De VVSG is de kennisdeler, netwerkbouwer en belangenbehartiger van lokale besturen in Vlaanderen. Die rollen vervult de organisatie steeds vaker digitaal, waardoor de nood aan een solide digitale infrastructuur zich aandiende. Wat begon als het ontwerpen van een nieuwe website, groeide uit tot de ontwikkeling van een geïntegreerd platform dat informatie toegankelijk maakt, samenwerking versterkt en de leden centraal stelt. Samen met Cronos Public Services werkte de VVSG aan het fundament voor haar digitale werking.
De Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) is de ledenorganisatie van alle Vlaamse steden en gemeenten. Ze vertegenwoordigt niet alleen de 285 lokale besturen in Vlaanderen, maar ook bijna alle politiezones, tientallen hulpverleningszones, autonome gemeentebedrijven, welzijnsverenigingen en intergemeentelijke samenwerkingen. Als spreekbuis en steunpilaar van het lokale bestuur wil de VVSG haar leden versterken door kennis te delen, hun belangen te verdedigen en netwerken uit te bouwen. Kortom: de VVSG is de trouwe supporter van alles wat lokaal beweegt.
De vorige website van de VVSG werd gelanceerd als een ambitieus kennisnetwerk, bedoeld om de drie kernrollen van de organisatie – kennisdeling, leden verbinden en belangen behartigen – op één digitaal platform samen te brengen. In de praktijk werd het platform met de tijd minder gebruiksvriendelijk gevonden. Veel medewerkers vonden het complex, waardoor kennisdeling stokte of volledig bij het team communicatie terechtkwam. Bovendien was het systeem vrijwel volledig op maat ontwikkeld, waardoor elke aanpassing of nieuwe functionaliteit apart geprogrammeerd moest worden, wat een duur en foutgevoelig proces was.
Vanuit de directie kwam het signaal om de bestaande website te vervangen. Interne gesprekken brachten echter bredere noden aan het licht. Zo beschikte de organisatie bijvoorbeeld niet over een centraal systeem voor Customer Relationship Management (CRM), waardoor informatie verspreid zat over verschillende diensten en tools. Dit maakte het moeilijk om data efficiënt te beheren en te delen. Wat begon als een wens voor een nieuwe website evolueerde naar een ambitieus plan voor een geïntegreerd platform. Daarom ging de VVSG op zoek naar een partner die verder kijkt dan technologie alleen en ook strategisch kan meedenken. Zo kwam ze terecht bij Cronos Public Services. Wij schakelden onze experten in van UXMen, The Digitals, Noest, Infront, Calibrate, Arxus, CloudFuel en Induxx.
De VVSG vertrok bij de ontwikkeling van het nieuwe platform vanuit de behoeften van de eindgebruikers. Om die goed in kaart te brengen, voerden we op verschillende manieren gebruikersonderzoeken uit. Zo werden bezoekers van de website bevraagd en werd een uitgebreide vragenlijst verspreid via de nieuwsbrieven. Ook tijdens Expeditie K (de huidige VVSG-Trefdag) verzamelden we inzichten. Vervolgens werden verschillende doelgroepen afgebakend en betrokken in focusgroepen, waaronder medewerkers van de VVSG zelf. Op basis van al deze input ontwikkelden we een duidelijke visie: wat moet het nieuwe platform mogelijk maken en hoe kan het concreet bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie?
Bij de uitwerking van het nieuwe platform vertrok de VVSG vanuit een eigen datamodel, met het datawarehouse als centrale bouwsteen. Dat moest gekoppeld worden aan een CRM, een vernieuwde website en het bestaande inschrijvingssysteem voor opleidingen en evenementen. Het vermijden van gefragmenteerde, losstaande oplossingen was essentieel. Parallel aan de opbouw van het datawarehouse zijn we gestart met de implementatie van Microsoft Dynamics als CRM-systeem, zodat alle data ook centraal beschikbaar is met het oog op toekomstige migraties.
Intern gingen verschillende werkgroepen aan de slag om de functionele behoeften scherp te stellen. Zo focuste de werkgroep Toegankelijkheid op het garanderen van een inclusieve website die voor alle gebruikers optimaal bruikbaar is. De werkgroep Subsites onderzocht hoe de VVSG als centrale organisatie met dochter- en zusterstructuren – die tot voor kort met aparte websites en logins werkten – kan evolueren naar één gedeelde structuur. Op basis van de input uit alle werkgroepen formuleerden we concrete wensen en vereisten. Die vormden het uitgangspunt voor het uiteindelijke architectuurmodel.
Begin 2024 zijn we gestart met de effectieve bouw van de nieuwe Drupal-website. Daarbij kozen we voor een Azure-infrastructuur en voor Bynder als centraal systeem voor het beheer van digitale bestanden (Digital Asset Management-systeem). Halverwege dat jaar lanceerden we intern een eerste versie, zodat medewerkers het nieuwe systeem konden leren kennen en gebruiken. De officiële go-live volgde op 12 december 2024, na een verdere ontwikkelfase waarin ook inhoudelijk werd gewerkt aan de invulling van de website.
Tijdens de ontwikkelfase greep de VVSG de kans om haar volledige content kritisch te herbekijken. De inzichten uit gebruikersonderzoeken en -testen waren daarbij een waardevolle leidraad. Ze maakten duidelijk waar bezoekers op vastliepen en waar de informatie beter kon. Om al hun leden correct en inclusief te informeren is helder en begrijpelijk schrijven van groot belang voor de VVSG. Daarom ontwikkelden we een contentmatrix en een heldere contentstrategie, met aandacht voor schrijfstijl, doelgroepen en toegankelijkheid. Alle content werd herschreven in lijn met deze afspraken én afgestemd op de nieuwe informatiearchitectuur van de website. Het resultaat is een toegankelijke en gebruiksvriendelijke website met duidelijke taal en een tone of voice die aansluit bij de noden van lokale besturen en hun medewerkers.
Het platform is intussen live, maar daar stopt het werk niet. We voeren nog steeds optimalisaties uit, onder meer op basis van gebruikersfeedback. De interactie met gebruikers is sindsdien merkbaar toegenomen, en dankzij de flexibele structuur kunnen inhoudelijke aanpassingen snel worden doorgevoerd, wat de responsiviteit en relevantie van het platform versterkt. Bovendien kunnen leden zich nu eenvoudig aanmelden via Entra ID, de identiteits- en toegangsbeheerdienst van Microsoft, met hun eigen Microsoft 365-inloggegevens, nadat ze zich hebben geregistreerd.
Daarnaast zijn er ook nog heel wat dromen voor de toekomst: denk maar aan gepersonaliseerde inhoud op basis van het profiel en de interesses van de gebruiker of een intelligente chatbot die automatisch antwoorden kan geven op veelgestelde vragen. Voorlopig blijft dat nog toekomstmuziek, maar de VVSG houdt samen met de experten van Cronos Public Services, UXMen, The Digitals, Noest, Infront, Calibrate, Arxus, CloudFuel en Induxx de vinger aan de pols om antwoorden te blijven bieden op wat er leeft bij medewerkers en leden.
Athumi speelt een sleutelrol in de Vlaamse data-economie. Het overheidsbedrijf heeft de wettelijke opdracht om persoonsgegevens en gevoelige bedrijfsdata slim en veilig te verwerken, met behoud van volledige controle en transparantie voor wie zijn data via haar diensten en partners deelt. Vertrouwen is immers essentieel voor datatoepassingen. Cronos Public Services helpt Athumi daarbij door de veilige opzet van haar Confidential Compute-infrastructuur te attesteren.
