HVW zet zich op de digitale kaart met E-digit

De Hulpkas voor Werkloosheidsuitkeringen (HVW) krijgt dagelijks heel wat papieren documenten te verwerken, wat voor veel administratieve last zorgt. Bovendien neemt het verwerkingsproces veel tijd in beslag wanneer alles manueel moet gebeuren, en is een fout nooit veraf. Om dit administratieve proces te optimaliseren, keek de overheidsorganisatie in de richting van artificiële intelligentie. Dat bleek de juiste richting te zijn, want nu werkt de Hulpkas dankzij Cronos Public Services met een intuïtieve AI-applicatie die de werkefficiëntie aanzienlijk verhoogt.

HVW is een openbare instelling voor sociale zekerheid die instaat voor de uitbetaling van werkloosheids- en aanverwante uitkeringen. Werklozen die niet bij een vakbond aangesloten zijn, komen hiervoor bij HVW terecht. De Hulpkas stelt uitkeringsaanvraagdossiers samen, die ze vervolgens overmaakt aan de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA). Na goedkeuring van de RVA gaat ze over tot de effectieve uitbetaling. Om dat hele proces zo vlot mogelijk te laten verlopen, gaat HVW regelmatig actief op zoek naar manieren om te innoveren, informatiseren en digitaliseren.

Weg met de berg papierwerk

HVW verwerkt momenteel 117 verschillende soorten papieren documenten, waaronder controlekaarten en C4-formulieren. Werklozen die een uitkering willen aanvragen, vullen hun persoonlijke gegevens doorgaans in op een papieren document dat ze naar een HVW-kantoor brengen of sturen. HVW-medewerkers digitaliseren die handgeschreven gegevens manueel, zodat ze het aanvraagdossier kunnen vervolledigen. Die taak is erg tijdrovend, repetitief en verloopt niet altijd foutloos. HVW is echter wettelijk verplicht om de werkloosheidskaarten ook op papier aan te bieden, waardoor een volledige digitalisering van het proces geen oplossing is.

Een innovatieve en artificieel intelligente oplossing

HVW klopte aan bij Cronos Public Services voor een oplossing. Samen gingen ze op zoek naar een innovatieve en artificieel intelligente manier om de hoge werkdruk voor de medewerkers te verlagen, tijdswinst te creëren en de foutenlast te verminderen. Cronos Public Services schakelde de hulp in van Brainjar, een Cronos competence center dat gespecialiseerd is in het samenbrengen van menselijke en artificiële intelligentie in een bedrijfscontext. Het gemeenschappelijke doel: een gebruiksvriendelijke AI-applicatie ontwikkelen voor HVW om een deel van het manuele werk te automatiseren en op die manier de medewerkers te ontlasten.

AI met een menselijke toets

Om de applicatie tot stand te brengen, verzamelde het ontwikkelingsteam een grote hoeveelheid handgeschreven gegevens, zoals datums en rijksregisternummers. Op basis van die gegevens slaagden ze erin om een AI-model te trainen dat ook toekomstige gegevens met 99 procent accuraatheid kan herkennen. Dat was geen simpele klus, aangezien elk handschrift uniek is. Dat is ook meteen de reden waarom er nog steeds een menselijke validatie van de gedigitaliseerde gegevens gebeurt. Geen volledige automatisering dus, maar wel een efficiënte en tijdbesparende samenwerking tussen mens en machine.

Schot in de roos

In een eerste fase werd E-digit enkel ingezet om controlekaarten te lezen. Een uitbreiding van de omvang van het project naar de andere 116 documentsoorten is momenteel in ontwikkeling. In totaal werden er intussen al meer dan 100 000 documenten door E-digit gelezen. Bovendien maken ongeveer 100 HVW-medewerkers dagelijks actief gebruik van de tool, waardoor nu 30 procent van het werk via automatische herkenning gebeurt. Een toekomst zonder artificiële intelligentie is ondenkbaar, en daar speelt HVW met E-digit perfect op in.

Aan expertise geen gebrek

De intuïtieve AI-applicatie toont niet alleen de kracht van artificiële intelligentie aan, maar ook de belangrijke bijdrage van menselijke intelligentie. HVW vond bij Cronos Public Services de uitgelezen partner voor de ontwikkeling van E-digit. Het creatieve team van Brainjar bestond uit ervaren NLP-ingenieurs, designers en trainers van AI-modellen die vertrouwd zijn met de opbouw van een op maat gemaakt platform voor intelligente documentverwerking. Dankzij de geslaagde combinatie van een dynamisch team met kennis van zaken en een overheidsinstelling met een innovatieve visie staat er intussen ook al een verdere uitbreiding van de applicatie op de agenda.

Een digitale versnelling hoger

Wilt ook u een digitale versnelling hoger schakelen of voelt u dat uw team wat artificieel intelligente hulp kan gebruiken? Cronos Public Services ondersteunt u en uw medewerkers bij de transitie naar de digitale dienstverlening van de toekomst. Neem vrijblijvend contact met ons op om uw wensen en noden te bespreken.