Vooruit haalt echte en virtuele muren tussen departementen neer

Vooruit is een bruisend kunstencentrum in Gent, België. Het hele jaar door barst de kalender van de artistieke, muzikale, literaire en sociale evenementen waar jaarlijks meer dan 300,000 bezoekers op afkomen.

Het centrum werd in 1982 opgericht en groeide van een groep vrienden organisch uit tot een organisatie met tachtig voltijdse medewerkers in het iconische Vooruitgebouw, een eeuwenoud, beschermd monument in het hart van Gent.

Echte en virtuele muren tussen departementen neerhalen

Het programma- en bezoekerscentrum blijft uitbreiden en dat zet de artistieke programmadirecteuren, planners, marketeers en mensen van het onthaal voortdurend onder druk om steeds meer informatie te delen en nauwer samen te werken. Daarom besliste Vooruit om de echte en de digitale muren tussen de departementen neer te halen en de werkplek helemaal opnieuw uit te denken.

Kantoren die verspreid lagen, werden samengebracht in een ruime loft met drie verdiepingen, waar de medewerkers nu een plekje kunnen zoeken in functie van hun werk. De open werkplek werd opgetrokken uit duurzaam en lokaal materiaal, er zijn een groene muur en een dakterras en er is gedacht aan het besparen van energie en water.

Co-creatie van de digitale werkplek

Voor het uittekenen van een al even duurzame digitale werkplek werkte Vooruit samen met Peel, die de medewerkers in de hele organisatie observeerde en suggesties gaf voor rollen, processen en instrumenten die een sterke samenwerking stimuleren en zwakke plekken verstevigen. Het organiseren van evenementen is heel mobiel en niet aan kantooruren gebonden en onze gebruikers zijn heel divers. Via workshops en snelle prototypes dachten we oplossingen uit die daar rekening mee houden. Op die manier kwamen we heel snel uit bij digitale diensten die inspelen op waar mensen vandaag nood aan hebben. En passant beperkten we de impact van de toch al aanzienlijke veranderingen voor de Vooruit. Een volledige digitale make-over van informatiebeheer en samenwerking kost handenvol geld, maar wij slaagden erin de organisatie veel geld te besparen.

Voor de implementatie van de digitale diensten en de opleiding van de gebruikers werkte Peel samen met een technische partner. Vooruit volgt de feedback die het krijgt van de gebruikers, nu van dichtbij op. Het wil de eerste release van deze digitale diensten verbeteren, zodat hierop verder kan worden gebouwd.

De kracht van een bar op de werkplek

Het was fantastisch om in de vooruit met zo’n enthousiast team te kunnen samenwerken. Het Café en de zonnige bar op het dakterras zijn een echte aanrader. De beste ideeën bedachten we daar bij een biertje op vrijdagavond.