Le Vooruit fait tomber les murs réels et virtuels entre les départements

Vooruit est un centre artistique dynamique situé en plein cœur de Gand (Belgique) qui propose, chaque année, un grand nombre de manifestations artistiques, culturelles, musicales, littéraires et sociales et accueille plus de 300,000 visiteurs.

Fondé en 1982 par un groupe d’amis, le centre compte quatre-vingts collaborateurs à temps plein et temporaires qui travaillent dans le bâtiment centenaire protégé.

La fin des murs physiques et numériques

À mesure que le programme et le nombre de visiteurs continuent à se développer, les programmateurs artistiques, planificateurs, marketeurs, ingénieurs de la scène et personnel d’accueil sont constamment sous pression pour partager toujours plus d’informations et collaborer plus étroitement. Le Vooruit a ainsi décidé d’abattre les murs physiques et numériques de ses départements et de refondre son espace de travail.

Les départements séparés ont été remplacés par un espace loft à trois niveaux que les membres de l’équipe peuvent librement réaménager en fonction des activités et des besoins de leur travail. L’espace de travail ouvert a été construit avec des matériaux durables et locaux, intégrant un mur vert, un jardin sur le toit et de la lumière naturelle pour conserver l’eau et l’énergie.

Co-création d’un espace de travail numérique

Pour la conception d’un espace de travail numérique durable, le Vooruit a collaboré avec Peel. Après avoir observé les membres de l’équipe du Vooruit dans l’organisation, Peel a suggéré des rôles, processus et outils pour renforcer les schémas de collaboration solides et corriger les points faibles. Des ateliers et prototypes nous ont permis d’identifier des solutions qui tiennent compte de la diversité des utilisateurs et de la nature hautement mobile et permanente de l’organisation d’événements. Grâce à cette approche, nous avons rapidement mis en place des services numériques qui répondent aux besoins actuels. Dans ce processus, nous avons limité l’impact d’un processus de changement déjà considérable pour le Vooruit. L’organisation a ainsi économisé une belle somme d’argent, typique d’une numérisation systématique de la gestion de l’information et de la collaboration. Peel a alors fait équipe avec un partenaire technique pour déployer les services numériques et aider à l’adoption par les utilisateurs. Le Vooruit suit désormais les retours de ses utilisateurs afin d’améliorer et de s’appuyer sur la sortie des services.

La puissance d’un bar de travail

Nous avons eu énormément de plaisir à travailler avec l’équipe enthousiaste du Vooruit, et nous recommandons vivement le Café et le bar sur le toit ensoleillé, où certaines des meilleures idées sont nées lors de discussions les vendredis soirs.