Le gouvernement belge n’hésite pas à investir massivement dans les nouvelles technologies afin de travailler plus efficacement et d’améliorer la prestation de services à tous les niveaux. C’est dans l’optique de fluidifier le travail de l’administration du personnel de quelques dizaines de départements du gouvernement fédéral que PersoPoint a été mis à contribution. La transition des données du personnel est une prouesse technique. Pour y parvenir, PersoPoint a trouvé l’expertise nécessaire notamment auprès de Cronos Public Services.
PersoPoint fait office de secrétariat pour l’administration du personnel et le versement des salaires du gouvernement fédéral. Jusqu’à il y a quelques années, chaque service public était responsable de la gestion de son personnel et du versement de ses salaires. L’ambition du gouvernement est donc de rassembler ces différents systèmes et données au sein de PersoPoint, et ce d’ici 2024. Au total, ce sont une soixantaine de départements qui sont concernés : des Services publics fédéraux (SPF) et des Services publics de programmation (SPP) aux institutions scientifiques, en passant par la Cour des comptes et le Conseil d’État. PersoPoint ne se contente pas seulement de centraliser les données relatives au personnel, mais fournit également une prestation de services rationalisée de haute qualité, soutenue par les dernières applications technologiques.
La transition des données vers un seul système de gestion du personnel constitue la base à partir de laquelle sont, entre autres, calculés les salaires. « En tant que secrétariat, nous offrons non seulement des services, mais nous fournissons également aux décideurs politiques et aux départements RH les outils nécessaires pour travailler plus efficacement », explique Liliane Verreyen, directrice de PersoPoint. « Toutes les données relatives au personnel sont centralisées dans un logiciel qui automatise les processus administratifs et dont nous sommes responsables. Il est également important que les dirigeants des services publics puissent consulter ces données afin de mettre en œuvre leurs politiques ou encore d’être en mesure de rédiger des rapports. C’est la raison pour laquelle nous avons mis en place un stockage de données centralisé pour que les utilisateurs autorisés aient accès à des données correctes. »
PersoPoint est en constante évolution. C’est pourquoi, sur le plan opérationnel, un vrai travail de réflexion et essentiel. Il existe 70 000 dossiers pour le calcul des salaires, et chaque « intégration » d’un service public représente une partie non négligeable de la transition des données. Les changements techniques sont entre les mains de chefs de projet internes qui, en collaboration avec des fournisseurs externes tels que Cronos, élaborent des solutions pratiques. Dans le cadre d’un projet de cette ampleur, la communication n’est pas un concept vide de sens. La mise en place d’un stockage de données agissant comme environnement de reporting a sollicité l’appui du Business Intelligence Competence Center (BICC) au sein du SPF BOSA. Veerle Peijffers, chef de projet chez PersoPoint, souligne : « Nous avons dû aligner différents points de vue et expertises. Il s’agissait d’un véritable défi sur les plans structurel et pratique, sans parler des besoins génériques et spécifiques que nous devions coordonner. Pour ce faire, la collaboration avec le BICC était primordiale. Avec Cronos, nous avons également organisé un hackathon qui s’est avéré très utile. »
Le passage à PersoPoint ne modifie pas seulement la dynamique des services gouvernementaux concernés : il offre également un large éventail d’avantages qui portent déjà leurs fruits aujourd’hui et qui garantiront une efficacité encore plus grande à l’avenir. Liliane Verreyen déclare: « En fusionnant les différents systèmes de gestion du personnel en un seul outil pratique, nous pouvons atteindre une standardisation maximale afin que les processus se déroulent de manière plus uniforme. Si l’expertise et les connaissances étaient autrefois réparties dans tout le gouvernement, elles sont désormais plus centralisées. Et si les réglementations viennent à changer, nous n’avons qu’à les rassembler en un seul endroit. La prestation de nos services n’en est que plus efficace. Et nous semblons être devenus une source d’inspiration, car d’autres gouvernements, et même d’autres pays tels la Tunisie et la Roumanie, s’intéressent à notre façon d’aborder la situation. »
L’année prochaine sera une année clé pour PersoPoint. Ce sera au tour de deux grands SPF, le SPF Justice et le SPF Finances, de faire la transition. Mais attention, il ne s’agit pas toujours de grandes organisations. De petits musées avec un nombre limité de collaborateurs peuvent, eux aussi, bénéficier de PersoPoint. L’architecture a été pensée et élaborée de manière modulaire afin de pouvoir facilement évoluer avec son temps. Cronos a là aussi un rôle important à jouer. Veerle Peijffers témoigne : « Grâce à leur expérience tirée d’autres projets, ils peuvent nous fournir un soutien continu. Je trouve que leur approche pragmatique et sensée ainsi que leur communication directe sont une véritable plus-value. Ils peuvent également réagir très rapidement face à des défis inattendus. Nous sommes une équipe diversifiée : les experts internes et externes pensent et agissent main dans la main. L’objectif est désormais d’élargir, ensemble, le stockage des données et de le rendre plus simple d’accès afin de nous diriger, conjointement au SPF BOSA, vers une source stratégique de données dont pourraient se servir tous les services publics. »
