij dit brede initiatief wordt AI binnen het agentschap als veel meer gezien dan een leuk gadget of een paar handige tools. Medewerkers begrijpen nu wat het kan, en misschien nog belangrijker, wat het niet kan.

Bovendien heeft Het Facilitair Bedrijf nu meer structuur in hun AI-initiatieven. Er ligt een heldere roadmap klaar met projecten uit de workshops die prioriteit hebben gekregen en er is een governance-structuur die de veiligheid garandeert. Een duidelijk voorbeeld dat de overheid niet achterop hinkt, maar juist het voortouw kan nemen in verantwoorde innovatie.