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Le Service fédéral des Pensions se prépare à l’avenir : quand la stratégie, l’architecture d’entreprise et la gestion de portefeuille se rencontrent

Le Service fédéral des Pensions est l’acteur principal du paysage des pensions belges. Pour relever les défis d’aujourd’hui et de demain, la fonction publique travaille avec Cronos Public Services et le centre de compétences B.Adapted. Ensemble, nous assurons la pérennité du Service fédéral des Pensions.

Le Service fédéral des Pensions est bien plus qu’un organisme qui paie des pensions. Le service public informe et conseille la population sur ses droits à pension. Il calcule les pensions pour les différents régimes d’emploi, les attribue, et veille à ce qu’elles soient payées correctement et ponctuellement. Il soutient également le travail politique par son expertise et ses données, contribuant ainsi à la mise en place d’un système de pension tourné vers l’avenir.

Une orientation sur mesure

Pour que les pensions restent abordables, l’organisation pourrait être confrontée à de nouvelles réglementations dans les années à venir, ce qui entraînerait des changements importants dans ses processus et ses systèmes. La demande initiale adressée à Cronos Public Services était d’examiner les projets actuels. En collaboration avec les experts de B.Adapted, cette démarche a été étendue au développement d’un nouveau modèle de collaboration qui soutient les transformations futures. Notre approche est basée sur une connaissance approfondie de l’architecture d’entreprise, de la gestion de portefeuille, de la gestion des produits et de la gestion du changement. L’objectif : traduire la stratégie du Service des Pensions au plus proche du terrain.

Structure et stratégie

La traduction d’une stratégie en termes clairs commence par une compréhension approfondie de la structure en place, ainsi que de toutes ses composantes : quels services et produits le Service des Pensions offre-t-il et comment ? Nous ne nous contentons pas de fournir une description détaillée, mais nous examinons également la structure de manière critique. En effet, une structure solide est la base indispensable pour des réalisations réussies.

« Nous disposons désormais d’une architecture commerciale claire et pérenne qui nous servira de point de départ pour élaborer des processus de bout en bout, depuis la demande de pension jusqu’au paiement ! »

Raphael Coucke, directeur général du Service fédéral des Pensions

Capability Map

L’élaboration d’une Capability Map était fondamentale. Il s’agit d’une représentation de ce que l’organisation fait ou doit être capable de faire pour fournir ses services présents et à venir. Nous avons divisé la Capability Map en différents domaines ou groupes de fonctionnalités. En sachant quelles fonctionnalités appartiennent à quel domaine, nous avons pu organiser et gérer plus efficacement les applications du Service des Pensions. En outre, la Capability Map fournit des orientations et assure la transparence, tant au niveau stratégique qu’au niveau des opérations quotidiennes.

Un nouveau modèle de coopération

Chaque domaine bénéficiait d’une équipe tactique, constitué d’un gestionnaire de portefeuille, un architecte d’entreprise, un architecte d’application et un coordinateur TIC. Chaque expert a ses propres responsabilités et examine le domaine sous un angle bien spécifique. Cette approche spécialisée permet de veiller à ce que tous les aspects du domaine soient mis en évidence de la meilleure façon possible et à ce qu’aucun enjeu ne soit négligé. La responsabilité d’une application incombe toujours à la même équipe, ce qui garantit la stabilité, la cohérence et l’efficacité. Les décisions sont préparées de manière structurée et transparente, ce qui améliore le fonctionnement général du Service des Pensions.

« C’est l’occasion pour les TIC et le Service des Pensions d’imaginer des solutions réutilisables, modernes et durables. »

Stéphane Goffinet, directeur informatique du Service fédéral des Pensions

Étapes stratégiques : le Float Plan

Le Float Plan du Service des pensions, préparé lors d’un séminaire stratégique, contient toutes les ambitions et tous les objectifs stratégiques – les résultats intermédiaires – de l’organisation. Pour nous, le Float Plan fut un point de départ crucial, car des objectifs clairs sont essentiels pour une bonne gestion de portefeuille et une architecture solide. Les objectifs sont traduits en un ou plusieurs projets à l’aide d’une méthode calibrée. Pour ces projets et programmes, le Service des Pensions procède à une estimation concrète de la charge de travail, des coûts, des avantages, des risques et des dépendances. Les objectifs ambitieux sont convertis en paquets de travail réalisables. Ce Float Plan sert de base à la répartition du travail entre les différents domaines. Pour garder le cap, nous avons désigné un Enterprise Portfolio Management Office (EPMO). L’EPMO est responsable du suivi de la mise en œuvre du Float Plan, de l’avancement des travaux et du respect du budget.

Une architecture robuste

L’architecte d’entreprise soutient le changement stratégique avec une architecture robuste. Il crée des liens entre les entreprises et la technologie et aménage un environnement où les deux disciplines se rejoignent pour atteindre des objectifs réalistes. Une communication ouverte et un climat de confiance sont essentiels. En collaboration avec le Service des Pensions, l’architecte prépare une analyse d’impact et crée une conception du projet en tenant compte de tous les intérêts en jeu. Ainsi, l’architecture devient un atout dynamique et précieux.  

« Il s’agit d’un nouveau départ pour mieux aligner les TIC, les affaires et la gestion. La bonne volonté et le bon sens de toutes les parties sont nécessaires pour atteindre cet objectif. »

Jean-Claude Lumpungu, coordinateur TIC au Service fédéral des Pensions

Synergie dans un écosystème complexe

Nous examinons non seulement les processus internes du Service des Pensions, mais aussi le contexte plus large dans lequel l’organisation opère. Le Service des Pensions fait partie d’un écosystème complexe d’institutions de sécurité sociale, de gouvernements et d’autres parties prenantes. En recherchant des moyens de créer des synergies , par exemple en développant une infrastructure informatique, des données ou des processus communs, nous nous efforçons de maximiser la création de valeur pour la population. Les meilleures solutions informatiques dépassent les frontières d’une organisation. 

Des ambitions partagées La Capability Map

est utilisée, le Float Plan est optimisé et les différents domaines et équipes tactiques sont opérationnels. Rien de plus clair : le Service des Pensions n’a pas chômé ces derniers mois, mais il y a encore beaucoup de travail à faire. Notre ambition commune est maintenant de prendre des mesures d’ici la fin de l’année pour faire mûrir et développer la structure. Avec ces nouvelles structures, le Service des Pensions dispose déjà de tous les outils nécessaires pour aborder les transformations à venir de manière structurée. 

« Une maturité accrue nous permettra de relever les défis de l’avenir avec une nouvelle architecture et une meilleure définition des rôles et des responsabilités de chacun. »

Sarah Scaillet, administratrice générale au Service fédéral des Pensions

Votre organisation déborde de projets ambitieux ? Vous avez besoin d’une feuille de route structurée pour concrétiser votre projet d’avenir ? Cronos Public Services est prêt à vous guider, de la stratégie à la mise en œuvre.

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