Le Cycle de Politique et de Gestion (CPG) impose des règles claires, mais aussi strictes, en matière d’évaluation et de planification interne. Comment concilier ces exigences avec des rapports réellement utiles pour vos propres collaborateurs ?
C’est la question que s’est posée la Commission communautaire flamande (Vlaamse Gemeenschapscommissie, VGC). Elle y a répondu en collaborant avec nos experts d’EpicData. Ensemble, nous avons transformé un paysage fragmenté de fichiers Excel en une plateforme centralisée de reporting CPG. Une solution qui ne sert pas uniquement au pilotage opérationnel et au management, mais qui permet aussi aux utilisateurs d’explorer facilement les données en profondeur.
En tant qu’acteur néerlandophone clé à Bruxelles, la VGC soutient un large réseau allant des écoles et clubs sportifs aux organisations du secteur du bien-être. Avec plus de 1200 collaborateurs et des domaines d’action très variés, disposer d’une vue d’ensemble claire est loin d’être un luxe. Les directives CPG en fournissent le cadre, mais leur mise en œuvre n’était pas toujours fluide dans la pratique.
Les données étaient dispersées entre différents systèmes et silos. Pour obtenir une vue globale, il fallait souvent exporter et combiner manuellement les informations. Outre la perte de temps, cela générait aussi de l’incertitude. Pour une organisation qui se veut agile et efficace, cette fragmentation constituait davantage un frein qu’un levier.
La technologie ne constitue que rarement une solution en soi. C’est pourquoi EpicData a opté pour une approche ancrée dans la réalité du terrain. Plutôt que de développer immédiatement des tableaux de bord, les équipes ont commencé par analyser le quotidien de quatre départements clés : la comptabilité, le budget, les achats et les centres communautaires.
Leurs besoins spécifiques ont été cartographiés selon trois dimensions : opérationnelle, réglementaire et stratégique. Cet exercice approfondi demande des efforts, mais il s’est rapidement avéré payant.
Il a permis de mettre en lumière des points de friction qui seraient restés invisibles avec une approche purement technologique. Nous avons ainsi obtenu une vision complète des besoins réels de l’organisation, indépendamment des contraintes techniques. Pour certains enjeux, une nouvelle technologie s’imposait ; pour d’autres, une optimisation des processus existants suffisait.
Un facteur clé d’accélération dans ce projet a été l’exploitation optimale de CEVI, le système de gestion financière de la VGC. En tirant intelligemment parti de leur datawarehouse (Symphony BI), nous avons pu analyser, structurer et relier beaucoup plus rapidement les données sources complexes aux rapports adéquats.
Aujourd’hui, la VGC dispose d’un environnement qui n’est pas seulement fiable, mais qui apporte (surtout) de la sérénité aux utilisateurs. Tous les rapports sont centralisés en un seul endroit et sont automatiquement mis à jour chaque nuit. La recherche interminable de la version la plus récente appartient désormais au passé.
Le principal gain réside dans la facilité d’utilisation. Les collaborateurs n’ont pas besoin d’être des experts en data pour s’y retrouver. Grâce à des filtres intelligents, les responsables budgétaires peuvent par exemple consulter instantanément leurs propres budgets, même en cas de clés budgétaires partagées. Quelques filtres standards et des explications claires suffisent pour accéder rapidement aux informations pertinentes, sans se perdre dans des données inutiles.
Les fondations sont désormais solides. La phase finale de validation est en cours, mais les effets de la nouvelle plateforme sont déjà visibles.
Initialement conçu pour les services centraux, le système est prêt à être étendu aux équipes décentralisées, afin qu’elles puissent elles aussi en bénéficier pleinement. Ce projet démontre clairement que le reporting réglementaire ne doit pas être perçu comme une contrainte. Au contraire, il constitue un socle solide pour une gestion opérationnelle efficace et un pilotage clair.
