Service de documentation MAGDA : le facteur numérique de la ville de Roulers
Le pic du numérique. Cela pourrait être la devise des mois de crise passés. La ville de Roulers y est fortement engagée. Afin d’automatiser l’envoi de documents, à partir d’un service numérique unique, la ville a intégré le Service de documentation MAGDA. Avec l’aide de l’Agence de l’Information en Flandre (Informatie Vlaanderen) et de Cronos Public Services, la ville a fait un pas de plus vers l’avenir.
Avec le Service de documentation MAGDA, l’Agence de l’Information en Flandre (Informatie Vlaanderen) offre à ses institutions publiques un service numérique unique pour envoyer tous leurs documents en toute sécurité. Cela peut concerner les citoyens, les entreprises et les organisations, mais aussi la communication entre pouvoirs publics. Dans la mesure du possible, les documents sont envoyés numériquement à l’eBox. Si ce n’est pas une bonne option ou si le client en question préfère autre chose, le document est automatiquement imprimé et livré à l’adresse postale classique. En intégrant le service avec les différentes sources de documents d’une ville, par exemple, l’envoi de lettres ou de documents se fait automatiquement. De plus, tout est fait de manière sûre, fiable et conforme à la législation sur la protection de la vie privée.
« Vous pouvez le voir comme un facteur numérique qui récupère tous les documents possibles dans notre système de gestion documentaire Alfresco et qui fait le reste du travail pour nous. Amendes SAC, lettres fiscales, courriers recommandés, règlements de garde d’enfants, factures du logiciel de comptabilité, pour ne citer que quelques exemples : le Service de documentation MAGDA se charge de leur envoi. Ainsi, tout arrive correctement à la bonne partie », explique Geert Sinnaeve, directeur ICT Shared Services Group de la ville de Roulers.
La bonne personne au bon endroit
La ville de Roulers n’a pas hésité à prendre le train en marche de l’Agence de l’Information en Flandre. Afin de garantir la qualité des données du système de gestion des données de la ville, des connexions avec notamment les services à la personne MAGDA ont été établies plus tôt. Intégrer également le service de documentation sonnait comme de la musique à nos oreilles. Pour soutenir l’intégration du Service documentaire MAGDA, la ville a fait appel à Cronos Public Services.
« L’expérience passée avec le service en faisait le partenaire idéal pour nous soutenir. Cronos possède les connaissances fonctionnelles et techniques nécessaires pour se connecter aux services MAGDA. De plus, en faisant appel aux trois centres de compétence Cronos chacun au bon moment, nous avons toujours eu accès à l’expertise nécessaire », déclare Geert Sinnaeve.
En consultation avec l’équipe d’exploration de données de la ville de Roulers, l’équipe a déterminé les exigences pour l’intégration du Service de documentation MAGDA dans le paysage technologique existant de la ville. Les éléments les plus importants de ce paysage : le système de gestion documentaire Alfresco et la plateforme d’intégration Talend. L’équipe IntoData est ensuite entrée dans la phase de développement avec une architecture mise au point par RKITEK. Formica a apporté son soutien à la mise en place d’Alfresco. Leur objectif commun ? Transmettre des documents au canal souhaité dans le service de documentation, par exemple l’eBox, à partir d’un modèle de données Alfresco et via la plateforme Talend.
Des progrès dans de nombreux domaines
« Un système entièrement numérique offre à la ville de nombreux avantages. Sur le plan financier, nous nous améliorons grâce à la baisse des coûts postaux et à la diminution du nombre d’heures de travail. De plus, l’efficacité numérique nous permet de passer plus rapidement à l’action. Maintenant, les “next business day” se transforment en “next second” », explique Geert Sinnaeve.
On peut parler de changement rapide : six mois après le début du projet, les premiers documents ont été transmis avec succès à l’environnement d’acceptation eBox. Après la phase de test, il est prévu de passer à la production. Pour chaque type de document, le service est d’abord déployé pour un groupe test, puis pour l’ensemble du groupe cible. Avec le temps, de nouvelles fonctionnalités seront également ajoutées, par exemple pour contrôler de nouvelles sources. On ne peut pas encore dire adieu à toutes les étapes de la communication sur papier, mais on espère pouvoir le faire à l’avenir.
Comme sur des roulettes
Bien sûr, le projet comporte également de nombreux défis. La collaboration avec différents partenaires, à l’intérieur et à l’extérieur de l’institution, n’est pas toujours évidente. Pourtant, tout s’est passé comme sur des roulettes en coordination avec la ville de Roulers. Cela a permis aux experts d’apporter leur contribution sans se perdre dans le projet. Un autre défi est que tous les documents doivent être mis à disposition sous forme numérique. L’alimentation du système de gestion des documents s’est déroulée étape par étape et bat toujours son plein.
En outre, numériser tout le monde n’est pas une sinécure. Ce ne sont pas les citoyens, entreprises ou associations qui donnent leur autorisation de recevoir des lettres via l’eBox (la boîte aux lettres électronique sécurisée pour les documents gouvernementaux). Et tout le monde n’a pas un ordinateur ou les bonnes compétences numériques. C’est pourquoi ils reçoivent toujours leurs documents par courrier classique, alors que tout en arrière-plan est fait numériquement, via le service de documentation MAGDA. Afin de promouvoir son utilisation, la Flandre, en collaboration avec la ville de Roulers, sensibilise et apporte son soutien.
La ville de Roulers cherchait une solution pour centraliser ses flux de documents sortants. Grâce à une collaboration fructueuse avec l’Agence de l’Information en Flandre et Cronos Public Services, la ville de Roulers en récolte aujourd’hui les fruits. « L’intégration du service de documentation MAGDA a un potentiel énorme, nous sommes heureux de bien nous en sortir », conclut Geert Sinnaeve.
La cerise sur le gâteau
La ville de Roulers et ses partenaires externes, dont Cronos Public Services, ont tapé dans le mille à deux reprises en très peu de temps.
Avec le projet d’exploration de données « Un service rendu plus efficace grâce aux données », la ville a également remporté le prix Agoria Smart City Award pour le meilleur projet de ville intelligente! « Ce titre est une belle récompense, la confirmation que nous sommes sur la bonne voie, et que Roulers est un véritable exemple numérique pour d’autres villes et communes », déclare fièrement Kris Declercq, bourgmestre de la ville de Roulers.
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« L’expérience passée avec le service en faisait le partenaire idéal pour nous soutenir. Cronos possède les connaissances fonctionnelles et techniques nécessaires pour se connecter aux services MAGDA. De plus, en faisant appel aux trois centres de compétence Cronos chacun au bon moment, nous avons toujours eu accès à l’expertise nécessaire », déclare Geert Sinnaeve.
