{"id":4614,"date":"2022-04-19T08:03:26","date_gmt":"2022-04-19T08:03:26","guid":{"rendered":"https:\/\/cronos-public-services.be\/un-environnement-de-travail-numerique-pour-la-commune-de-puers-saint-amand\/"},"modified":"2022-04-19T08:03:26","modified_gmt":"2022-04-19T08:03:26","slug":"un-environnement-de-travail-numerique-pour-la-commune-de-puers-saint-amand","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cronos-public-services.be\/fr\/un-environnement-de-travail-numerique-pour-la-commune-de-puers-saint-amand\/","title":{"rendered":"Un environnement de travail num\u00e9rique pour la commune de Puers-Saint-Amand"},"content":{"rendered":"

Depuis 2019, le gouvernement flamand encourage le plus possible les communes \u00e0 fusionner. De cette mani\u00e8re, le gouvernement souhaite pouvoir proposer aux habitants une prestation de services plus efficace et une organisation plus robuste au niveau local. Les communes de Puers et Saint-Amand, dans la province d\u2019Anvers, font partie de ces communes fusionn\u00e9es. Mais comment une commune fusionn\u00e9e s\u2019y prend-elle pour coordonner sa communication interne\u00a0? Quelle structure informatique convient le mieux au nouveau contexte\u00a0? Et comment am\u00e9liorer la collaboration sur le plan num\u00e9rique\u00a0? Cronos Public Services a contribu\u00e9 \u00e0 d\u00e9finir les lignes directrices du projet.<\/strong><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

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Peu apr\u00e8s la fusion en 2019, Puers-Saint-Amand a d\u00fb faire face a un certain nombre de probl\u00e8mes. Les documents \u00e9taient diss\u00e9min\u00e9s entre diff\u00e9rents serveurs, il n\u2019y avait pas d\u2019intranet commun et les collaborateurs n\u2019avaient pas toujours acc\u00e8s \u00e0 des informations essentielles. Dans un premier temps, l\u2019utilisation de SharePoint a permis de rationaliser quelque peu la communication. Mais en fin de compte, il a \u00e9t\u00e9 d\u00e9cid\u00e9 \u00e0 la fin de l\u2019ann\u00e9e derni\u00e8re de mettre en \u0153uvre Microsoft Office\u00a0365 et Teams. Pour mener \u00e0 bien cette mission, la commune fusionn\u00e9e s\u2019est mise \u00e0 la recherche des partenaires ad\u00e9quats et par l\u2019interm\u00e9diaire de Cronos Public Services, elle a contact\u00e9 The Flow Consulting. Ce centre de comp\u00e9tences de Cronos conna\u00eet parfaitement l\u2019\u00e9cosyst\u00e8me Microsoft et aide volontiers les organisations \u00e0 optimiser en permanence leur fonctionnement quotidien.<\/p>\n

Tineke Coeckelbergh, sp\u00e9cialiste en gestion de l\u2019information et s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019information\/DPD pour Puers-Saint-Amand, commente\u00a0: \u00ab\u00a0Nous avons imm\u00e9diatement eu une bonne impression par rapport \u00e0 leur approche et leur vision et nous avons d\u00e9cid\u00e9 de nous engager dans un partenariat. Bien que nous ayons suffisamment de collaborateurs comp\u00e9tents en interne, il nous manquait des connaissances sp\u00e9cialis\u00e9es pour la mise en place et le d\u00e9ploiement d\u2019un environnement de travail num\u00e9rique au sein de Office 365. Pour y rem\u00e9dier, notre collaboration avec The Flow Consulting s\u2019est av\u00e9r\u00e9e un choix judicieux. En m\u00eame temps, nous avons conserv\u00e9 le pouvoir de d\u00e9cision.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Deux rythmes de travail<\/strong><\/p>\n

