Fedasil info: hét platform met nuttige en praktische informatie voor asielzoekers

Fedasil info: hét platform met nuttige en praktische informatie voor asielzoekers.
150 pagina’s in 12 talen, dankzij Untranslate efficiënt en kwalitatief vertaald.

Eind vorig jaar lanceerde Fedasil een meertalige en intuïtieve website die asielzoekers betrouwbare informatie biedt over 8 thema’s: asiel en procedure, wonen, leven in België, terugkeer, werk, niet-begeleide minderjarigen, gezondheid en leren. Het platform is ook mobiel toegankelijk en betekent een grote vooruitgang tegenover vroeger, toen de meeste informatie voor asielzoekers enkel op papier beschikbaar was. De brochures en flyers bevatten vaak erg moeilijke informatie, die bijna op universitair niveau geschreven was. De specifieke doelgroep is echter niet gemakkelijk te bereiken, en verwacht toegankelijke teksten in hun eigen taal. De nieuwe site bevat informatie in 12 talen en heeft ook een verklarende woordenlijst, waarin moeilijke concepten worden uitgelegd. Je kunt er ook voor kiezen om de teksten te laten voorlezen.

Vooronderzoek
Alvorens van start te gaan, werden de noden van de doelgroep in kaart te gebracht. Zo bleek dat de meerderheid van de asielzoekers een smartphone bezit, het liefst informatie online opzoekt en regelmatig informatie deelt met landgenoten. In afgeschermde groepen op Facebook of WhatsApp gaat echter heel wat foutieve informatie rond. Ook de mensensmokkelaars doen hun duit in het zakje, waardoor de asielzoekers niet altijd veel vertrouwen in de overheid hebben.

Sofie Watté, projectleider Informatie aan Asielzoekers, vertelt over het onderzoek: “We vonden het heel belangrijk om onze doelgroep er vanaf het begin bij te betrekken. Welke informatie zoeken zij op, wanneer en waar zoeken zij die op, en wat zijn hun specifieke noden? Inzicht daarin heeft ons heel erg geholpen om de verschillende onderwerpen goed te structureren, wat zich vertaalde in de huidige architectuur.”

Het vooronderzoek leidde ook tot richtlijnen voor de manier van schrijven: de teksten moeten zo toegankelijk mogelijk zijn. Een verklarende woordenlijst, aangevuld met trefwoorden in de spreektaal van de doelgroep, zorgt ervoor dat iedereen de informatie kan begrijpen. Zelfs een simpel woord als ‘leren’ kan namelijk verschillende betekenissen hebben: gaat het om een studie aanvatten, iemand iets aanleren of nog iets anders? Aangezien het in sommige talen en culturen gebruikelijk is om jongeren op een minder formele manier aan te spreken, zijn er in het vertaalproces zelfs aparte workflows voorzien die rekening houden met de tone-of-voice voor de doelgroep in kwestie.

Mobiel
Omdat de website in de eerste plaats voor mobiele surfers bedoeld is, wordt de content op een andere manier geïntegreerd. De teksten zijn zo kort mogelijk en de onderwerpen worden in de vorm van ‘bullet points’ behandeld. Uit het onderzoek bleek ook dat bijna iedereen een smartphone heeft, maar er niet altijd goed mee kan werken. 10% van de asielzoekers is niet geletterd, wat maakt dat audio enorm belangrijk is. Verder onthoudt de site ook welke pagina’s je al bezocht hebt, wat de user experience ten goede komt.

Vertaalmodule
De huidige website bestaat in maar liefst 12 talen: Nederlands, Frans, Engels, Arabisch, Perzisch, Pashto, Russisch, Spaans, Albanees, Turks, Somalisch en Tigrinya. Ook de mix van verschillende schriften en de bidirectionele schrijfrichting vormt een extra uitdaging voor de designers en webmasters. De website bevat ook véél content (meer dan 150 pagina’s in de brontaal) waardoor het geen optie was om het vertaalproces handmatig en zonder de juiste tools aan te pakken.

Sofie legt uit: “We merkten al gauw dat er enorm veel werk aan het publiceren van de vertaling verbonden was. De pagina’s bevatten doorgaans verschillende passages die elk een andere stijl hebben. Denk maar aan titels, paragrafen, opsommingen, hyperlinks en pop-ups met een definitie van de gebruikte term. Een manuele aanpak veronderstelde dat al deze stukjes tekst individueel ingegeven zouden worden. Dit doen in een taal die je als webmaster niet kan lezen, leek ons een ‘recipe for disaster’!”

Untranslate adviseerde om het vertaalproces te automatiseren. Door middel van een integratie tussen Drupal 8, het CMS achter Fedasil info, en het vertaalplatform van Untranslate konden alle teksten in behapbare pakketjes naar de vertalers gestuurd worden. Zodra de vertaalworkflow, inclusief kwaliteitscontrole en validatie door Fedasil, gefinaliseerd was, werden de vertaalde pagina’s automatisch gepubliceerd in Drupal. Zo hoefden de medewerkers van Fedasil zich niet te wagen aan foutgevoelig kopieer- en plakwerk, of arbeidsintensief lay-outwerk in de resulterende 1800 pagina’s.

Nathalie De Sutter van Untranslate vult aan: “Zeker voor meertalige websites met veel content biedt deze geïntegreerde workflow grote voordelen. Je bespaart enorm veel tijd en je bent zeker dat de vertaling op de juiste plaats terechtkomt. Maar ook ná de lancering van de website verloopt het synchroon houden van de content in de verschillende talen makkelijker: via statusiconen zie je in één oogopslag welke pagina’s voor welke talen bijgewerkt moeten worden naargelang er updates doorgevoerd werden in de bron.”

De website blijft ‘work in progress’ aangezien er continu aanpassingen en toevoegingen nodig zijn, zoals de talrijke communicaties in verband met de huidige coronamaatregelen.

Samenwerking Cronos Public Services

Sofie vertelt over hoe de samenwerking verloopt: “Mijn ervaring met Cronos Public Services, en hun partnerbedrijf Untranslate, is dat zij altijd goed meedenken over onze noden, waardoor we nu over kwaliteitsvolle vertalingen beschikken. We hebben een heel nauwe samenwerking waarbij we heel snel kunnen schakelen. Op die manier kunnen we alles meteen opvolgen en dat zorgt voor vertrouwen. Untranslate ondersteunt onze medewerkers met demo’s en documentatie. De projectmanagers staan bovendien altijd klaar om onze technische vragen te beantwoorden.”

Fedasil ontving reeds enorm veel positieve feedback: De website wordt momenteel 12.000 keer per maand bezocht. Niet alleen heel veel asielzoekers, maar ook maatschappelijke werkers vinden de terminologielijst een handige tool om te communiceren met hun cliënten. Zo zorgt Fedasil info er op verschillende manieren voor dat asielzoekers toegang krijgen tot juiste en duidelijke informatie.