La nouvelle référence en matière de signature électronique : rapide, sécurisée et mobile

Chaque année, des millions de documents nécessitant une signature circulent au sein de l’administration flamande, des pouvoirs locaux et des établissements scolaires. Autrefois, cela impliquait d’imprimer, de signer physiquement, puis de scanner et renvoyer les documents par e-mail — un processus manuel et chronophage, en total décalage avec les ambitions d’une administration moderne et numérique.

Pour réduire durablement cette masse de papier, l’agence Digitaal Vlaanderen avait besoin d’un nouveau socle. La plateforme existante avait atteint ses limites et nécessitait une refonte en profondeur. Ensemble, nous avons développé une solution qui rend la signature électronique accessible sur tous les appareils, du poste de travail au smartphone.

La scalabilité comme impératif

Le projet Digitaal Ondertekenen s’inscrit dans le programme plus large Regelrecht, visant à simplifier les démarches administratives. Les exigences étaient claires : la nouvelle plateforme devait être performante, évolutive et fiable.

Pour supporter le traitement de millions de signatures, une modernisation de l’infrastructure était indispensable. Il fallait mettre en place un environnement hautement disponible (« high-availability »), capable d’absorber sans difficulté les pics d’utilisation et prêt à évoluer dans le temps.

La robustesse technique ne suffisait toutefois pas. Les utilisateurs attendent aujourd’hui des applications fluides, dotées d’interfaces réactives et intuitives. Le défi était donc double : concevoir un moteur puissant en arrière-plan et une interface utilisateur simple et agréable à piloter.

Mobile, sécurisé et reconnaissable

Dans un premier temps, une version mobile a été lancée. Elle permet aux collaborateurs de signer des documents où qu’ils se trouvent : à domicile, au bureau ou en déplacement. À terme, cette solution évoluera vers une plateforme de signature entièrement repensée, capable de gérer des workflows complexes.

La force de l’application repose sur quatre piliers, qui illustrent le rôle de Digitaal Vlaanderen comme partenaire IT de référence :

1. Accessibilité : l’application est utilisable sur smartphone, tablette et ordinateur portable. Grâce à la réutilisation de composants existants, elle respecte l’ensemble des standards d’accessibilité.
2. Confiance : la plateforme reprend l’identité visuelle de l’administration flamande, renforçant ainsi la reconnaissance et la confiance des utilisateurs.
3. Valeur juridique : à terme, toutes les signatures respecteront les normes européennes les plus strictes, via l’eID, itsme® ou des cachets électroniques.
4. Modularité : l’application est composée de plusieurs modules interconnectés, facilement remplaçables. L’infrastructure sous-jacente peut également être étendue rapidement.

Un moteur d’intégration puissant

La véritable force de la nouvelle plateforme de Digitaal Vlaanderen réside dans son architecture interne. Il ne s’agit pas simplement d’un site permettant de téléverser des fichiers PDF, mais d’un élément clé intégré à l’écosystème existant.

Un accent particulier a été mis sur l’interopérabilité et la réutilisation. Grâce à des API webservices, les différentes entités peuvent intégrer directement la fonctionnalité de signature dans leurs propres applications. Concrètement, un gestionnaire de dossiers n’a plus besoin de quitter son environnement de travail habituel pour faire signer un document. Les fichiers sont automatiquement préparés, signés et archivés.

Trois expertises, une expérience unifiée

Pour concilier excellence technique et simplicité d’usage, nous avons réuni des spécialistes issus de trois centres de compétences au sein d’une seule équipe intégrée.

• icapps a pris en charge l’expérience utilisateur (UX/UI), en concevant une application moderne et fluide, loin de l’image d’un outil administratif rigide.
• Bulls-i a développé l’architecture technique et assuré la robustesse du backend, capable de traiter de grands volumes de données en toute sécurité.
• Zeticon a fourni et exploite la plateforme de signature basée sur la technologie Ascertia.

Un caméléon numérique

Le résultat de cette collaboration avec Digitaal Vlaanderen est une application web capable de s’adapter parfaitement à chaque appareil.

Qu’il s’agisse d’un bourgmestre ou d’un ministre signant rapidement une décision sur son smartphone entre deux réunions, ou d’un collaborateur traitant des centaines de dossiers sur son ordinateur, l’expérience reste fluide et cohérente.

Grâce à ses capacités d’intégration, la signature électronique devient un élément invisible, mais essentiel, des processus quotidiens.