VRT is in de wolken

Op een donkere dinsdagavond zitten we samen met Lieven Troch en Guy Lemmens in een roze kamer van het VRT gebouw aan de Reyerslaan in Brussel.

Guy Lemmens is sinds 2006 werkzaam bij de VRT, ondertussen als hoofd Operations van het Digitaal Productie Center. Zijn team leidt o.a. de testers en de migratie naar de AWS Public Cloud. Lieven Troch is al 9 jaar bij de VRT  en vervult er verschillende rollen. In dit dossier heeft hij de marktbevraging begeleid.

Guy steekt meteen van wal: “Vroeger hadden we alles on site staan. Begin 2016 was de tijd rijp om een aantal websites in de publieke cloud te zetten. We wilden ons bezighouden met de core bezigheden van ons mediabedrijf, dus niet met het beheren van hardware en datacenters. Wat we wel doen, is de flexibiliteit vergroten en innovatie op eenvoudige wijze aanspreken.

Lieven springt in: “De business leent er zich ook toe. Radio & TV zitten nog steeds on site met hun data. De online diensten, zoals de VRT websites, blijven constant groeien en er zijn veel pieken in het gebruik. Dat is ideaal voor een cloud toepassing waar we gemakkelijk kunnen mee schalen.

Zelfstudie

We zijn gestart met het oplijsten van alle functionaliteiten die we verwachten van een goede publieke cloud. Uiteindelijk kwamen we uit op 900 functies in meer dan 50 domeinen. Onze grootste zorg was de bescherming van onze data. Onze juridische dienst heeft een risico analyse gemaakt en het was de bedoeling was om voor de zomer van 2016 het lastenboek uit te brengen”, vertelt Lieven enthousiast.

De trafiek bleef stijgen en een aantal omgevingen waren al wat ouder. We hadden ook een aantal proof of concepts (POC) gedaan met bekende providers zoals Azure Cloud, AWS Cloud en IBM Cloud om eens te testen hoe dat ging”, gaat hij verder.

Stap voor stap

Lieven: ”We zijn gestart met een oproep naar kandidaten. Begin juli 2016 waren er 11 potentiële kandidaten .We hadden niet alleen Infrastructure as a Service (IaaS) en Platform as a Service (PaaS) diensten van doen, maar ook de support on site. Uiteindelijk hebben we er vijf weerhouden. Allen hadden ze erg veel moeite gedaan om een mooi dossier in te dienen. Als onderdeel van het proces deden we ook 3 interviews per partij.”

Guy: “We wilden vooral weten wat voor vlees we in de kuip hadden. We hadden mensen nodig met bovenop theoretische, ook hands-on ervaring. Niet enkel uit de boekjes…

Lieven: “Half december 2016 werd er dan een BAFO gevraagd (Best And Final Offer) en is de keuze gemaakt voor het AWS (1) voorstel van Cronos Public Services. Na de stand-still van 14 dagen, die wettelijk verplicht is, zijn we dan rustig  gestart in januari 2017.

De Cronos Groep doet de reselling van AWS Public Cloud diensten. Als AWS Reseller Cloud Services Broker treedt Cloudar op als intermediaire partij tussen de VRT en AWS. Cronos ondersteunt VRT ook bij het migreren naar, en verder uitbaten van zijn oplossingen in de public cloud”.

Guy: ”Na 6  à 7 maanden zijn we erin geslaagd om 90% van de 700 virtuele machines te migreren naar de cloud zonder één serieuze onderbreking van de websites.

Iedereen mee in het bad

We zijn erg tevreden over het resultaat”, bevestigt Guy en gaat verder; “er zijn lessons learned zowel op menselijk als  op technisch vlak. “

Guy: ”De grootste verandering ligt vooral bij de mensen zelf. Ook al was er een duidelijke documentatie. De begeleiding van Cronos en het ganse VRT team was hier cruciaal. Cronos had vooral een coaching opdracht. In het begin moesten ze nog veel zelf doen. Na een tijdje lag de nadruk op kennisoverdracht. Die transitie is vlot gemaakt. We hebben vooral die openheid om kennis te delen erg gewaardeerd.”

Van januari tot maart 2017 hebben we geïnvesteerd om de basisinfrastructuur op te zetten en de mogelijkheden van de nieuwe cloud te leren kennen. Die mogelijkheden zijn enorm”, merkt Guy op.

Beetje bij beetje

Voor de ontwikkelingsteams was de leercurve aanzienlijk. Guy: “Ze hebben allen een bad gehad in AWS. Ze kregen een volledig eigen omgeving waarbij ze zelf konden experimenteren. Omwille van kosten, schakelen we die diensten die niet in productie zijn elke dag ’s avonds uit. Anders zouden de kosten de pan uitswingen”, voegt Lieven toe. “Technisch gezien halen we als de VRT het meest uit AWS PAAS technologieën zoals o.a. EFS, Lambda, Elastic Beanstalk.

Doelstellingen bereikt

Lieven: “Dankzij de inzet van het hele VRT-team en een goede samenwerking met Cronos zijn we erin geslaagd om de cyclus van development, staging en productie van 10 werkdagen naar 2 dagen te brengen. Bovendien zien we dat de drempel aan het zakken is. De ontwikkelingsteams beginnen nu zelf een aantal sysadmin en DevOps taken te doen. Dat versnelt en versoepelt de manier van werken. Dat is nodig want wij volgen een SCRUM methode die die zelfstandigheid van de teams vereist. De sysadmins kunnen zich nu inzetten voor andere taken.”

De VRT kijkt er naar uit om successen te boeken met de gekozen cloud.

  • AWS staat voor Amazon Web Services. Cloudar maakt deel uit van de Cronos groep. Cloudar, is een team van cloudarchitecten, die cloud oplossingen ontwerpt, bouwt en bedient gebaseerd op Amazon Web Services.