Enabel is het Ontwikkelingsagentschap van de federale overheid. Het agentschap, met hoofdzetel in Brussel, beheert met 2000 medewerkers zo’n 170 ontwikkelingsprojecten in een twintigtal landen in Afrika en het Midden-Oosten. Om vlot te kunnen samenwerken over de grenzen heen, groeide de nood aan een gemeenschappelijk platform, ondersteund door experten en digitale oplossingen. Cronos Public Services hielp het agentschap met een voorstel op maat.
“Voor Biddit zijn we vertrokken vanuit de relatie van de notaris met de burgers, verkopers en kopers op openbare verkopen. Verschillende vragen werden vooropgesteld: wat kan er beter, wat is de meerwaarde van de makelaar en de notaris? Ons doel is om ervoor te zorgen dat de klanten (koper en verkoper) de juiste prijs krijgen en dat het hele proces op een transparante en duidelijke manier verloopt”, vertelt Christian.
Bij FedNot werd in augustus 2017 ‘outside-in’ gestart met de allereerste klantenworkshops. Eerst werden de behoeftes onder de loep genomen om vervolgens te beginnen met het service- en UX-design. Daarop volgde de bouw van het platform en het ter beschikking stellen van een helpdesk met verlengde openingstijden, met name in het weekend. Voor de productlancering en het aanspreken van de doelgroep werden marketing acties opgezet en uiteindelijk ging Biddit in april 2018 live voor een eerste test.
“Het is geen puur commercieel platform, er zit bij elke verkoop nog een notaris achter die alle juridische dingen regelt en die de koper en verkoper kent. Op die manier kan de transactie, die in feite tussen twee onbekende mensen plaatsvindt, in het volste vertrouwen gebeuren dankzij de notaris die als vertrouwenspersoon fungeert.. De notaris tekent ook mee de akte en hij of zij is dus mee verantwoordelijk voor het goede verloop. Het is een juridisch bindende verkoop, wat dit platform uniek maakt in heel Europa “, vervolgt Christian.
Met de automatisering van verschillende administratieve taken zal Biddit voor de 1150 notariaten en 9000 medewerkers ook een tijdbesparend effect hebben.
Test tot lancering
Tussen 12 en 18 juni vinden de eerste 50 openbare verkopen via het platform plaats. Potentiële kopers konden op voorhand de panden al consulteren, bezoeken en informatie inwinnen. Het is de bedoeling dat Biddit na de zomervakantie definitief wordt uitgerold en er wordt gemikt op 7000 verkopen in 2019.
De achterban bij FedNot is alvast enthousiast en ook externe partijen zijn heel positief. Biddit is transparant, snel en het is uiteraard gemakkelijk dat je eender waar een bod kan plaatsen: thuis, op het werk en via de app. FedNot hoopt zo de weerstand tegenover openbare verkopen weg te werken.
Een optimaal proces vol toegevoegde waarde
“Zes jaar geleden hebben we een gelijkaardig project geprobeerd waarbij we vertrokken vanuit de bestaande processen. Dit was helaas geen succes. We hebben nu een aantal bedrijven binnen de Cronos Groep betrokken, elk met hun eigen expertise en toegevoegde waarde”, vertelt Paul.
- Service design: Knight Moves
- UX-design: Monkeyshot
- Bouwen & testen platform: Slingshot, The Project Pilots, The Business Analysts & ToThePoint
- Hosting platform 24 x7: Hestia& OnTheSpot
- Branding & content creatie: Needle & Make Out (&KOO)
- Go to Market & lancering: Boson Content
- Productie en Coördinatie Dallas (&KOO)
- Blockchain POC: Trase, The Ledger
- API Management: Integration Designers
- AI: Craftworkz
“Het intern projectteam van IT’ers, juristen en communicatie experten wordt bijgestaan door het Cronos team waar nodig. Daarnaast hebben ze iemand van de Raad van Bestuur die superviseert en een business projectleider als eindverantwoordelijke. Er werd ook een ambassadeursgroep vanuit het Notariaat opgezet. Zij geven input in verband met het communicatiemateriaal dat ze nodig hebben en ze helpen definiëren wat het systeem praktisch en juridisch gezien moet kunnen.
Iedereen heeft intern ook een change management proces doorlopen zodat ze weten hoe Biddit werkt en hoe ze met kopers en verkopers moeten omgaan. Dit proces wordt ook ondersteund door de ambassadeurs.”
Christiaan bevestigt: “Dankzij het interne team is alles vlot verlopen. We zijn heel fier en ook dankbaar daarvoor. Biddit wordt bijvoorbeeld elke maand naar boven gebracht op de Raad van Bestuur, wat een extra push geeft. De goodwill is er en ook daardoor hebben we veel tijd gewonnen.”
Toekomstmuziek
FedNot is ook naast dit platform al een hele tijd bezig met digitalisering. Ze startte in 2000 met de automatisering van bepaalde processen, zoals het eNotariaat. Daarop volgend werden er specifieke applicaties gebouwd voor de automatisering van administratieve taken en het delen van informatie.
Omdat ze nu de interactie aangaan met de burger komen ze ook in de flow van AI en blockchain. Paul werd bij FedNot ‘in huis gehaald’ om hen klaar te stomen voor transformatie, innovatie en een goed risk management. De bedoeling is om de processen te vereenvoudigen en de diensten nog te verbeteren.
Hoe meer administratieve taken er geautomatiseerd worden, des te meer kan de notaris terug zijn toegevoegde waarde leveren: advies geven op mensenmaat. De notaris kan de verschillende opties vergelijken en persoonlijke aanvelingen doen omdat hij de context van de klant kent ( huwlijksvermogensrecht, vennootschapsrecht, famile situatie, persoonlijke situatie,..). Geen enkele technologie , ook niet blockchain, zal die relatie met de klant kunnen vervangen.
