Een radicale beslissing met een geslaagd resultaat voor Toerisme Vlaanderen

Hoe kan je op een begrijpelijke, overzichtelijke en aantrekkelijke manier communiceren over de resultaten van een overheidsdienst? Toerisme Vlaanderen zat al even te broeden op een andere aanpak. Samen met Radikal realiseerden ze op minder dan een maand een leuk en interactief jaarverslag voor 2017 – een ware showcasepagina voor de resultaten van 2017.

Aan het woord Tine Vandermeersch, communicatieverantwoordelijke bij Toerisme Vlaanderen.

Waarom de stap naar een digitale showcasepagina?

“Als overheidsbedrijf heb je de taak om transparant te communiceren. De manier waarop kunnen we vrij bepalen. Deze showcase is voor ons een extern PR-instrument om te communiceren met onze partners en stakeholders. We tonen onze dienstverlening, wat we doen met de dotatie, onze resultaten en stimuleren samenwerkingen. Daarnaast is het ook goed voor interne doeleinden omdat iedereen toch graag het resultaat van hun werk ziet”, vertelt Tine.

“We hebben over de jaren heen verschillende printformats gehad, maar de tijdsinvestering woog niet meer op ten opzichte van de ROI. Wat deden de mensen met onze gedrukte versie? Geraakte het tot bij de persoon die het echt moest lezen? Wat werd effectief gelezen?”, gaat Tine verder.

Op dezelfde lijn

Tine legt uit hoe de samenwerking tot stand kwam; “Radikal kwam met een goede offerte en een strakke retroplanning. Ze hadden ook een voorstel uitgewerkt met de cases die we hadden meegegeven. Dat gaf ons meteen het gevoel gaf van ‘Ja, zij zijn mee!’.”

“In het begin was het even zoeken, maar nadat we elkaar hadden gevonden verliep het vlot. Het was een heel open samenwerking waar zowel wij als klant en Radikal als leverancier aan de kar trokken om het project goed en op tijd af te krijgen”, vervolgt Tine.

Kort op de bal

“In december 2017 werd de knoop doorgehakt, om dan vanaf 3 januari genadeloos naar onze nieuwjaarsontmoeting van 23 januari toe te werken. Daar hebben we onze stakeholders geprikkeld met een videoversie van het jaarverslag en gevierd dat de website van de showcase live stond.

Als ze terugkijkt op het hele project, vertelt Tine het volgende: “We hebben het onszelf niet gemakkelijk gemaakt door zo’n scherpe deadline te zetten, maar via een resem online samenwerkingstools zijn we er tot onze eigen verbazing geraakt met slechts twee face-to-face m”eetings.”

“Op de showcasepagina werken we met een viertal templates. Voor elke template ontwikkelden we content via copy sheets. Zo kon Radikal zich focussen op het development en wisten wij hoe lang de copy moest zijn en hoeveel beelden ze nodig hadden. Ook dit heeft het proces versneld. enter weg Ik ben eigenlijk nog altijd verbaasd dat alles op tijd is gelukt. Halverwege het project kwam de opluchting toen ik realiseerde dat we de deadline gingen halen”, aldus Tine.

In de prijzen

“Het resultaat mag er echt wel zijn. We zijn erin geslaagd om op een toegankelijke manier veel meer informatie mee te geven die ook beter blijft hangen. We zijn aan het evolueren naar een netwerkmaatschappij en Toerisme Vlaanderen is daar een deeltje van. We doen niets alleen, maar alles in samenwerking met onze partners. Zij staan centraal op onze showcasepagina en zijn ook fier dat ze erop staan. We bouwen aan een netwerk met ambassadeurs”, zegt Tine trots.

Dit soort jaarverslag is ook veel beter meetbaar: na een kleine twee maand hebben ze al meer mensen bereikt dan de oplage van de gedrukte versie (2000). Er staan ook nog verschillende online campagnes op de planning, dus op vlak van ROI zitten ze op de goede weg.

Een leuke extra is dat ze twee awards in de wacht hebben gesleept: een Awwward en een CSS Design Award. “Dit was echt de kers op de taart en het gaf ook hier intern een enorme boost aan iedereen die heeft meegewerkt aan het project”, zegt Tine.

Het smaakt naar meer

Voor de toekomst hebben ze grootste plannen: “We zouden graag nog gedetailleerder resultaten tonen. Voor elke stakeholder zijn andere zaken belangrijk. Als we daarop kunnen filteren, tonen we nog meer de voordelen langs hun kant. Denk aan navigeren op regio’s, activiteiten en zo verder. Een visueel aantrekkelijk, gepersonaliseerd en interactief jaarverslag, een waardig doel om naar toe te werken.”