L’intégration de l’IA générative à l’OVAM : un parcours stratégique avec Microsoft Copilot

L’OVAM s’occupe quotidiennement de la gestion durable des déchets, des matériaux et des sols en Flandre. À des fins de modernisation et d’amélioration de son efficacité interne, l’OVAM a pris la décision d’intégrer Microsoft Copilot à son organisation. C’est donc en partenariat avec Cronos Public Services et nos experts de The Flow et MbarQ qu’un projet à phases multiples a été mis sur pied, dans le but de guider le personnel dans l’utilisation stratégique de l’IA générative, en toute sécurité.

L’OVAM, l’agence publique flamande des déchets (« Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij »), est responsable de la gestion durable des déchets et de l’assainissement des sols. Elle travaille avec les citoyens, les entreprises et les autorités locales. L’OVAM a pour objectif de réduire la production de déchets, de favoriser le recyclage, d’encourager la réutilisation des matériaux et d’assurer la qualité des sols. C’est grâce à des primes et subventions que l’OVAM aide différents groupes cibles à gérer de manière plus durable les matières premières, l’espace et l’environnement.

Une mise en œuvre sûre et efficace

Après avoir acquis une licence Microsoft Copilot, l’OVAM est partie en quête d’un partenaire qui puisse la guider dans une mise en œuvre sûre et efficace de l’IA générative au sein de l’organisation. C’est ainsi que la collaboration avec Cronos Public Services est née. Nos experts de MbarQ et The Flow offrent un soutien stratégique, mais aussi technique aux organisations : The Flow s’est focalisé sur le soutien aux membres du personnel détenteurs d’une licence, tandis que MbarQ a mis l’accent sur les autres collaborateurs ainsi que sur l’optimisation des procédures sous-jacentes. Ensemble, nous avons accompagné l’OVAM dans l’adoption et l’intégration de l’IA en proposant une approche humaine.

La mesure zéro comme point de départ

Dans le cadre de processus stratégiques, nous adoptons systématiquement une approche personnalisée, en partant toujours d’une mesure zéro. Grâce à une enquête ciblée, nous avons déterminé combien de collaborateurs utilisaient déjà l’IA générative, quels outils ils utilisaient et pour quelles tâches. D’après notre analyse, l’IA était déjà ancrée au sein de l’OVAM, mais son utilisation n’était pas encore au point. Ces informations nous ont servi de base pour suggérer une approche qui correspondait réellement aux besoins de l’OVAM.

Première phase : sensibilisation et présentation

Pendant la première phase du projet, nous avons sensibilisé et présenté brièvement l’IA générative avec Copilot comme application centrale. Nous avons abordé l’IA comme un partenaire d’entraînement personnel, dans le but que tous les membres de l’organisation y adhèrent. Au cours d’un webinaire créé sur mesure, nous avons expliqué ce qu’était l’IA générative, quel était son fonctionnement, ce qu’était un « prompt » (l’instruction donnée à l’IA), quels problèmes pouvaient survenir et comment l’utiliser de manière durable.

« La formation Copilot donnée par The Flow était excellente », déclara Christel Simoen de l’OVAM. « Une formation très claire, axée sur la pratique et donnée avec beaucoup d’enthousiasme. Leur approche était professionnelle et adaptée à nos besoins, ce qui a immédiatement permis de se mettre au travail avec confiance et perspicacité. »

Deuxième phase : amélioration de la productivité

Au cours de cette deuxième étape du projet, nous nous sommes penchés sur l’utilisation concrète de Copilot pour améliorer la productivité et simplifier les procédures. Nous avons commencé par des sessions d’inspiration au cours desquelles nous avons présenté au personnel les possibilités de l’IA et les avons sensibilisés à la différence entre Copilot et d’autres outils d’IA courants. La différence principale avec les autres outils, souvent gratuits, réside dans le fait qu’ils ne sont pas conçus pour traiter les données d’entreprise en toute sécurité. Il est primordial d’assurer la confidentialité des données sensibles, et surtout au sein d’une organisation publique. Copilot offre cette alternative sécurisée en étant intégré à l’environnement sûr de Microsoft.

