Une gouvernance plus efficace grâce à l’application de réunion de la Province du Brabant flamand

Les réunions sont le moteur de la démocratie, mais la lourdeur administrative freine trop souvent ce moteur. Piles de papier, systèmes fragmentés et encodage manuel : pour la Province du Brabant flamand, il était temps de changer de cap.

En collaboration avec Cronos Public Services et le centre de compétences apvine, l’administration provinciale a développé une application low-code intelligente qui transforme en profondeur le processus. Du point à l’ordre du jour jusqu’au vote : une seule application permet désormais une prise de décision efficace et entièrement dématérialisée.

Un processus complexe en quête de simplicité

La Province du Brabant flamand est active dans de nombreux domaines sociétaux, allant de la mobilité et de l’environnement à l’économie. En coulisses, cela se traduit par un grand nombre de réunions, de documents stratégiques et de processus décisionnels qui doivent être à la fois fluides et rigoureux.

Jusqu’à récemment, une part importante du travail administratif reposait encore sur des tâches manuelles, notamment pour la préparation et la rédaction des comptes rendus. Le traitement des points à l’ordre du jour était réparti sur plusieurs systèmes, tandis que les décisions étaient ensuite encodées séparément. Cette organisation engendrait une charge de travail importante pour les collaborateurs, avec des risques d’erreurs et des pertes de temps. C’est dans ce contexte que la Province du Brabant flamand a décidé de repenser en profondeur et de moderniser son processus de réunion.

Le low-code en pratique

Pour concrétiser ses ambitions, l’administration provinciale a délibérément choisi de collaborer avec Cronos Public Services et le centre de compétences apvine, spécialisés dans la plateforme Mendix. Cette solution low-code permet de développer rapidement des applications de manière visuelle.

Cette approche visuelle a été adoptée dès le départ. Plutôt que de longues phases d’analyse, nous avons travaillé directement à partir de prototypes interactifs dans Figma. Le principe était simple : « What You See Is What You Get » (vous obtenez ce que vous voyez). L’administration disposait ainsi immédiatement d’une vision réaliste de l’application finale et pouvait fournir du feed-back dès le premier jour. L’outil a donc évolué de manière organique, au fil des besoins du terrain, sans cycles de développement interminables.

Une solution intuitive et intégrée

Fruit de cette co-création étroite, l’application se distingue non seulement par sa robustesse technique, mais aussi par sa grande facilité d’utilisation. Des icônes permettent d’identifier rapidement le type de point à l’ordre du jour, les présences sont enregistrées automatiquement et les procès-verbaux sont correctement associés aux dossiers concernés.

L’intégration avec les systèmes existants constituait également un élément clé. L’application ne fonctionne pas en silo : elle communique avec SharePoint et d’autres outils internes. Les documents et les décisions sont automatiquement rattachés au bon contexte. Ainsi, un workflow numérique unique et efficace remplace les processus fragmentés d’autrefois.

Un succès immédiat

Dès la première réunion du conseil provincial avec ce nouveau système, le succès était au rendez-vous. L’outil a soutenu efficacement l’ensemble du processus, de la préparation à la prise de décision, exactement comme prévu. Avec ce projet, la Province du Brabant flamand démontre que l’innovation numérique dans le secteur public ne doit pas nécessairement être un processus long et complexe.