{"id":4617,"date":"2022-04-19T08:09:58","date_gmt":"2022-04-19T08:09:58","guid":{"rendered":"https:\/\/cronos-public-services.be\/service-de-documentation-magda-le-facteur-numerique-de-la-ville-de-roulers\/"},"modified":"2022-04-19T08:21:50","modified_gmt":"2022-04-19T08:21:50","slug":"service-de-documentation-magda-le-facteur-numerique-de-la-ville-de-roulers","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cronos-public-services.be\/fr\/service-de-documentation-magda-le-facteur-numerique-de-la-ville-de-roulers\/","title":{"rendered":"Service de documentation MAGDA\u00a0: le facteur num\u00e9rique de la ville de Roulers"},"content":{"rendered":"

Le pic du num\u00e9rique. Cela pourrait \u00eatre la devise des mois de crise pass\u00e9s. La ville de Roulers y est fortement engag\u00e9e. Afin d’automatiser l’envoi de documents, \u00e0 partir d’un service num\u00e9rique unique, la ville a int\u00e9gr\u00e9 le Service de documentation MAGDA. Avec l’aide de l’Agence de l’Information en Flandre (Informatie Vlaanderen) et de Cronos Public Services, la ville a fait un pas de plus vers l’avenir.<\/strong><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

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Avec le Service de documentation MAGDA<\/a>, l’Agence de l’Information en Flandre (Informatie Vlaanderen) offre \u00e0 ses institutions publiques un service num\u00e9rique unique pour envoyer tous leurs documents en toute s\u00e9curit\u00e9. Cela peut concerner les citoyens, les entreprises et les organisations, mais aussi la communication entre pouvoirs publics. Dans la mesure du possible, les documents sont envoy\u00e9s num\u00e9riquement \u00e0 l’eBox. Si ce n’est pas une bonne option ou si le client en question pr\u00e9f\u00e8re autre chose, le document est automatiquement imprim\u00e9 et livr\u00e9 \u00e0 l’adresse postale classique. En int\u00e9grant le service avec les diff\u00e9rentes sources de documents d’une ville, par exemple, l’envoi de lettres ou de documents se fait automatiquement. De plus, tout est fait de mani\u00e8re s\u00fbre, fiable et conforme \u00e0 la l\u00e9gislation sur la protection de la vie priv\u00e9e.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

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\u00ab Vous pouvez le voir comme un facteur num\u00e9rique qui r\u00e9cup\u00e8re tous les documents possibles dans notre syst\u00e8me de gestion documentaire Alfresco et qui fait le reste du travail pour nous. Amendes SAC, lettres fiscales, courriers recommand\u00e9s, r\u00e8glements de garde d’enfants, factures du logiciel de comptabilit\u00e9, pour ne citer que quelques exemples : le Service de documentation MAGDA se charge de leur envoi. Ainsi, tout arrive correctement \u00e0 la bonne partie \u00bb, explique Geert Sinnaeve, directeur ICT Shared Services Group de la ville de Roulers.<\/p>\n

La bonne personne au bon endroit<\/strong><\/p>\n

La ville de Roulers n’a pas h\u00e9sit\u00e9 \u00e0 prendre le train en marche de l’Agence de l’Information en Flandre. Afin de garantir la qualit\u00e9 des donn\u00e9es du syst\u00e8me de gestion des donn\u00e9es de la ville, des connexions avec notamment les services \u00e0 la personne MAGDA ont \u00e9t\u00e9 \u00e9tablies plus t\u00f4t. Int\u00e9grer \u00e9galement le service de documentation sonnait comme de la musique \u00e0 nos oreilles. Pour soutenir l’int\u00e9gration du Service documentaire MAGDA, la ville a fait appel \u00e0 Cronos Public Services.<\/p>\n

\"\"\u00ab\u00a0L’exp\u00e9rience pass\u00e9e avec le service en faisait le partenaire id\u00e9al pour nous soutenir. Cronos poss\u00e8de les connaissances fonctionnelles et techniques n\u00e9cessaires pour se connecter aux services MAGDA. De plus, en faisant appel aux trois centres de comp\u00e9tence Cronos chacun au bon moment, nous avons toujours eu acc\u00e8s \u00e0 l’expertise n\u00e9cessaire\u00a0\u00bb, d\u00e9clare Geert Sinnaeve.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

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En consultation avec l’\u00e9quipe d’exploration de donn\u00e9es de la ville de Roulers, l’\u00e9quipe a d\u00e9termin\u00e9 les exigences pour l’int\u00e9gration du Service de documentation MAGDA dans le paysage technologique existant de la ville. Les \u00e9l\u00e9ments les plus importants de ce paysage\u00a0: le syst\u00e8me de gestion documentaire Alfresco et la plateforme d’int\u00e9gration Talend. L’\u00e9quipe IntoData est ensuite entr\u00e9e dans la phase de d\u00e9veloppement avec une architecture mise au point par RKITEK. Formica a apport\u00e9 son soutien \u00e0 la mise en place d’Alfresco. Leur objectif commun\u00a0? Transmettre des documents au canal souhait\u00e9 dans le service de documentation, par exemple l’eBox, \u00e0 partir d’un mod\u00e8le de donn\u00e9es Alfresco et via la plateforme Talend.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

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Des progr\u00e8s dans de nombreux domaines<\/strong><\/p>\n