Tant sur le plan technologique qu\u2019organisationnel, une fusion repr\u00e9sente une transformation majeure. Puers-Saint-Amand a opt\u00e9 pour une approche verticale descendante, tout en impliquant l\u2019ensemble des collaborateurs. \u00ab\u00a0Quand la structure d\u2019une organisation \u00e9volue, la direction donne l\u2019exemple\u00a0\u00bb, commente Benny Van de Velde, Trusted Advisor chez The Flow Consulting. \u00ab\u00a0Mais souvent, les organisations ne s\u2019arr\u00eatent pas assez \u00e0 l\u2019impact sur les collaborateurs. Par exemple, Microsoft\u00a0Teams et un intranet peuvent \u00eatre d\u00e9ploy\u00e9s assez rapidement, mais il faut laisser le temps aux utilisateurs de s\u2019y habituer. De plus, sur le plan informatique, de nouvelles applications sortent presque chaque semaine. La commune de Puers-Saint-Amand a pris conscience de la n\u00e9cessit\u00e9 de concilier ces deux rythmes de travail avec un syst\u00e8me de gouvernance continue. Pour l\u2019introduction d\u2019Office\u00a0365, des ambassadeurs ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9sign\u00e9s qui ont suivi une formation pour pouvoir accompagner leurs coll\u00e8gues. Ces ambassadeurs sont maintenant en premi\u00e8re ligne pour l\u2019\u00e9quipe de projet. Cela montre que nous ne sommes pas de simples consultants qui font quelques retouches par-ci par-l\u00e0, mais des guides qui montrent la voie. Chez The\u00a0Flow, c\u2019est toujours le client qui dicte le rythme.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Voil\u00e0 la Vedette\u00a0!<\/strong><\/p>\n

Il va sans dire que la crise du coronavirus a \u00e9galement eu un impact. Au printemps, il a fallu proc\u00e9der \u00e0 la mise en \u0153uvre acc\u00e9l\u00e9r\u00e9e de Microsoft\u00a0Teams dans l\u2019organisation. En raison des circonstances, il n\u2019\u00e9tait plus possible d\u2019organiser des ateliers physiques, mais Cronos Public Services a fait preuve de flexibilit\u00e9 et a men\u00e9 \u00e0 bien les formations en ligne. Le portail des collaborateurs \u2013 qui se substitue \u00e0 l\u2019intranet \u2013 a \u00e9t\u00e9 d\u00e9finitivement concr\u00e9tis\u00e9 et lanc\u00e9 fin mai\u00a02020 et s\u2019est vu attribuer le nom officiel \u00ab\u00a0De\u00a0Vedette\u00a0\u00bb, en r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 la brasserie Moortgat de Puers. Tineke Coeckelbergh\u00a0: \u00ab\u00a0Les collaborateurs ont appr\u00e9ci\u00e9 d\u2019avoir voix au chapitre sur le nom \u00e0 donner au portail. C\u2019est le point d\u2019acc\u00e8s par excellence \u00e0 toutes les informations pertinentes pour l\u2019organisation\u00a0: l\u2019annuaire (qui est qui), les actualit\u00e9s, les informations sur des sujets qui touchent au personnel, l\u2019organigramme, les mod\u00e8les de documents et l\u2019identit\u00e9 visuelle, mais aussi des fichiers personnels et Teams.\u00a0\u00bb<\/p>\n

\u00c0 l\u2019avenir, De\u00a0Vedette fera partie int\u00e9grante de Teams. Cela fera du portail un outil de travail centralis\u00e9 et interactif avec des actualit\u00e9s, des documents, des espaces de collaboration, etc. Cette ann\u00e9e, le d\u00e9fi consiste \u00e0 proposer suffisamment de contenu pertinent. \u00ab\u00a0C\u2019est un peu comme un magazine en ligne\u00a0\u00bb, explique Benny Van de Velde. \u00ab\u00a0Si vous ne publiez qu\u2019un article une fois par semaine, vous n\u2019aurez pas beaucoup de visiteurs. Il est donc important que les collaborateurs puissent aussi participer \u00e0 la communication, par exemple avec un panneau d\u2019affichage num\u00e9rique qui permet de publier des messages plus personnels. Je pense qu\u2019un tel portail peut \u00eatre utile pour d\u2019autres administrations et organisations\u00a0: c\u2019est un moyen de cr\u00e9er facilement une structure personnalis\u00e9e avec un canal de communication centralis\u00e9.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Bureau de gestion de projets\u00a0: une app conviviale<\/strong><\/p>\n

