Van beleidsnota tot radicaal digitaal product

Met de eerste Vlaamse klimaattop in 2016 gaf de Vlaamse overheid een duidelijk signaal dat ze zélf het goede voorbeeld willen geven. Dit werd vertaald in het actieplan gebouwen, het actieplan mobiliteit en het actieplan gedrag. Deze moeten alle drie leiden tot een daling van de CO2 met 40 % en een daling van het primair energieverbruik met 27% tegen 2030.

Aan het woord: Peggy Excelmans, teamhoofd Facilitaire IT Systemen bij de Vlaamse overheid en Jelle De Ketelbutter, Fleet Manager van Het Facilitair Bedrijf binnen de Vlaamse overheid. Het ‘actieplan mobiliteit’ vermeldt een aantal deliverables, op te maken door alle entiteiten die onder dit plan vallen. Voorbeelden hiervan zijn een mobiliteitsprofiel, een vervoersbehoefteplan en een vervangingsplan. Telkens producten die ondersteunend zijn aan de voornaamste doelstelling van het klimaatprogramma, een reductie van 40% CO2 tegen 2030. Het zijn eveneens handige werkinstrumenten voor de entiteiten met het oog op verkleining, vergroening of vervanging van het wagenpark.

Vanuit het actieplan mobiliteit ontstond het idee om op basis van alle beschikbare data, een radicaal digitaal product ‘agile’ te gaan ontwikkelen: de mobiliteitsprofielschets. Hierbij krijgt elke entiteit een zicht op haar huidig mobiliteitsprofiel, de middelen die ingezet worden om aan de mobiliteitsbehoeften te voldoen, de te behalen CO2-reductie af te toetsen tegenover bewegingen in het wagenpark. Daarnaast zijn er ook een aantal nuttige simulaties zijn ingebakken.

Bedoeling op termijn is dan ook om het vervoersbehoefteplan en het vervangingsplan radicaal digitaal te bouwen volgens dezelfde methodiek, op basis van centraal verzamelde data.

VORMGEVEN VAN DE BELEIDSNOTA

Samen met haar team facilitaire IT systemen van Het Facilitair Bedrijf, alsook het team Fleet Management, een aantal klanten, externe consultants van Biztory & Cloudar en een mobiliteitsexpert The New Drive, zijn ze pragmatisch en conceptueel gaan nadenken om conform de krijtlijnen van het programma Vlaanderen Radicaal Digitaal iets te creëren dat bruikbaar was voor alle entiteiten

Op basis van de data die wij als Facilitair Bedrijf centraal ter beschikking hadden rond het wagenpark hebben we KPI’s opgesteld. We zijn ook beginnen nadenken welke predictieve analyses een meerwaarde zouden betekenen voor de vlootbeheerders. Dit eerste ontwerp hebben we vervolgens voorgelegd aan het werkveld via ons recent opgericht lerend netwerk van vlootbeheerders – de mensen die binnen de entiteiten verantwoordelijk zijn voor het wagenparkbeheer. Zij gaven dan feedback op wat de minimum inhoud van een mobiliteitsprofielschets kon zijn. Een goede eerste stap”, vertelt Peggy.

ACTIE ONDERNEMEN

Samen met ‘Het Agentschap Natuur en Bos’ werd een eerste proof-of-concept (POC) opgezet. Het doel was om inzicht te krijgen in de beschikbare data en de mogelijkheden daarvan. De grootste uitdaging hier zat in het data cleaning proces en het bundelen van data uit verschillende bronsystemen.

Om de mobiliteitsprofielschets te maken werd er in samenwerking met Cloudar gekozen voor een aantal componenten van Amazon Web Services (AWS). Deze technologische keuzes werden dan ook meteen onderdeel van de POC. Via Amazon hebben ze gekozen voor een eenvoudige structuur met S3 buckets, een aantal Phyton scripts en het binnentrekken van data van externe bronnen via API’s. Daarnaast begeleidde Smartie het team bij predictieve analyses. Biztory hielp op zijn beurt met Tableau Server, een rapporteringstool die ze inzetten voor de visualisatie van de mobiliteitsprofielschets.

Het was fijn werken tijdens deze POC. Het was een multidisciplinair team waarbij iedereen ‘on the job’ van elkaar leerde. Wij over de technische kant en de Cronos bedrijven over de werking van de Vlaamse overheid’, aldus Peggy.

Het team is heel agile te werk gegaan en is stuk voor stuk gaan bouwen. Van het bepalen van KPI’s, een simulatie op vlak van track & trace data & een ‘modal split’ simulatie, tot het verrijken van de Tableau rapportages met best practices.

Jelle De Ketelbutter verklaart verder: “Met de simulaties kon je goed het verschil in CO2-uitstoot zien tussen verschillende voertuigen zoals benzinewagens, dieselwagen ten aanzien van elektrische voertuigen. Voor de entiteiten gaf dit een duidelijk inzicht in wat ze konden doen om hun eigen doelstellingen op vlak van CO2-reductie te bereiken.

DUMMY & ECHTE DATA

In de eerste POC hebben ze gewerkt met de centraal verzamelde data die voorhanden was van de jaren 2015 en 2016.  Ze merkten al snel dat er een groot verschil was in datamaturiteit bij de verschillende entiteiten; zij zijn immers zelf verantwoordelijk en eigenaar van hun eigen data en zien soms het groter potentieel niet van deze ‘bron van rijkdom’.

Er moet geïnvesteerd worden in overkoepelende datastandaarden en in verdere data cleaning uit bestaande bronsystemen, omdat je anders gewoon een mooi omhulsel hebt, maar de inhoud ervan is niet altijd volledig of correct. Het grootste risico zit hem daar in het maken van verkeerde conclusies”, zegt Jelle.

De track en trace data was dummy data, die gebruikt werd om een simulatie te maken op vlak van de modal split.  Dit omdat niet elke entiteit deze systemen al gebruikt en ze toch wilden aantonen wat de meerwaarde hiervan zou kunnen zijn. Iemand die zicht krijgt op zijn verplaatsingen met de auto, kan makkelijker simuleren hoe men deze verplaatsingen via een ecologisch alternatief kan maken.

“Data cleaning is een zeer intensief proces en we hebben niet de mogelijkheid om met de bestaande systemen een tabalu rasa te doen. Vandaar dat ik grootse verwachtingen heb van data cleaning technologie die op basis van een eenvoudige set van regels de data voor ons zal uitzuiveren. Het manuele werk kan dan achterwege gelaten worden en we kunnen dan zeker         zijn van het gewenste resultaat”, gaat Peggy Excelmans verder

Ondanks de dummy data, is het overduidelijk dat deze opzet een meerwaarde is en de technische elementen die het geheel draaiende houden goed werken. De uitrol naar de 80 entiteiten binnen de Vlaamse overheid die onder het klimaatprogramma vallen was dus vanzelfsprekend. Ondertussen werken ze verder aan een volledig geautomatiseerde back-end.

Voor veel wagenparkbeheerders was het een welgekomen geschenk. Zij hebben nu een ‘minimal viable product’ waarmee ze aan de slag kunnen.

Het project is nog niet ten einde voor het Facilitair Bedrijf, want het blijft hun doel om op basis van de centraal beschikbare databronnen die ze vandaag hebben op termijn naar een ‘real time’, maandelijkse mobiliteitsprofielrapportering te gaan op basis van Tableau Server. Zo kunnen alle entiteiten heel gemakkelijk met hun mobiliteitsprofielschets aan de slag.