Fedict – JIRA: “ge krijgt iets gedaan”

Fedict gebruikt sinds 2014 JIRA om de levenscyclus van projecten op te volgen. Wij gingen praten met de initiatiefnemers binnen Fedict om te achterhalen wat hun ervaring is. Aan tafel zaten Luc Van Tilborgh, de domeinmanager van Fedict, de bezieler van het eerste uur. David Mampaey, Service manager verantwoordelijk voor het Identity en Access management bij Fedict. Gabriel Boma, Project manager van Fedict en Liesbet Dhondt, Fedict Business Analist. Als Liesbet wordt gevraagd naar de meerwaarde van het project, is de repliek: “ge krijgt iets gedaan”.

Luc: Sedert 2007 is Fedict bezig met de opzet van de “Federale Service Bus”. Vanaf begin 2011 was er hiervoor ook een intensieve samenwerking met Cronos, die de overheidsopdracht voor “e-Government, Middleware and Data Access Services” in de wacht sleepte.

Het was in 2012 dat we begonnen met de invoering van een Agile manier van werken. De mensen van in het ontwikkelingsteam van Cronos gebruikten JIRA om al hun taken te documenteren. Wij, als Fedict, kwamen zo in contact met die werkwijze. Fedict gebruikte eerst een andere tool, maar die was meer bedoeld voor document management en niet om softwareontwikkeling te ondersteunen.

Jira

“In 2014 is er dan beslist om de tools JIRA, JIRA Agile & Confluence aan te schaffen als een dienst. Dit was één van de eerste SAAS-diensten die we gebruiken. Fedict was in die tijd één van de “early adopters”. De reeds bestaande documenten bij Cronos zijn dan overgebracht naar deze nieuwe JIRA cloudomgeving, waardoor ze plots voor het hele team (Fedict, Cronos en andere leveranciers) beschikbaar werden. David Mampaey valt in: “wat mij het meest verbaast is dat het aantal gebruikers en domeinen alsmaar toeneemt. Liesbet en Gabriel zijn begonnen in het domein van de web services en de service bus, maar intussen wordt het gebruikt bij identity, authenticatie en rollenbeheer en nog vele andere domeinen. We bereiken bijna 200 gebruikers intussen.”

“We letten er wel op dat er geen confidentiële informatie opkomt”, zegt Luc, “want het zit in de cloud.” 

David: “Teams in andere domeinen kunnen deze verbeteringen hergebruiken en er verder op bouwen om specifieke workflows te maken voor hun project.”

Luc vervolledigt: “In het begin was het niet altijd gemakkelijk. We hebben erg veel vertrouwen gekregen van de project sponsors. Voor hen was het niet altijd duidelijk wanneer bepaalde dingen klaar zouden zijn. We hebben veel energie geïnvesteerd in de governance, waarbij niet alleen taken van de ontwikkelaars, maar ook de tactische en zelfs de strategische doelstellingen werden gedocumenteerd. Het is dus bottom-up gegroeid.”

Liesbet merkt op dat de tool toelaat om de SAFE methodologie  te documenteren. Zo is het bijvoorbeeld erg gebruiksvriendelijk om alle taken toe te wijzen aan een sprint en de volledige levenscyclus op te volgen. Het SAFE-framework is een governance methode om Agile te werken met als doelstelling, niet alleen IT, maar de volledige organisatie op een Agile en Lean manier te laten werken.

We are building the plane while we are flying

In het IAM domein is Cronos één jaar geleden gestart. Intussen zijn we 2 releases verder en is alles gedocumenteerd in JIRA. Het grote voordeel van deze werkwijze is dat alles onmiddellijk up-to-date is. Dat creëert ook een zekere transparantie.

Liesbet vervolledigt als ik vraag naar de meerwaarde: “JIRA biedt ons een aantal bouwstenen aan die we per domein kunnen gebruiken en waarop we verder kunnen bouwen om specifieke views te creëren. Zo kunnen we bijvoorbeeld voor de eindgebruikers de MoSCoW methode visueel voorstellen in een dashboard.”

Gabriel voegt eraan toe dat de rapportering op maat is van de eindgebruikers.

Geeks

“Een grote meerwaarde is de GEEKINESS“, getuigt Luc. “De community van de ontwikkelaars heeft nu een eigen terminologie en tools. De softwareontwikkelaars zijn er weg van. Ook de volledige roadmap voor het volgende jaar komt in JIRA.  Met als voordeel dat alle onderliggende documenten eraan gekoppeld zijn. Mail is dus niet langer onze bron om de juiste informatie te bekomen.”

Bij het afronden van dit boeiende gesprek geeft Luc een waardevolle opmerking: “We aanvaarden geen T-shirts groter dan XL.” In de Fedict – JIRA omgeving worden alle features en functionaliteiten geschat in de ‘pasvorm’ van T-shirts. Wordt de complexiteit te groot, wordt het T-shirt XXL. “Die moeten we splitsen in hapklare brokken die passen in aparte sprints.”

De Cronos ontwikkelingsteams hebben Fedict op weg gezet om JIRA te gebruiken. Fedict gebruikt JIRA als een SAAS-dienst geleverd door Cronos. Zij zorgden ook voor de migratie van de ontwikkelomgeving naar de Fedict – JIRA omgeving en verleenden advies en ondersteuning tijdens de opstartfase.