Hoe OVAM generatieve AI integreert: een strategisch traject met Microsoft Copilot

OVAM werkt dagelijks aan een duurzaam beheer van afval, materialen en bodem in Vlaanderen. Om haar werking verder te moderniseren en de interne efficiëntie te versterken, besloot OVAM om Microsoft Copilot te integreren in de organisatie. Samen met Cronos Public Services en onze experten van The Flow en MbarQ werd een meerfasentraject opgezet, met als doel medewerkers te ondersteunen in het gebruik van generatieve AI op een veilige en strategische manier.

OVAM, de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij, is de organisatie die samen met burgers, bedrijven en lokale besturen werkt aan een duurzaam afval- en materialenbeheer en een propere bodem. OVAM helpt om afval te vermijden, stimuleert correct sorteren, zet in op het hergebruik van materialen en bewaakt de kwaliteit van de bodem. Via premies en ondersteuning helpt OVAM diverse doelgroepen om duurzamer om te gaan met grondstoffen, ruimte en milieu.

Een veilige en efficiënte implementatie

Nadat OVAM licenties had aangekocht voor Microsoft Copilot, gingen ze op zoek naar een partner die hen kon begeleiden bij een veilige en efficiënte implementatie van generatieve AI binnen de organisatie. Zo kwamen ze terecht bij Cronos Public Services. Onze experten van MbarQ en The Flow ondersteunen organisaties zowel strategisch als technisch: The Flow focuste op de begeleiding van medewerkers met een licentie, terwijl MbarQ zich richtte op de andere medewerkers en op het optimaliseren van de onderliggende processen. Samen begeleidden we OVAM bij de adoptie en integratie van AI vanuit een mensgerichte benadering.

Nulmeting als vertrekpunt

We werken altijd op maat van de organisatie, en bij strategische trajecten starten we steevast met een nulmeting. Via een gerichte bevraging brachten we in kaart hoeveel medewerkers al generatieve AI gebruikten, welke tools ze inzetten en voor welke taken. Uit die analyse bleek dat AI al zijn weg had gevonden binnen OVAM, maar dat het gebruik nog niet op punt stond. Deze inzichten vormden de basis voor een aanpak die echt aansloot bij de noden van OVAM.

Eerste fase: bewustmaking en introductie

Het eerste deel van het traject focuste op bewustmaking en een laagdrempelige introductie tot generatieve AI, met Copilot als centrale toepassing. We benaderden AI als een persoonlijke sparringpartner en wilden zo iedereen binnen de organisatie meekrijgen. In een op maat gemaakt webinar legden we uit wat generatieve AI precies is, hoe het werkt, wat een prompt is, waarom het soms niet goed functioneert en hoe je er duurzaam mee omgaat.

“The Flow gaf een prima Copilot-training”, aldus Christel Simoen van OVAM. “Helder, praktijkgericht en met veel enthousiasme. Hun aanpak was professioneel en goed afgestemd op onze noden, waardoor we meteen aan de slag konden met vertrouwen en inzicht.”

Tweede fase: productiviteitsverhoging

In het tweede deel van het traject lag de focus op het concreet inzetten van Copilot om de productiviteit te verhogen en processen te vereenvoudigen. We startten met inspiratiesessies waarin we medewerkers lieten kennismaken met de mogelijkheden van AI en hen bewustmaakten van het verschil tussen Copilot en andere courante AI-tools. Het grote verschil is dat andere tools die vaak gratis beschikbaar zijn niet ontworpen zijn om veilig met bedrijfsgegevens om te gaan. Zeker voor een overheidsorganisatie is het cruciaal om gevoelige informatie binnen de digitale muren van de organisatie te houden. Copilot biedt dat veilige alternatief, doordat het binnen de vertrouwde Microsoft-omgeving werkt.

Training, community en coaching

Vervolgens boden we gerichte training aan per applicatie (zoals Word, PowerPoint en Outlook), met hands-on oefeningen zodat medewerkers zelf konden experimenteren. Om kennisdeling te stimuleren, richtten we een digitale community op waar collega’s ervaringen konden uitwisselen met elkaar en van elkaar konden leren. We pikten concrete vragen op uit de community en namen die mee naar coachingsessies waarin we specifieke issues behandelden en samen zochten naar praktische oplossingen.

Derde fase: processen herdenken met AI

In het derde deel van het traject verschoof de focus naar het strategisch inzetten van AI. Samen met OVAM gingen we per afdeling na waar AI een meerwaarde kon bieden. Dat leverde een brede waaier aan ideeën op: van de ontwikkeling van een chatbot tot toepassingen waarbij AI automatisch informatie ophaalt over een bepaald thema en op basis daarvan meteen een voorstel genereert. We stimuleerden OVAM om als organisatie bewust stil te staan bij de vraag: waar lopen we vandaag tegenaan, en hoe kunnen we met AI onze processen efficiënter en toekomstgerichter maken?

Discovery-sessies en roadmap voor de toekomst

De derde fase van het traject bestond voornamelijk uit diepgaande discovery-sessies, die werden voorafgegaan door interviews met de afdelingshoofden. Tijdens deze sessies gingen we actief aan de slag met concrete usecases en namen we processen kritisch onder de loep. De voorgestelde usecases werden effectief gepresenteerd aan OVAM en vormden de basis voor een gezamenlijke oefening rond roadmap en strategie. Zo legden we het fundament voor een langetermijnvisie waarmee OVAM stapsgewijs verder kan bouwen aan de integratie van AI binnen de organisatie.

“De samenwerking met MbarQ was een verademing”, aldus nog Christel Simoen van OVAM. “Hun proactieve houding, nauwe betrokkenheid en grote bereikbaarheid maakten echt het verschil. Ze begeleidden ons vanaf nul bij het uitwerken van een doordachte roadmap. Daarbij dachten ze actief mee over relevante usecases, gaven ze waardevolle suggesties voor governance en reikten ze concrete voorstellen aan voor de verdere aanpak. Hun begeleiding was grondig, gestructureerd en bijzonder ondersteunend. De communicatie was helder en to the point, wat zorgde voor een aangename samenwerking.”

Een gedragen, mensgerichte aanpak

Doorheen het traject vertrokken we steeds vanuit de behoeften van medewerkers en streefden we naar een optimale Digital Employee Experience. Daarbij fungeerden we als schakel tussen eindgebruikers en technische teams: we vertaalden gebruikersnoden naar technische oplossingen, en maakten omgekeerd technologie begrijpelijk en relevant voor iedereen in de organisatie. Zo zorgden we ervoor dat medewerkers echt mee zijn met de nieuwe tool, begrijpen wat de meerwaarde is in hun eigen werkcontext, en dat de implementatie niet alleen technisch klopt, maar ook gedragen wordt op de werkvloer.

Naar een toekomstbestendige organisatie

Organisaties die AI vandaag nog niet integreren in hun dagelijkse werking riskeren op korte termijn achterop te raken. Daarom wilden we ervoor zorgen dat medewerkers bij OVAM Copilot effectief inzetten binnen hun takenpakket, terwijl we tegelijkertijd het management inspireerden om AI op een veilige en strategische manier in de organisatie te verankeren. De wereld verandert met AI, en wij willen organisaties daar vandaag al bewust van maken.