Drupal 8 met een focus op user experience (UX) voor zeven nieuwe websites bij Sint-Niklaas

Stad Sint-Niklaas vond dat het hoog tijd was om hun bestaande webplatform te moderniseren. Met zeven nieuwe websites, ontwikkeld in Drupal 8 en uitvoerig getest door hun doelpubliek, begint de stad nu aan een nieuw digitaal tijdperk waarin service design en user experience centraal staan.

Jeroen Aps leidt het project langs de kant van stad Sint-Niklaas, geflankeerd door Tine De Schryver. Het energieke duo vertelt over hun interne aanpak en de samenwerking met de Cronos Groep. Calibrate stond in voor het technische luik en Leap Forward voor de user experience en het visual design.

De klantbeleving staat centraal

Eind 2015 zagen we dat ons webplatform aan een update toe was. Niet enkel het technische luik, maar ook de invalshoek werd onder handen genomen. Zo maken we de kanteling naar de klant en voorzien we de informatie die onze klanten nodig hebben. Aangezien het over meerdere websites en een opdrachtencentrale ging, werd het een project met meerdere uitdagingen. Om die reden hebben we driemaandelijkse stuurgroepvergaderingen waar we samen het project op een open en constructieve manier bespreken. Ook Annie Pinxten, Cronos Public Services Operations Manager, helpt ons daarbij. Zij heeft een helicopterview die alles in goede banen leidt”, vertelt Jeroen

In februari 2017 werd het bestek toegewezen aan de Cronos Groep en konden ze starten met de ontwikkeling van drie doelgroepwebsites (toeristen, inwoners en ondernemers) en vier cultuurwebsites (bibliotheek, musea en muziek- en kunstacademie). De focus ligt nu op de klanten, de reis die ze maken op de website en de informatie die ze nodig hebben.

Drupal 8 vormt het technisch draagvlak voor de websites. Het merendeel van de websites van stad Sint-Niklaas draait momenteel op Drupal 6, maar het team gaat voor een future-proof systeem waarbij ze moeilijkheden counteren met creatieve oplossingen. Ze wilden geen websites ontwikkelen in Drupal 7 als er al een Drupal 8 was. Daarnaast heeft deze nieuwe versie een set tools en koppelingen die heel veilig zijn en de toegankelijkheid vergroten. Ideaal voor het project.

Cronos heeft een hecht team en een duidelijke methodologie, we wisten altijd wat er wanneer ging gebeuren of wat ze van ons verwachtten. Ook de straight forward approach van Cronos sluit heel goed aan bij Jeroen en mij”, zegt Tine.

Relevante en menselijke informatie als speerpunt

Voor elke website wordt een boomstructuur opgesteld met hoofdcategorieën en thema’s, telkens bekeken vanuit het perspectief van de klant. Dit vormt de basis voor de content.

Leap Forward heeft verschillende workshops gegeven om tot die boomstructuur te komen en de workshops worden nu per website intern bij Sint-Niklaas doorgezet. De workshops worden goed onthaald en zijn verrijkend voor iedereen. Daarbuiten informeren Jeroen en Tine ook hun collega’s via interne campagnes over de verschillende stappen die elke website doorloopt. Sint-Niklaas betrekt zo iedereen en creëert een samenwerkingsklimaat.

Na de boomstructuur volgen de wireframes, het skelet van de website. “We zijn altijd benieuwd naar de mening van onze klanten. Voor elke website stellen we een testteam op met werkelijke klanten. Deze laten we een uur los op ‘clickable prototypes’, wireframes die ongeveer functioneren zoals een website dankzij het programma InVision. Ze krijgen zoekopdrachten en moeten het antwoord zoeken op de website om zo de gebruiksvriendelijkheid te testen. Hun feedback is vitaal en deze nemen we mee in de definitieve uitwerking van de website”, vertelt Jeroen.

Het voortraject en de realisatie van de websites wordt door Jeroen en Tine gecoördineerd. Van zodra een website live staat, houdt een redactieteam van 2 webmasters en 6-7 redacteurs de content up-to-date. “Elke twee weken houden we een redactievergadering waarbij we afspreken welke informatie we in de kijker willen zetten op de website, wat er leeft in de actualiteit, en welke pagina’s onderhouden moeten worden. Omdat we elkaar zo vaak zien is er een sterke & leuke interactie. Ik denk dat we nu bijna de helft van alle medewerkers hier kennen”, lacht Tine.

Verhalen over echte mensen

Na de lancering van de eerste twee websites zijn er al heel veel lovende reacties binnen gekomen. De aanpak waarbij de websites gebruik maken van inspirerende verhalen trekt aan. “Op de ondernemerswebsite zetten we regelmatig een ondernemer in de kijker. In hun persoonlijk verhaal linken we door naar de inhoud van de website waarover de ondernemers vertellen (bv. premies) . Het is leuk en interessant voor die personen om op onze website te staan en wij hebben concrete, menselijke voorbeelden voor anderen, win-win. De verhalen bieden ons zo ook veel mogelijkheden om informatie met een frisse insteek te brengen!”, zegt Tine.

Op ‘Ontdek Sint-Niklaas’ verzamelt de stad alle informatie en nieuws over toerisme, winkelen, beleven & evenementen in de stad. Toeristen, ambassadeurs van onze stad en toeristische ondernemers komen er aan het woord en geven hun tips  voor een bezoek aan de stad.

Opdrachtencentrale

Bij stad Sint-Niklaas kan je intekenen op een opdrachtencentrale voor een servicegerichte en user-friendly website. Hiervoor hebben we een vijftal profielen opgesteld, van een microwebsite tot een portaalwebsite, elk met een aangepast tariefplan.

Sint-Niklaas gaat een roadshow opzetten ter promotie van de opdrachtencentrale, onder andere via Kortom vzw & VVSG. Verder zie je Jeroen of Tine misschien wel als spreker op het podium van ‘de dag van digitale communicatie’

Ook intern gaan we promotie maken voor de opdrachtencentrale. We geloven namelijk echt in service design en user experience. We willen de omschakeling maken van content die uit het management of het bestuur komt, naar content op vraag en op maat van de doelgroep van die dienst en website”, bevestigen Jeroen en Tine.