\u00ab\u00a0Un syst\u00e8me enti\u00e8rement num\u00e9rique offre \u00e0 la ville de nombreux avantages. Sur le plan financier, nous nous am\u00e9liorons gr\u00e2ce \u00e0 la baisse des co\u00fbts postaux et \u00e0 la diminution du nombre d’heures de travail. De plus, l’efficacit\u00e9 num\u00e9rique nous permet de passer plus rapidement \u00e0 l’action. Maintenant, les \u201cnext business day\u201d<\/em> se transforment en \u201cnext second\u201d<\/em> \u00bb, explique Geert Sinnaeve.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

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On peut parler de changement rapide : six mois apr\u00e8s le d\u00e9but du projet, les premiers documents ont \u00e9t\u00e9 transmis avec succ\u00e8s \u00e0 l’environnement d’acceptation eBox. Apr\u00e8s la phase de test, il est pr\u00e9vu de passer \u00e0 la production. Pour chaque type de document, le service est d’abord d\u00e9ploy\u00e9 pour un groupe test, puis pour l’ensemble du groupe cible. Avec le temps, de nouvelles fonctionnalit\u00e9s seront \u00e9galement ajout\u00e9es, par exemple pour contr\u00f4ler de nouvelles sources. On ne peut pas encore dire adieu \u00e0 toutes les \u00e9tapes de la communication sur papier, mais on esp\u00e8re pouvoir le faire \u00e0 l’avenir.<\/p>\n

Comme sur des roulettes<\/strong><\/p>\n

Bien s\u00fbr, le projet comporte \u00e9galement de nombreux d\u00e9fis. La collaboration avec diff\u00e9rents partenaires, \u00e0 l’int\u00e9rieur et \u00e0 l’ext\u00e9rieur de l\u2019institution, n’est pas toujours \u00e9vidente. Pourtant, tout s\u2019est pass\u00e9 comme sur des roulettes en coordination avec la ville de Roulers. Cela a permis aux experts d’apporter leur contribution sans se perdre dans le projet. Un autre d\u00e9fi est que tous les documents doivent \u00eatre mis \u00e0 disposition sous forme num\u00e9rique. L’alimentation du syst\u00e8me de gestion des documents s’est d\u00e9roul\u00e9e \u00e9tape par \u00e9tape et bat toujours son plein. \"\"<\/p>\n

En outre, num\u00e9riser tout le monde n’est pas une sin\u00e9cure. Ce ne sont pas les citoyens, entreprises ou associations qui donnent leur autorisation de recevoir des lettres via l’eBox (la bo\u00eete aux lettres \u00e9lectronique s\u00e9curis\u00e9e pour les documents gouvernementaux). Et tout le monde n’a pas un ordinateur ou les bonnes comp\u00e9tences num\u00e9riques. C’est pourquoi ils re\u00e7oivent toujours leurs documents par courrier classique, alors que tout en arri\u00e8re-plan est fait num\u00e9riquement, via le service de documentation MAGDA. Afin de promouvoir son utilisation, la Flandre, en collaboration avec la ville de Roulers, sensibilise et apporte son soutien.<\/p>\n

La ville de Roulers cherchait une solution pour centraliser ses flux de documents sortants. Gr\u00e2ce \u00e0 une collaboration fructueuse avec l’Agence de l’Information en Flandre et Cronos Public Services, la ville de Roulers en r\u00e9colte aujourd’hui les fruits. \u00ab\u00a0L’int\u00e9gration du service de documentation MAGDA a un potentiel \u00e9norme, nous sommes heureux de bien nous en sortir\u00a0\u00bb, conclut Geert Sinnaeve.<\/p>\n

La cerise sur le g\u00e2teau<\/strong><\/p>\n

La ville de Roulers et ses partenaires externes, dont Cronos Public Services, ont tap\u00e9 dans le mille \u00e0 deux reprises en tr\u00e8s peu de temps.<\/p>\n

La ville de Roulers et l’Agence de l’Information en Flandre ont \u00e9t\u00e9 r\u00e9compens\u00e9es du V-ICT-OR \u00ab\u00a0Gouden Byte\u00a0\u00bb pour la mise en \u0153uvre du nouveau service de documentation MAGDA, cl\u00e9 de vo\u00fbte de la strat\u00e9gie documentaire.<\/a> Le beau couronnement d’une int\u00e9gration avec beaucoup de potentiel, et cela en tant que premi\u00e8re administration locale en Flandre\u00a0! \"\"<\/p>\n

Avec le projet d’exploration de donn\u00e9es \u00ab\u00a0Un service rendu plus efficace gr\u00e2ce aux donn\u00e9es\u00a0\u00bb, la ville a \u00e9galement remport\u00e9 le prix Agoria Smart City Award pour le meilleur projet de ville intelligente<\/a>! \u00ab\u00a0Ce titre est une belle r\u00e9compense, la confirmation que nous sommes sur la bonne voie, et que Roulers est un v\u00e9ritable exemple num\u00e9rique pour d’autres villes et communes\u00a0\u00bb, d\u00e9clare fi\u00e8rement Kris Declercq, bourgmestre de la ville de Roulers.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Le pic du num\u00e9rique Cela pourrait \u00eatre la devise des mois de crise pass\u00e9s. La ville de Roulers y est fortement engag\u00e9e. 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