Over snel schakelen gesproken: zes maanden na de start van het project werden de eerste documenten succesvol doorgestuurd naar de eBox-acceptatieomgeving. Na de testfase is het de bedoeling om in productie te gaan. Per type document wordt de dienst eerst uitgerold voor een testgroep, daarna pas voor de volledige doelgroep. Op termijn komen er ook nog nieuwe functionaliteiten bij, bijvoorbeeld om nieuwe bronnen aan te sturen. Allemaal stappen om de papieren communicatie ooit volledig vaarwel te zeggen.
Op wieltjes
Uiteraard zijn er ook een heleboel uitdagingen aan het project verbonden. Samenwerken met verschillende partners, binnen en buiten de overheid, is niet altijd evident. Toch liep alles op wieltjes in coördinatie van stad Roeselare zelf. Dat stelde de experten in staat om elk vlot hun bijdrage te leveren zonder verloren te lopen in het project. Een andere uitdaging is dat alle documenten digitaal ter beschikking gesteld moeten worden. Het voeden van het documentmanagementsystem verliep stap voor stap en is nog in volle gang.
Daarnaast is iedereen digitaal krijgen geen sinecure. Niet elke burger, onderneming of vereniging geeft bijvoorbeeld toestemming om brieven te ontvangen via de eBox (de beveiligde elektronische brievenbus voor overheidsdocumenten). En niet iedereen beschikt over een computer of de juiste digitale vaardigheden. Daarom krijgen zij hun documenten wel nog via de klassieke post, terwijl alles in de achtergrond digitaal verloopt, via de MAGDA Documentendienst. Om het gebruik ervan te bevorderen, zorgt Vlaanderen samen met stad Roeselare voor bewustmaking en ondersteuning.
Stad Roeselare zocht naar een oplossing om zijn uitgaande documentstromen te centraliseren. Dankzij een vruchtbare samenwerking met het agentschap Informatie Vlaanderen en Cronos Public Services plukt stad Roeselare nu de vruchten. “De integratie van de MAGDA Documentendienst heeft enorm veel potentieel, we komen er graag mee naar buiten”, besluit Geert Sinnaeve.
De kers op de taart
Stad Roeselare schoot samen met zijn externe partners, waaronder Cronos Public Services, op korte tijd tweemaal raak.
Voor de implementatie van de nieuwe MAGDA documentendienst, het sluitstuk van de documentenstrategie, won stad Roeselare samen met Agentschap Informatie Vlaanderen de V-ICT-OR ‘Gouden Byte’. Een mooie bekroning voor een integratie met heel wat potentieel, en dat als eerste lokaal bestuur in Vlaanderen!
Met het datamining project ‘Efficiëntere dienstverlening dankzij data inzichten’ won de stad bovendien de Agoria Smart City Award voor het Beste Smart City Project! “Deze prijs is een mooie beloning en een bevestiging dat we hier op heel goede weg zijn en Roeselare een digitale gids is voor andere steden en gemeenten”, aldus Kris Declercq, de trotse burgemeester van stad Roeselare.