Formations, communauté et coaching

Nous avons ensuite proposé des formations spécifiques par application (Word, PowerPoint, Outlook…), avec des exercices pratiques pour que les collaborateurs puissent expérimenter par eux-mêmes. Afin de stimuler le partage de connaissances, nous avons également lancé une communauté numérique où les collègues peuvent échanger leurs expériences et apprendre les uns des autres. Nous avons alors sélectionné des questions concrètes émanent de la communauté et les avons abordées lors des sessions de coaching, où nous avons cherché des solutions pratiques ensemble.

Troisième phase : revoir les procédures avec l’IA

Pendant cette troisième étape, l’accent a été mis sur le déploiement stratégique de l’IA. Avec l’OVAM, nous avons réfléchi à la valeur ajoutée de l’IA dans chaque département. Cette analyse a fait naître de nombreuses idées : de la création d’une messagerie instantanée à la possibilité pour l’IA de rassembler automatiquement des informations sur un sujet particulier et générer immédiatement une proposition sur la base de ces informations. Nous avons encouragé l’OVAM à réfléchir aux problèmes auxquels elle était confrontée aujourd’hui et à la façon dont elle pourrait utiliser l’IA pour améliorer l’efficacité des processus, tout en pensant à l’avenir.

Sessions-découverte et feuille de route

Au cours de la troisième phase du projet, nous avons principalement organisé des sessions-découverte après avoir interviewé les responsables de département. Au fil de ces sessions, nous avons exploré des cas concrets et analysé les procédures avec un regard critique. Ces cas furent présentés à l’OVAM et ont constitué la base d’un exercice commun autour de la feuille de route et de la stratégie. Nous avons ainsi posé les fondations d’une vision à long terme, permettant à l’OVAM d’intégrer progressivement l’IA au sein de son organisation.

« La collaboration avec MbarQ a été une bouffée d’air frais », a déclaré Christel Simoen de l’OVAM. « Leur attitude proactive, leur réelle implication et leur grande disponibilité ont vraiment fait la différence. Ils nous ont guidés dans toutes les étapes de l’élaboration d’une feuille de route bien pensée. En effet, ils nous ont aidés à identifier des cas pratiques pertinents, formulé des recommandations précieuses en matière de gouvernance et proposé des pistes concrètes pour la suite. Leurs conseils étaient fondés, structurés et particulièrement encourageants. La communication était claire et précise, ce qui a rendu cette collaboration agréable. »

Une approche soutenue et humaine

Tout au long du projet, nous nous sommes toujours basés sur les besoins du personnel, en nous efforçant d’offrir une expérience numérique optimale. Nous avons donc servi d’intermédiaire entre les utilisateurs finaux et les équipes techniques : nous avons traduit les besoins des utilisateurs en solutions techniques et, inversement, nous avons adapté la technologie pour qu’elle soit compréhensible et pertinente pour tous les membres de l’organisation. Par conséquent, nous nous sommes assurés que les collaborateurs comprennent le nouvel outil et sa valeur ajoutée dans leur propre environnement de travail, et nous avons veillé à ce que la mise en œuvre réponde entièrement aux exigences techniques, mais soit aussi pleinement soutenue par les équipes sur le terrain.

Vers une organisation durable

Les organisations qui n’ont pas encore intégré l’IA dans leur quotidien risquent d’être rapidement distancées. C’est pourquoi nous avons accompagné les employés de l’OVAM pour qu’ils maîtrisent efficacement l’utilisation de Copilot dans le cadre de leur travail, tout en encourageant la direction à adopter l’IA de façon sécurisée et stratégique au sein de l’organisation. Avec l’IA, nous monde évolue, et nous veillons à ce que les organisations en prennent conscience dès aujourd’hui.