Service de documentation MAGDA : le facteur numérique de la ville de Roulers

Le pic du numérique. Cela pourrait être la devise des mois de crise passés. La ville de Roulers y est fortement engagée. Afin d’automatiser l’envoi de documents, à partir d’un service numérique unique, la ville a intégré le Service de documentation MAGDA. Avec l’aide de l’Agence de l’Information en Flandre (Informatie Vlaanderen) et de Cronos Public Services, la ville a fait un pas de plus vers l’avenir.

Avec le Service de documentation MAGDA, l’Agence de l’Information en Flandre (Informatie Vlaanderen) offre à ses institutions publiques un service numérique unique pour envoyer tous leurs documents en toute sécurité. Cela peut concerner les citoyens, les entreprises et les organisations, mais aussi la communication entre pouvoirs publics. Dans la mesure du possible, les documents sont envoyés numériquement à l’eBox. Si ce n’est pas une bonne option ou si le client en question préfère autre chose, le document est automatiquement imprimé et livré à l’adresse postale classique. En intégrant le service avec les différentes sources de documents d’une ville, par exemple, l’envoi de lettres ou de documents se fait automatiquement. De plus, tout est fait de manière sûre, fiable et conforme à la législation sur la protection de la vie privée.

« Vous pouvez le voir comme un facteur numérique qui récupère tous les documents possibles dans notre système de gestion documentaire Alfresco et qui fait le reste du travail pour nous. Amendes SAC, lettres fiscales, courriers recommandés, règlements de garde d’enfants, factures du logiciel de comptabilité, pour ne citer que quelques exemples : le Service de documentation MAGDA se charge de leur envoi. Ainsi, tout arrive correctement à la bonne partie », explique Geert Sinnaeve, directeur ICT Shared Services Group de la ville de Roulers.

La bonne personne au bon endroit

La ville de Roulers n’a pas hésité à prendre le train en marche de l’Agence de l’Information en Flandre. Afin de garantir la qualité des données du système de gestion des données de la ville, des connexions avec notamment les services à la personne MAGDA ont été établies plus tôt. Intégrer également le service de documentation sonnait comme de la musique à nos oreilles. Pour soutenir l’intégration du Service documentaire MAGDA, la ville a fait appel à Cronos Public Services.

« L’expérience passée avec le service en faisait le partenaire idéal pour nous soutenir. Cronos possède les connaissances fonctionnelles et techniques nécessaires pour se connecter aux services MAGDA. De plus, en faisant appel aux trois centres de compétence Cronos chacun au bon moment, nous avons toujours eu accès à l’expertise nécessaire », déclare Geert Sinnaeve.

En consultation avec l’équipe d’exploration de données de la ville de Roulers, l’équipe a déterminé les exigences pour l’intégration du Service de documentation MAGDA dans le paysage technologique existant de la ville. Les éléments les plus importants de ce paysage : le système de gestion documentaire Alfresco et la plateforme d’intégration Talend. L’équipe IntoData est ensuite entrée dans la phase de développement avec une architecture mise au point par RKITEK. Formica a apporté son soutien à la mise en place d’Alfresco. Leur objectif commun ? Transmettre des documents au canal souhaité dans le service de documentation, par exemple l’eBox, à partir d’un modèle de données Alfresco et via la plateforme Talend.