On peut parler de changement rapide : six mois après le début du projet, les premiers documents ont été transmis avec succès à l’environnement d’acceptation eBox. Après la phase de test, il est prévu de passer à la production. Pour chaque type de document, le service est d’abord déployé pour un groupe test, puis pour l’ensemble du groupe cible. Avec le temps, de nouvelles fonctionnalités seront également ajoutées, par exemple pour contrôler de nouvelles sources. On ne peut pas encore dire adieu à toutes les étapes de la communication sur papier, mais on espère pouvoir le faire à l’avenir.
Comme sur des roulettes
Bien sûr, le projet comporte également de nombreux défis. La collaboration avec différents partenaires, à l’intérieur et à l’extérieur de l’institution, n’est pas toujours évidente. Pourtant, tout s’est passé comme sur des roulettes en coordination avec la ville de Roulers. Cela a permis aux experts d’apporter leur contribution sans se perdre dans le projet. Un autre défi est que tous les documents doivent être mis à disposition sous forme numérique. L’alimentation du système de gestion des documents s’est déroulée étape par étape et bat toujours son plein. 
En outre, numériser tout le monde n’est pas une sinécure. Ce ne sont pas les citoyens, entreprises ou associations qui donnent leur autorisation de recevoir des lettres via l’eBox (la boîte aux lettres électronique sécurisée pour les documents gouvernementaux). Et tout le monde n’a pas un ordinateur ou les bonnes compétences numériques. C’est pourquoi ils reçoivent toujours leurs documents par courrier classique, alors que tout en arrière-plan est fait numériquement, via le service de documentation MAGDA. Afin de promouvoir son utilisation, la Flandre, en collaboration avec la ville de Roulers, sensibilise et apporte son soutien.
La ville de Roulers cherchait une solution pour centraliser ses flux de documents sortants. Grâce à une collaboration fructueuse avec l’Agence de l’Information en Flandre et Cronos Public Services, la ville de Roulers en récolte aujourd’hui les fruits. « L’intégration du service de documentation MAGDA a un potentiel énorme, nous sommes heureux de bien nous en sortir », conclut Geert Sinnaeve.
La cerise sur le gâteau
La ville de Roulers et ses partenaires externes, dont Cronos Public Services, ont tapé dans le mille à deux reprises en très peu de temps.
La ville de Roulers et l’Agence de l’Information en Flandre ont été récompensées du V-ICT-OR « Gouden Byte » pour la mise en œuvre du nouveau service de documentation MAGDA, clé de voûte de la stratégie documentaire. Le beau couronnement d’une intégration avec beaucoup de potentiel, et cela en tant que première administration locale en Flandre ! 
Avec le projet d’exploration de données « Un service rendu plus efficace grâce aux données », la ville a également remporté le prix Agoria Smart City Award pour le meilleur projet de ville intelligente! « Ce titre est une belle récompense, la confirmation que nous sommes sur la bonne voie, et que Roulers est un véritable exemple numérique pour d’autres villes et communes », déclare fièrement Kris Declercq, bourgmestre de la ville de Roulers.
« L’expérience passée avec le service en faisait le partenaire idéal pour nous soutenir. Cronos possède les connaissances fonctionnelles et techniques nécessaires pour se connecter aux services MAGDA. De plus, en faisant appel aux trois centres de compétence Cronos chacun au bon moment, nous avons toujours eu accès à l’expertise nécessaire », déclare Geert Sinnaeve.