Le projet a \u00e9t\u00e9 planifi\u00e9 jusqu\u2019en d\u00e9cembre\u00a02024\u00a0: il reste donc encore de nombreuses \u00e9tapes \u00e0 parcourir. Puers-Saint-Amand mise sur l\u2019optimisation, l\u2019automatisation et la num\u00e9risation de certaines proc\u00e9dures au sein de l\u2019organisation, par exemple pour la demande de billets de train ou pour faciliter l\u2019int\u00e9gration des nouveaux collaborateurs. Pour les chefs de projet au sein de la commune fusionn\u00e9e, Cronos d\u00e9veloppe une app de bureau de gestion de projets (BGP) conviviale, tandis que Microsoft\u00a0Intune doit permettre une gestion modernis\u00e9e des PC, des smartphones et des tablettes. \u00ab\u00a0M\u00eame apr\u00e8s 2024, le travail ne sera pas termin\u00e9, car la num\u00e9risation est un processus dynamique\u00a0\u00bb, souligne Tieneke Coeckelbergh. \u00ab\u00a0De plus, \u00e0 ce stade, nous devrions avoir termin\u00e9 la construction d\u2019un nouveau centre administratif qui englobera tous les services. L\u2019ann\u00e9e prochaine, nous aurons un bon aper\u00e7u d\u2019o\u00f9 en est notre environnement de travail num\u00e9rique, mais aussi de l\u2019\u00e9tat de la situation par rapport au travail \u00e0 domicile et au nouveau centre administratif.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Sur mesure pour chaque administration<\/strong><\/p>\n

La fusion entre les communes de Puers et Saint-Amand le prouve\u00a0: il est possible de mener \u00e0 bien de grandes transformations avec un budget modeste. Tineke Coeckelbergh\u00a0: \u00ab\u00a0Les environnements num\u00e9riques peuvent \u00eatre personnalis\u00e9s d\u2019apr\u00e8s chaque profil d\u2019organisation. G\u00e9n\u00e9ralement, les administrations locales ont des connaissances limit\u00e9es d\u2019Office\u00a0365 et \u00e0 ce niveau, Cronos apporte une plus-value importante. Nous aidons notamment \u00e0 d\u00e9velopper l\u2019expertise interne, tout en suivant le rythme de l\u2019administration. The Flow Consulting se compose de profils tr\u00e8s divers qui peuvent contribuer \u00e0 la gestion de projet, \u00e0 l\u2019analyse et \u00e0 l\u2019optimisation des proc\u00e9dures, au d\u00e9veloppement d\u2019applications pour num\u00e9riser et automatiser certains processus, \u00e0 l\u2019adoption de nouvelles technologies, etc. Leur plan d\u2019approche se distingue par sa clart\u00e9, son professionnalisme et son accessibilit\u00e9. Ils font preuve de beaucoup de flexibilit\u00e9 pour proposer des services v\u00e9ritablement sur mesure pour le client.\u00a0\u00bb<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

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\u00ab\u00a0Le projet a \u00e9t\u00e9 planifi\u00e9 jusqu\u2019en d\u00e9cembre\u00a02024, mais m\u00eame alors, le travail ne sera pas termin\u00e9. La num\u00e9risation est un processus dynamique.\u00a0\u00bb<\/h4>\n

\u2014 Tineke Coeckelbergh, sp\u00e9cialiste en gestion de l\u2019information dans la commune de Puers-Saint-Amand<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

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Tineke Coeckelbergh<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>
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Benny Van de Velde<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Depuis 2019, le gouvernement flamand encourage le plus possible les communes \u00e0 fusionner. 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