Le Service fédéral des Pensions est l’acteur principal du paysage des pensions belges. Pour relever les défis d’aujourd’hui et de demain, la fonction publique travaille avec Cronos Public Services et le centre de compétences B.Adapted. Ensemble, nous assurons la pérennité du Service fédéral des Pensions.
En un jour, 11 000 connexions via Google Hangouts.
Le VDAB a également dû fermer ses portes pour cause de COVID-19. Et pourtant, le VDAB est toujours là pour ses clients, juste un peu différemment que d’habitude. Leur slogan n’est pas pour rien : « Et tout bouge ! » Le VDAB a adapté ses services et s’est complètement organisé à distance, et ce en très peu de temps. La démarche entreprise par le VDAB en 2018 vers un service « digital first » lui permet aujourd’hui un passage au numérique le plus rapide possible.
Katrien Delille, directrice de Software Factory I&T, explique comment ils ont procédé :
« Très rapidement, le VDAB a communiqué activement en interne sur, entre autres, les directives en matière d’hygiène, autant de réunions numériques que possible pour remplacer les réunions physiques, ramener son ordinateur portable à la maison le soir, etc. Nous avions déjà senti le vent tourner. Peu de temps après, une équipe de crise a été mise en place. La direction et le service de communication ont suivi de près toutes les nouvelles directives du gouvernement flamand et ont communiqué de manière décisive au sein de notre organisation. »
Le service « Digital First » avant tout
Le VDAB fonctionne à distance, ce qui garantit un service optimal. Il n’y a donc pas de retard, ou de report de projets ou de (nouvelles) fonctionnalités. Le travail à domicile est efficace, intègre et productif. En outre, chaque équipe tient ses réunions de mise à jour quotidiennes.
Toutes les réunions se poursuivent grâce à Hangouts. Il est clair que cela fonctionne, dit Katrien :
« Par exemple, le 26 mars, nous avons constaté un pic de plus de 11 000 connexions sur Google Hangouts pour l’ensemble du VDAB. Un jour normal avant la crise, nous faisions bien sûr aussi des réunions en ligne, mais maintenant nous pu voir son utilisation exploser (x 10 !). Je suis très fière des membres de mon département. C’est grâce à un bon esprit d’équipe et à une culture du feedback très ouverte que nous avons bâtie ensemble ces dernières années que le travail à distance se passe si bien. Bien sûr, nous serons heureux de nous retrouver à Bruxelles. Les petites interactions sympas entre les réunions me manquent. »
Les nouvelles versions restent essentielles
Katrien explique que les nouvelles versions restent également essentielles en cette période exceptionnelle :
« Nous avons fait une version supplémentaire dans laquelle nous avons adapté nos outils afin que les employeurs puissent facilement entrer en contact avec les candidats intéressés par un travail dans des secteurs essentiels souffrant d’un manque de personnel, un emploi dit créé par la COVID-19. Cela a une énorme valeur ajoutée sociale. Plus de 12 000 citoyens ont manifesté leur intérêt pour ces offres d’emploi. En outre, plus de 2 000 postes vacants ont été très vite proposés sous le label #COVID19. »
Une course contre la montre
Pour Software Factory, le département dirigé par Katrien Delille, il fallait tout préparer pour la version du 21 mars. Elle comprenait tous les développements et une multitude d’applications réalisés au cours du premier trimestre sur lesquels plus de 15 équipes ont travaillé. En général, c’est une semaine où il y a beaucoup de communication entre les équipes et la direction de la version. De plus, un nouveau gestionnaire de versions était arrivé début mars. Tout s’est bien passé, et ceci grâce à une communication claire et directe, la direction des opérations assurée par une seule personne, une bonne motivation de tous les employés et l’esprit d’équipe qui s’est développé ces dernières années au sein de tout le service.
Pour les Opérations, dirigées par le directeur Steven Van Peteghem, c’était une course contre la montre pour être prêt à l’envoi des premiers messages sur le travail à domicile. C’est devenu un modèle à suivre. Ainsi, depuis la mi-mars, une équipe volante est prête à livrer des ordinateurs portables aux nouveaux employés ou à les réparer à domicile. Rutger Beyen, architecte de Cloudar – qui fait partie du groupe Cronos – peut le confirmer. Il a commencé de cette façon et s’est fait livrer son ordinateur portable à la maison sans problème.
Cronos Public Services est synonyme de qualité
Katrien explique la valeur ajoutée que représente pour elle le fait de travailler avec Cronos Public Services :
« Au VDAB, nous sommes toujours à la recherche de profils de qualité que Cronos Public Services peut fournir. Cronos se présente comme une entreprise qui offre un bon encadrement à ses employés, et c’est aussi notre expérience. »
