De Vlaamse Waterweg kiest met Microsoft Power Platform voor duurzame HR-digitalisering

Binnen Cronos Public Services zetten we volop in op het begeleiden van publieke organisaties bij hun digitale transformatie. Een mooi voorbeeld hiervan is het lopende project bij De Vlaamse Waterweg, waar we samen met ons competence center 2commit werken aan het stroomlijnen en automatiseren van complexe personeelsprocessen.

De Vlaamse Waterweg staat in voor het beheer, het onderhoud en de ontwikkeling van de bevaarbare waterwegen in Vlaanderen. Het beheer omvat ook de bruggen over de waterwegen en de gronden erlangs. Het netwerk dat De Vlaamse Waterweg beheert, telt meer dan 1.000 kilometer bevaarbare waterwegen en vormt een essentieel onderdeel van het logistieke en ecologische landschap in Vlaanderen.

Complexe personeelsprocessen

Binnen de organisatie verliepen de processen rond onboarding, offboarding en interne mobiliteit en de personeelsplanning tot voor kort grotendeels manueel, verspreid over verschillende afdelingen en Excelbestanden. Dit zorgde voor fragmentatie en een grote afhankelijkheid van handmatige input met een hoge graad van foutgevoeligheid. Om deze complexe personeelsprocessen te optimaliseren, deed De Vlaamse Waterweg een beroep op Cronos Public Services.

Power Platform als fundament voor vernieuwing

Samen met onze experten van 2commit koos De Vlaamse Waterweg voor het Microsoft Power Platform als technologische ruggengraat. Dit low-codeplatform biedt de mogelijkheid om snel en flexibel toepassingen te bouwen die aansluiten bij de specifieke noden van de organisatie, zonder te vervallen in zware maatontwikkeling. Onze experten nemen binnen dit project niet enkel de rol van ontwikkelaar op, maar fungeren ook als inhoudelijke sparringpartner en adviseur. Hun opdracht is om niet alleen oplossingen te bouwen, maar ook om De Vlaamse Waterweg te begeleiden in het scherpstellen van processen, het verhogen van datakwaliteit en het stimuleren van intern eigenaarschap over de uiteindelijke applicaties.

Toegang tot data

In de eerste fase van het project lag de focus op het verzamelen en structureren van de juiste data. Hiervoor werd het nodige gedaan om communicatie tussen het Power Platform en Vlimpers, het HR-platform van de Vlaamse overheid, mogelijk te maken. Dat was een cruciale stap om de basis te leggen voor de verdere automatisering van personeelsprocessen binnen de Vlaamse Waterweg.

Toepassingen bouwen rond de realiteit van de organisatie

In een volgende fase ontwikkelden we een reeks applicaties die elk een deelproces binnen het personeelsbeheer ondersteunen. Samen vormen ze een geïntegreerd geheel dat het volledige traject van personeelsplanning en -beheer omvat. Denk daarbij aan toepassingen voor het opstellen van personeelsplannen, het beheren van beschikbare en bezette posities, het goedkeuren van plannen, het opstellen van vacaturemeldingen en het opvolgen van rekruteringsbehoeften. Elke applicatie sluit aan op de concrete werking van De Vlaamse Waterweg en is zo opgebouwd dat de onderlinge communicatie tussen de tools vlot verloopt. Inmiddels zijn drie toepassingen succesvol opgeleverd en in gebruik genomen.

Procesoptimalisatie als hefboom voor datakwaliteit

Een belangrijke meerwaarde van het project is dat het een nieuwe manier van denken over processen en datakwaliteit stimuleert. Door de uitrol van het Power Platform werden de bestaande processen opnieuw bevraagd en geanalyseerd. Zijn de gegevens accuraat? Zijn alle stappen in het onboardingproces duidelijk? Welke verantwoordelijkheden zijn er bij een functiewijziging? Dit soort vragen kwamen opnieuw op tafel, wat leidde tot meer helderheid, een betere afstemming tussen afdelingen en correctere gegevens.

Het belang van slimme workflows

Momenteel ligt de nadruk op de ontwikkeling van een applicatie die het volledige onboarding-, offboarding- en crossboardingproces ondersteunt. Dit betekent dat we per functie en positie nauwkeurig in kaart brengen welke taken moeten worden uitgevoerd, door wie, en op welk moment. Denk aan het voorzien van een laptop, het bestellen van een badge, het installeren van software of het toekennen van een bedrijfswagen. Deze taken worden automatisch toegekend via e-mailnotificaties of via integraties met ticketingsystemen. Vooral het uitwerken van workflows rond crossboarding vraagt de nodige aandacht, omdat dit vaak gaat over complexe overgangssituaties zoals een functiewijziging, zwangerschapsverlof of langdurige ziekte.

Een agile aanpak met ruimte voor groei

Dit project wordt gekenmerkt door de agile werkwijze. In plaats van alles vooraf vast te leggen in strikte deliverables, kiezen we samen met De Vlaamse Waterweg voor een flexibele aanpak. Onderweg worden processen verfijnd, noden herbekeken en nieuwe inzichten omgezet in concrete oplossingen. Het vertrouwen in de expertise van 2commit en Cronos Public Services vormt hierbij het fundament. De samenwerking verloopt gestructureerd en in nauwe afstemming met alle betrokken diensten binnen de organisatie.

Vooruitblik op toekomstige uitbreidingen

De volgende stappen zijn al in voorbereiding. Zo werken we aan een uitbreiding van de bestaande toepassingen voor de onboarding en offboarding van externe medewerkers, en aan een digitaal platform waar nieuwe medewerkers hun gegevens en documenten kunnen aanleveren en raadplegen – zelfs nog vóór ze formeel in dienst treden. Ook deze toepassingen worden ontwikkeld binnen het Power Platform en sluiten naadloos aan bij de eerder gerealiseerde onderdelen.

Een partnerschap dat meer brengt dan technologie

Dit project bij De Vlaamse Waterweg toont aan hoe technologie, procesoptimalisatie en samenwerking hand in hand kunnen gaan. Door te vertrekken vanuit de noden van de organisatie, te kiezen voor een schaalbaar platform en volop in te zetten op kennisdeling, bouwen we samen aan een toekomstgerichte HR-aanpak. Bij Cronos Public Services geloven we sterk in dit soort partnerschappen: met een focus op resultaat, gedragen verandering en maximale meerwaarde voor de publieke sector.