L’IA au sein du Facilitair Bedrijf : de l’expérimentation isolée à une stratégie globale

L’intelligence artificielle offre un potentiel considérable, mais sans cap clair, elle se limite souvent à des initiatives dispersées. Le Facilitair Bedrijf a voulu éviter que l’IA ne devienne un simple terrain de jeu pour quelques passionnés, et a choisi de voir plus grand. L’ambition était claire : une intégration structurelle créatrice de valeur pour l’ensemble de l’organisation.

L’agence a immédiatement lancé un parcours stratégique. Avec Cronos Public Services, nous avons fait appel à notre centre de compétences MbarQ pour sortir l’IA de l’effet de mode. Nous l’avons au contraire ancrée dans une politique concrète, avec une attention particulière portée à l’humain, à la sécurité et aux résultats.

Le moteur de l’administration flamande

L’agence Het Facilitair Bedrijf (HFB) accompagne l’administration flamande et les pouvoirs locaux à travers une large offre couvrant le patrimoine, les TIC et le conseil stratégique. Son objectif : créer un environnement de travail durable et inspirant, permettant aux collaborateurs de donner le meilleur d’eux-mêmes. Avec plus de 850 employés, l’agence construit chaque jour le lieu de travail de demain. Pour maintenir des services facilitaires performants et tournés vers l’avenir, elle cherche en permanence à travailler de manière plus intelligente et plus innovante.

L’IA : bien plus qu’un gadget

Des expérimentations en IA existaient déjà çà et là, portées par quelques individus, mais une vision globale faisait encore défaut au sein du Facilitair Bedrijf.

Encourager les collaborateurs à utiliser l’IA est une chose — s’assurer qu’ils le fassent de manière sécurisée et pertinente en est une autre. Et dans un contexte public, le défi est d’autant plus complexe.

Un point s’est toutefois rapidement imposé : il n’était pas question d’adopter la technologie pour la technologie. L’IA devait générer une réelle valeur ajoutée structurelle et faciliter concrètement le travail des collaborateurs. Fini les initiatives ponctuelles, place à une approche globale.

Trois piliers pour réussir

Traduire des ambitions larges en une stratégie IA concrète ? Une mission taillée sur mesure pour les « AI translators » de MbarQ. En collaboration avec le Facilitair Bedrijf, un parcours a été déployé autour de trois axes : sensibilisation, cas d’usage concrets et cadre de gouvernance clair.

Sensibilisation : embarquer toute l’organisation

Toute transformation commence quelque part. Nous avons donc débuté par une analyse de maturité numérique afin d’évaluer le niveau de départ de l’agence. Des webinaires et sessions d’inspiration ont ensuite été organisés pour le management. Pour rendre l’IA plus concrète, une communauté interne baptisée « Arti » a été lancée, accompagnée d’ateliers pratiques autour de Copilot.

Cas d’usage concrets : explorer et prioriser

Lors d’ateliers découverte, des idées ont été collectées à travers toute l’organisation. Chaque concept a été évalué de manière transversale selon son impact et sa faisabilité, aboutissant à 21 cas d’usage concrets. Le principal enseignement de cette phase : la préparation à l’IA commence par la qualité des données. Des données fiables sont indispensables pour éviter le principe du « garbage in, garbage out ».

Des règles claires : innover dans un cadre maîtrisé

Dans une organisation de grande taille, il est essentiel d’éviter que l’IA ne devienne un Far West. C’est pourquoi un groupe de travail dédié à l’IA a été mis en place, chargé de veiller au respect des principes éthiques, de la sécurité et de la réglementation RGPD. L’intelligence artificielle devient ainsi une composante structurelle de la stratégie organisationnelle, et non une initiative temporaire.

Une culture prête pour demain

Grâce à cette approche globale, l’IA est désormais perçue comme bien plus qu’un simple outil ou gadget. Les collaborateurs comprennent ce qu’elle permet — et, tout aussi important, ses limites.

Le Facilitair Bedrijf dispose aujourd’hui d’un cadre structuré pour ses initiatives en matière d’IA. Une feuille de route claire a été définie, avec des projets priorisés issus des ateliers, ainsi qu’une gouvernance garantissant la sécurité. Un exemple concret qui démontre que le secteur public ne se contente pas de suivre, mais peut au contraire jouer un rôle de pionnier en matière d’innovation responsable.