Un environnement de travail numérique pour la commune de Puers-Saint-Amand

Depuis 2019, le gouvernement flamand encourage le plus possible les communes à fusionner. De cette manière, le gouvernement souhaite pouvoir proposer aux habitants une prestation de services plus efficace et une organisation plus robuste au niveau local. Les communes de Puers et Saint-Amand, dans la province d’Anvers, font partie de ces communes fusionnées. Mais comment une commune fusionnée s’y prend-elle pour coordonner sa communication interne ? Quelle structure informatique convient le mieux au nouveau contexte ? Et comment améliorer la collaboration sur le plan numérique ? Cronos Public Services a contribué à définir les lignes directrices du projet.

Peu après la fusion en 2019, Puers-Saint-Amand a dû faire face a un certain nombre de problèmes. Les documents étaient disséminés entre différents serveurs, il n’y avait pas d’intranet commun et les collaborateurs n’avaient pas toujours accès à des informations essentielles. Dans un premier temps, l’utilisation de SharePoint a permis de rationaliser quelque peu la communication. Mais en fin de compte, il a été décidé à la fin de l’année dernière de mettre en œuvre Microsoft Office 365 et Teams. Pour mener à bien cette mission, la commune fusionnée s’est mise à la recherche des partenaires adéquats et par l’intermédiaire de Cronos Public Services, elle a contacté The Flow Consulting. Ce centre de compétences de Cronos connaît parfaitement l’écosystème Microsoft et aide volontiers les organisations à optimiser en permanence leur fonctionnement quotidien.

Tineke Coeckelbergh, spécialiste en gestion de l’information et sécurité de l’information/DPD pour Puers-Saint-Amand, commente : « Nous avons immédiatement eu une bonne impression par rapport à leur approche et leur vision et nous avons décidé de nous engager dans un partenariat. Bien que nous ayons suffisamment de collaborateurs compétents en interne, il nous manquait des connaissances spécialisées pour la mise en place et le déploiement d’un environnement de travail numérique au sein de Office 365. Pour y remédier, notre collaboration avec The Flow Consulting s’est avérée un choix judicieux. En même temps, nous avons conservé le pouvoir de décision. »

Deux rythmes de travail

Tant sur le plan technologique qu’organisationnel, une fusion représente une transformation majeure. Puers-Saint-Amand a opté pour une approche verticale descendante, tout en impliquant l’ensemble des collaborateurs. « Quand la structure d’une organisation évolue, la direction donne l’exemple », commente Benny Van de Velde, Trusted Advisor chez The Flow Consulting. « Mais souvent, les organisations ne s’arrêtent pas assez à l’impact sur les collaborateurs. Par exemple, Microsoft Teams et un intranet peuvent être déployés assez rapidement, mais il faut laisser le temps aux utilisateurs de s’y habituer. De plus, sur le plan informatique, de nouvelles applications sortent presque chaque semaine. La commune de Puers-Saint-Amand a pris conscience de la nécessité de concilier ces deux rythmes de travail avec un système de gouvernance continue. Pour l’introduction d’Office 365, des ambassadeurs ont été désignés qui ont suivi une formation pour pouvoir accompagner leurs collègues. Ces ambassadeurs sont maintenant en première ligne pour l’équipe de projet. Cela montre que nous ne sommes pas de simples consultants qui font quelques retouches par-ci par-là, mais des guides qui montrent la voie. Chez The Flow, c’est toujours le client qui dicte le rythme. »

Voilà la Vedette !

Il va sans dire que la crise du coronavirus a également eu un impact. Au printemps, il a fallu procéder à la mise en œuvre accélérée de Microsoft Teams dans l’organisation. En raison des circonstances, il n’était plus possible d’organiser des ateliers physiques, mais Cronos Public Services a fait preuve de flexibilité et a mené à bien les formations en ligne. Le portail des collaborateurs – qui se substitue à l’intranet – a été définitivement concrétisé et lancé fin mai 2020 et s’est vu attribuer le nom officiel « De Vedette », en référence à la brasserie Moortgat de Puers. Tineke Coeckelbergh : « Les collaborateurs ont apprécié d’avoir voix au chapitre sur le nom à donner au portail. C’est le point d’accès par excellence à toutes les informations pertinentes pour l’organisation : l’annuaire (qui est qui), les actualités, les informations sur des sujets qui touchent au personnel, l’organigramme, les modèles de documents et l’identité visuelle, mais aussi des fichiers personnels et Teams. »

À l’avenir, De Vedette fera partie intégrante de Teams. Cela fera du portail un outil de travail centralisé et interactif avec des actualités, des documents, des espaces de collaboration, etc. Cette année, le défi consiste à proposer suffisamment de contenu pertinent. « C’est un peu comme un magazine en ligne », explique Benny Van de Velde. « Si vous ne publiez qu’un article une fois par semaine, vous n’aurez pas beaucoup de visiteurs. Il est donc important que les collaborateurs puissent aussi participer à la communication, par exemple avec un panneau d’affichage numérique qui permet de publier des messages plus personnels. Je pense qu’un tel portail peut être utile pour d’autres administrations et organisations : c’est un moyen de créer facilement une structure personnalisée avec un canal de communication centralisé. »

Bureau de gestion de projets : une app conviviale

Le projet a été planifié jusqu’en décembre 2024 : il reste donc encore de nombreuses étapes à parcourir. Puers-Saint-Amand mise sur l’optimisation, l’automatisation et la numérisation de certaines procédures au sein de l’organisation, par exemple pour la demande de billets de train ou pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs. Pour les chefs de projet au sein de la commune fusionnée, Cronos développe une app de bureau de gestion de projets (BGP) conviviale, tandis que Microsoft Intune doit permettre une gestion modernisée des PC, des smartphones et des tablettes. « Même après 2024, le travail ne sera pas terminé, car la numérisation est un processus dynamique », souligne Tieneke Coeckelbergh. « De plus, à ce stade, nous devrions avoir terminé la construction d’un nouveau centre administratif qui englobera tous les services. L’année prochaine, nous aurons un bon aperçu d’où en est notre environnement de travail numérique, mais aussi de l’état de la situation par rapport au travail à domicile et au nouveau centre administratif. »

Sur mesure pour chaque administration

La fusion entre les communes de Puers et Saint-Amand le prouve : il est possible de mener à bien de grandes transformations avec un budget modeste. Tineke Coeckelbergh : « Les environnements numériques peuvent être personnalisés d’après chaque profil d’organisation. Généralement, les administrations locales ont des connaissances limitées d’Office 365 et à ce niveau, Cronos apporte une plus-value importante. Nous aidons notamment à développer l’expertise interne, tout en suivant le rythme de l’administration. The Flow Consulting se compose de profils très divers qui peuvent contribuer à la gestion de projet, à l’analyse et à l’optimisation des procédures, au développement d’applications pour numériser et automatiser certains processus, à l’adoption de nouvelles technologies, etc. Leur plan d’approche se distingue par sa clarté, son professionnalisme et son accessibilité. Ils font preuve de beaucoup de flexibilité pour proposer des services véritablement sur mesure pour le client. »

« Le projet a été planifié jusqu’en décembre 2024, mais même alors, le travail ne sera pas terminé. La numérisation est un processus dynamique. »

— Tineke Coeckelbergh, spécialiste en gestion de l’information dans la commune de Puers-Saint-Amand