Het ORBA-traject (Opvolging Realisatie Bestuursakkoord) is opgestart vanuit de behoefte die geformuleerd werd door de verschillende centrumsteden om de uitvoering van de strategische meerjarenplannen en bestuursakkoorden beter op te volgen. Stad Antwerpen had hiervoor reeds een zelf ontwikkelde tool en wilde deze ter beschikking stellen van de centrumsteden en de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Linda Boudry, directeur van het Kenniscentrum Vlaamse Steden, licht toe: “In het begin was ORBA voor ons nog een ‘black box’. Vanuit stad Antwerpen volgde de nodige toelichting. De belangrijkste vraag was vooral: Hoe kunnen we dit op maat van elke stad toepassen? Die vraag resulteerde in een haalbaarheidsstudie. Zo is Cronos Public Services in beeld gekomen. We hebben de wet op de overheidsopdrachten toegepast met drie potentiële uitvoerders waarbij de opdracht gegund is aan Cronos. Het resultaat van deze studie was zeer beloftevol.”
Na de haalbaarheidsstudie was de vraag of er voldoende steden zouden intekenen om de inzet van het Kenniscentrum te verantwoorden. Uiteindelijk zijn 8 steden en 1 OCMW ingestapt. Dit was ruim voldoende om die inzet te verantwoorden. Stad Mechelen heeft het voortouw genomen als piloot. Vanaf 1 januari 2020 wordt de tool volwaardig gebruikt door de deelnemende entiteiten. Het was een krappe timing maar alle partijen hebben deze, mede dankzij Cronos, gehaald.
Nu beschikt elke stad over een ‘eigen ORBA’ maar dat betekent geenszins dat iedereen zijn eigen weg gaat. De ambitie is maximaal samen te werken en alle versies gelijk te houden. Extra ontwikkelingen kunnen voor zover ze de gezamenlijke kern van de tool niet hypothekeren.
Via de maandelijkse werkgroep wordt enorm aan kennisdeling gedaan, alle vragen en antwoorden komen daar samen waardoor zaken heel snel opgelost kunnen worden. Hierbij wordt ook gezamenlijk een kennisdatabank uitgebouwd. Het is een heel interactief netwerk. Er zijn zelfs steden die bij elkaar opleidingen volgen. Elke stad mag op zijn eigen ritme verder ontwikkelen.
ORBA is méér dan enkel en alleen een projecttool. Deze tool biedt met indicatoren, projecten, releases en kwesties handvaten aan om meer grip te krijgen op de realisatie van hun doelstellingen. ORBA zorgt ervoor dat het werken aan de realisatie van strategische doelstellingen vatbaar en concreet wordt voor de gehele organisatie.
“De wens van de burger, vertaald door de politiek, omgezet in praktijk.” vertelt Jelke Sooghen, coördinator beleids-en managementinformatie Stad Antwerpen.
Om een concreet voorbeeld te geven:
Stel dat er een strategische doelstelling is om meer mensen aan het sporten te krijgen. Eén van de onderliggende doelstellingen is gericht op het aanbieden van voldoende kwalitatieve sportinfrastructuur. In ORBA ga je aan de hand van indicatoren opvolgen of er effectief meer sporters zijn. Ook gedurende de legislatuur kan je opvolgen of dat bijvoorbeeld de aanleg van een nieuwe looppiste effect had op het aantal sporters. De aanleg van een nieuwe looppiste wordt in ORBA als project geformuleerd. Gedurende de aanleg wordt dit project opgevolgd met een status/fase rapportering zodat deze maximaal binnen timing en beschikbare middelen opgeleverd kan worden. Indien er belangrijke beslissingen (bv. scopewijziging van een belangrijk project) door het managementteam of college vereist zijn, dan kan er een kwestie aangemaakt worden. De kwesties zorgen ervoor dat deze voldoende aandacht en tijd krijgen zodat er kort op de bal kan worden gespeeld.
De grote meerwaarde van de tool is dat het toelaat om rapporteringslasten tot een minimum te herleiden. ORBA werd zo ontworpen dat elke gebruiker met een eenvoudige muisklik de voor hem/haar relevante indicatoren, projecten, … te zien krijgt. Hierdoor ziet de gebruiker meteen welke acties deze nog moet ondernemen om de rapportering te vervolledigen. Aangezien er geen licentiekosten vasthangen aan deze tool, kan deze over de gehele organisatie worden uitgerold. Hierdoor worden niet alleen rapporteringslasten gedeeld, maar kunnen verantwoordelijkheden ook gelegd worden waar ze effectief opgenomen moeten worden. Zo wordt het realiseren van de doelstellingen een gedeelde verantwoordelijkheid.
Je spreidt het werk, maar ook het ‘ownership’.
Linda vertelt over de samenwerking:
“Het voordeel om met Cronos Public Services samen te werken is dat zij heel veel verschillende competenties in huis hebben die redelijk snel inzetbaar zijn. Er is bijna geen vraag die we ons kunnen bedenken die onbeantwoord blijft binnen dit project. Alles wordt ook in mensentaal uitgelegd. Binnen ons netwerk zijn er ook veel ambtenaren die de technische achtergrond niet hebben. Voor hen is het belangrijk dat alle info duidelijk is. Er is ook een heel goede helpdesk die altijd heel snel, soms zelfs proactief, reageert.”
Jelke vult aan:
“Ook op technisch vlak was alles goed uitgewerkt en was het een aangename samenwerking. Alle talenten en expertises zijn goed ingezet en er werd heel oplossingsgericht gewerkt.”
