De nieuwe standaard voor Digitaal Ondertekenen: snel, veilig en mobiel

Elk jaar circuleren er binnen de Vlaamse overheid, lokale besturen en scholen miljoenen documenten die een handtekening vereisen. Vroeger betekende dat: printen, fysiek ondertekenen, opnieuw inscannen en mailen. Een tijdrovend en manueel proces dat haaks staat op de ambitie van een moderne, digitale overheid.

Om die papierberg definitief te verkleinen, had het Agentschap Digitaal Vlaanderen nood aan een nieuw fundament. Het bestaande platform botste op zijn limieten en was toe aan een grondige upgrade. Samen bouwden we aan een platform dat digitaal ondertekenen toegankelijk maakt op elk toestel, van bureau tot broekzak.

Schaalbaarheid als noodzaak

Het project Digitaal Ondertekenen maakt deel uit van het bredere programma Regelrecht, dat de administratie wil vereenvoudigen. De criteria waren helder: het nieuwe platform moest efficiënt, schaalbaar en betrouwbaar zijn.

Om een platform dat miljoenen handtekeningen verwerkt aan te kunnen bieden, moest de infrastructuur van een update voorzien worden. Er was nood aan een ‘high-available’ omgeving die pieken in het aantal gebruikers moeiteloos aankon en klaar was voor de toekomst.

Technische stabiliteit was echter niet het enige belangrijke aspect. De experts van de overheid verdienen apps die vlot werken met responsieve user interfaces. De uitdaging was dus tweeledig: een robuuste motor onder de motorkap en een intuïtief dashboard voor de bestuurder.

Mobiel, veilig en herkenbaar

In een eerste fase lanceerden we een mobiele versie. Hiermee kunnen medewerkers documenten ondertekenen waar ze ook zijn: thuis, op kantoor of onderweg. In de toekomst zal dit opgeschaald worden naar een volledig nieuw tekenplatform dat ook complexe workflows ondersteunt.

De kracht van de applicatie zit in vier lagen, die de sterkte van Digitaal Vlaanderen als vaste IT-partner bevestigen.

1. Toegankelijkheid: de toepassing kan gebruikt worden op smartphones, tablets en laptops. Dankzij het hergebruik van bestaande bouwstenen beantwoordt het aan alle standaarden voor toegankelijkheid.
2. Vertrouwen: het platform heeft de branding van de Vlaamse overheid, wat voor herkenbaarheid en vertrouwen zorgt.
3. Rechtsgeldigheid: in de toekomst zullen alle handtekeningen voldoen aan de strengste Europese normen via ondertekenen met eID, itsme® of digitale zegels.
4. Modulariteit: de applicatie bestaat uit meerdere componenten die vlot met elkaar praten en vervangen kunnen worden. Ook de onderliggende infrastructuur kan snel uitgebreid worden.

De motor voor integratie

Wat het nieuwe platform van Digitaal Vlaanderen echt krachtig maakt, is wat er onder de motorkap gebeurt. Het is niet zomaar een website waar medewerkers een PDF-bestand kunnen uploaden, maar een belangrijke integratie met het bestaande ecosysteem.

Daarbij werd bewust de nadruk gelegd op interoperabiliteit en herbruikbaarheid. Via API webservices kunnen entiteiten de tekenfunctionaliteit rechtstreeks inbouwen in hun eigen applicaties. Een dossierbeheerder hoeft zijn vertrouwde applicatie dus niet te verlaten om een handtekening te vragen. Alle documenten worden automatisch klaargezet, ondertekend en gearchiveerd.

Drie expertises, één naadloze ervaring

Om een brug te slaan tussen techniek en gebruiksgemak, brachten we specialisten uit drie competence centers samen. Geen los zand, maar één geïntegreerd team.

• icapps stond in voor de gebruikerservaring (UX/UI). Ze lieten de applicatie niet aanvoelen als een stugge overheidstool, maar als een moderne, responsieve app.
• Bulls-i leverde de technische architectuur en zorgde voor de backend die de grote volumes data veilig verwerkt.
• Zeticon zorgde voor zowel de levering als het uitbaten van het tekenplatform op basis van Ascertia.

Een digitale kameleon

Het resultaat van onze samenwerking met Digitaal Vlaanderen is een webtoepassing die zich als een kameleon aanpast aan het toestel van de gebruiker.

Of burgemeesters en ministers nu snel een besluit willen tekenen op hun smartphone tussen twee vergaderingen door, of een beleidsmedewerker honderden dossiers verwerkt op zijn desktop: de ervaring is even vlot.

Dankzij de integraties en inbouwcapaciteiten wordt digitaal tekenen een onzichtbaar, maar essentieel onderdeel van de dagelijkse workflow.